Gabay sa Pagpaplano ng Pagkakasunud-sunod

Ang pag-oorganisa ng kumperensya mula sa lupa ay nangangailangan ng napakalaking halaga ng pag-iisip at pag-iipon ng data. Ang buong proseso ay maaaring tumagal ng ilang taon depende sa sukat ng grupo, ngunit ito ay posibleng maglunsad ng isang matagumpay na kumperensya sa isang taon kung maaari kang gumawa ng mabilis na mga desisyon.

Ang katotohanan ng pagpaplano ng isang pagpupulong ay, nang walang anumang karanasan, maaari kang mawalan ng maraming oras sa pag-iisip ng bawat maliit na detalye habang tinatanaw ang mas mahalagang mga isyu. Upang gawing mas simple ang proseso para sa mga first-timer, binabalangkas namin ang mga pinakamahalagang hakbang habang binibigyan ka ng mga link sa aming mas detalyadong mga walkthrough sa bawat partikular na paksa. Ang resulta dito ay isang gabay sa pagpaplano ng pagpupulong na tutulong sa iyo na magsimula sa isang matatag na template sa lugar.

Hakbang 1: Gumawa ng isang Vision ng Iyong Kumperensya

Ang bawat kaganapan ay nagsisimula sa isang pangitain, ngunit kakailanganin mong baguhin ang iyong paningin sa mga salita at mga numero upang sukatin ang mga gastos at gumawa ng mga pagpapasya sa pagpaplano ng kaalaman. Una, kailangan mong magsimula sa mga pangunahing kaalaman tulad ng kung sino, ano, kailan, saan at bakit.

Magbasa Nang Higit Pa: Pagpaplano ng Kaganapan 101: Pagbalangkas ng Mahahalagang Detalye

Hakbang 2: Paglikha ng isang Business Plan

Maliban kung ang iyong pagpupulong ay pinopondohan ng isang bigyan o samahan, kakailanganin mong i-map kung saan nanggagaling ang iyong pera at kung ano ang ginagamit nito. Ang unang bahagi ng equation na ito, ang kita, ay kinakalkula nang maaga sa proseso ng pagpaplano.

Ngayon, upang makagawa ng isang presyo sa isang pagpupulong, kailangan mong magkaroon ng ideya kung ano ang plano mong mag-alok ng mga dadalo. Ang iyong ruta ng itineraryo at tagapagsalita ay magiging kadahilanan sa pagbebenta para sa mga potensyal na registrant.

Hakbang 3: Paghahambing ng mga Venue at Mga Serbisyo

Matapos mong magkaroon ng isang mas tiyak na ideya tungkol sa kung kailan gaganapin ang iyong pagpupulong at kung gaano karaming mga tao ang gusto mong dumalo, maaari ka nang magsimula upang mamili para sa isang naaangkop na lugar. Tandaan na ang iyong pagpili ng venue ay matukoy din ang iyong mga gastos sa catering at audio / visual. Ito ay dahil ang karamihan sa mga sentro ng pagpupulong at mga hotel ng kaganapan ay nag-aatas sa iyo na gamitin ang kanilang mga in-house na serbisyo para sa anumang mga kaganapan sa site.

Karamihan sa mga komperensiya ay kailangang magbigay ng isang uri ng mga magdamag na kaluwagan para sa mga bisita na naglalakbay mula sa labas ng rehiyon. Ang pangangailangan ay lumilikha ng isa pang hanay ng mga pagsasaalang-alang upang maging kadahilanan sa iyong desisyon sa lugar.

Magbasa pa:

• Paano Suriin ang Bawat Lugar
• 10 Tips para sa pagkuha ng isang magtutustos ng pagkain

Hakbang 4: Pag-recruit at Pamamahala ng mga Registrant

Kahit na ang pinaka-popular na kumperensya ay dapat na epektibong merkado ang kanilang kaganapan upang punan ang bawat upuan sa bahay. Ang pagdalo ay ang nag-iisang pinakamahalagang salik sa tagumpay ng iyong kaganapan. Ang mga numero ng pagdalo ay nagdadala ng mga kita at mga pagkakataon sa pag-sponsor. At ang mas maraming mga tao na iyong nakarehistro ay lilikha ng mas maraming demand para sa mga openings sa pag-advertise at pakikilahok. Mahabang kuwento ang maikli, kung maaari kang gumuhit ng maraming tao at ang lahat ng iba pa ay mas madali.

Ang pamamahala ng pagpaparehistro ay nagiging mas mahirap habang lumalaki ang iyong kaganapan. Ito ay kung saan ang isang online na sistema ng pagpaparehistro ay maaaring makatulong sa iyo na subaybayan ang numero, pagbabayad ng proseso, at ayusin ang data.

Magbasa pa:

• Mga Solusyon sa Online Pagpaparehistro ng Kaganapan Sinuri
• 6 Mababang Gastos Mga paraan upang I-market ang iyong Conference Online

Hakbang 5: Nagpaplano ng mga Detalye ng On-site

Sa wakas, pagkatapos ng pag-oorganisa at pagpapatupad ng mga elemento ng negosyo ng kumperensya, maaari mong simulan ang pag-isipan ang tungkol sa mga detalye ng on-site. Kabilang dito kung paano mag-navigate ang mga dadalo sa kumperensya, pangkalahatang layout ng bawat kuwarto, at pamamahagi ng pagkain at inumin. Ito ang bahagi ng pagpaplano ng kumperensya na ang karamihan sa tao ay nag-uugnay sa pagpaplano ng kaganapan. Ang pinakamahusay na paraan upang maisaayos ang lahat ng mga detalye ay upang maglakad sa iyong itinerary bilang iyong mga bisita. Larawan kung paano sila mag-iisip at kumilos sa bawat punto sa araw upang malutas ang mga problema bago sila lumabas.

Magbasa pa:

• Mga Sikat na Meeting Meeting Space Floor
• Mga Ideya para sa isang Epektibong Talaan ng Pagpaparehistro
• Istratehiya ng Pag-sign sa Pamahalaan ang Daloy ng Kumperensya

Hakbang 6: Mga Tip sa Pamamahala ng Eksibisyon

Ang mga komperensiya ay karaniwang nagtatampok ng isang eksibisyon na lugar o palapag ng convention kung saan ang mga sponsor at mga vendor ay umupa ng puwang upang itaguyod ang kanilang mga produkto. Maaari itong maging isang kapaki-pakinabang na pagkakataon para sa iyong pagpupulong kung isinaayos mo ang lahat nang maayos. Tandaan na kahit na ang isang eksibisyon na lugar ay nangangailangan ng isang mahalagang pangako ng parehong oras at mga mapagkukunan, kaya siguraduhin na ikaw ay handa na upang pamahalaan ang mga pangangailangan ng maramihang mga vendor bago ka gumawa sa format na ito.

Magbasa pa:

• Mga Kita at Gastos sa Modelo ng Negosyo ng Ipakita ang Negosyo