Patakaran sa Pag-access ng Personnel ng File at Mga Link sa Mga Sample

Ang lahat ng mga kagawaran ng Human Resource ay may malawak na talaan. Ang batas ay nangangailangan ng HR na panatilihin ang marami sa kanila para sa ilang mga tagal ng panahon. Ang mga empleyado ay may kamalayan na ang mga talang ito ay umiiral (at ang ilan ay sa ilalim ng impresyon na sumusunod sa kanila ang file mula sa kumpanya hanggang kumpanya, na hindi totoo).

Dahil alam ng mga empleyado na ang mga talang ito ay umiiral, gusto nilang tingnan ang mga ito paminsan-minsan upang makita kung ano ang naglalaman ng file.

Kapag nagpasya kung paano magbigay ng empleyado (at dating access sa empleyado) tandaan ang anumang mga batas na nalalapat sa iyong negosyo. Maraming mga estado ang may mga batas na nangangailangan ng isang kumpanya na gumawa ng mga tukoy na bahagi ng file na magagamit sa kasalukuyan at dating empleyado. Tingnan sa iyong abogado sa trabaho upang matiyak na ang iyong patakaran ay sumusunod sa lahat ng mga batas.

Halimbawa, ang batas ng pederal ay nangangailangan ng mga rekord na may kaugnayan sa mga Amerikanong May mga Kapansanan na Batas na pinanatiling hiwalay sa mga talaan ng tauhan. Kung ang iyong kumpanya ay napapailalim sa HIPAA, siguraduhing ang pagsunod sa iyong medikal na rekord ay sumusunod din sa iyon.

Maaari kang magkaroon ng isang mahusay na kasunduan sa kung ano ang pinapayagan mo ang mga empleyado upang makita sa kanilang mga file. Subalit, tandaan na kahit na matukoy mo na ang isang empleyado ay hindi maaaring magkaroon ng access sa ilang impormasyon, tulad ng mga tseke ng sanggunian, na sa kaso ng isang tuntunin na ang impormasyon ay matutuklasan.

Samakatuwid, turuan ang iyong kawani na itala ang mga bagay nang tumpak at sundin ang batas sa lahat ng oras. Ang mga talaan ng empleyado ay hindi ang lugar para sa mga komedya sa loob o mga komedya. Ang mga ito ay hindi maayos sa isang hukuman ng batas.

Bilang isang pangkalahatang tuntunin, ang pagkakaroon ng isang bantay-pinto sa mga talaan ay nagsisiguro na ang mga pamamaraan ay sinusunod at pare-pareho. Hindi mo nais ang isang tagapamahala ng HR na nagpapahintulot sa mga tao na kunin ang kanilang mga rekord pabalik sa kanilang mga mesa habang ang iba ay tumanggi sa pag-access sa lahat.

Ang pag-aatas sa lahat na dumaan sa isang pinagmumulan ay tumutulong na panatilihing pare-pareho at legal ang mga bagay. Ang mga batas tungkol sa mga rekord at pagpapanatili ng rekord at pag-access ay nakakalito. Tiyaking manatiling napapanahon.

Ang patakaran sa ibaba ay isang magandang simula para sa iyong negosyo, ngunit tandaan na ang iyong estado at mga lokal na batas ay maaaring mag-iba.

Sample Employee Records Access Policy

Ang lahat ng empleyado, dating empleyado, at mga kinatawan ng mga empleyado ay maaaring tingnan ang ilang nilalaman ng kanilang mga tauhan ng file na may paunang abiso sa kawani ng Human Resources. Ang mga dokumento na may kaugnayan sa mga kwalipikasyon ng empleyado para sa pag-upa tulad ng aplikasyon, pag-promote, pagkilos ng pagdidisiplina, at paglipat ay maaaring makita. Karagdagan pa, maaaring suriin ng empleyado ang patakaran na mag-sign off ang mga form at mga rekord sa pagsasanay.

Ang mga dokumento na hindi maaaring repasuhin ng empleyado ay kabilang ang mga sanggunian o sanggunian sa sanggunian, mga rekord ng anumang pagsisiyasat na isinagawa ng pamamahala, mga rekord ng medikal, mga dokumento na may kaugnayan sa isang panghukuman na pamamaraan, anumang dokumento na lumalabag sa pagiging kompidensiyal ng ibang empleyado, at mga dokumentong ginamit para sa pagpaplano ng empleyado.

Pamamaraan

Ang isang empleyado na gustong suriin ang mga pinapahintulutang nilalaman ng kanilang mga tauhan ng file ay dapat makipag-ugnayan sa Human Resources sa 24 na oras na abiso (hindi kasama sa katapusan ng linggo). Ang mga dating empleyado, o mga taong hindi kilala sa kawani ng Human Resources, ay dapat magpakita ng pagkakakilanlan at / o patunay ng pahintulot na ma-access ang file ng tauhan.

Dapat suriin ng mga empleyado ang kanilang mga tauhan ng mga file sa pagkakaroon ng kawani ng Human Resources staff.

Ang mga empleyado ay hindi maaaring mag-alis mula sa tanggapan ng anumang bahagi ng file ng tauhan.

Ang empleyado ay maaaring humiling ng mga photocopy ng file o mga bahagi ng file. Sa loob ng dahilan, ang kawani ng Human Resources staff ay magbibigay ng mga photocopy. Para sa malawak na pagkopya, kailangang bayaran ng empleyado ang mga photocopy.

Kung ang empleyado ay hindi nasisiyahan sa isang dokumento sa kanyang tauhan ng file, sa presensya ng kawani ng Tao Resources, ang empleyado ay maaaring sumulat ng paliwanag o paglilinaw at ilakip ito sa pinagtatalunang dokumento. Sa ilalim ng walang pangyayari, ang kawani ng HR o ang empleyado ay magbago ng aktwal na dokumento.

Maaaring hilingin din ng empleyado na magkaroon ng isang dokumento na inalis mula sa tauhan ng file. Kung ang kawani ng kawani ng Human Resources ay sumang-ayon, ang dokumento ay maaaring alisin. Kung hindi sumasang-ayon ang tauhan ng kawani ng Human Resources, ang bagay na ito ay maaaring iapela sa paraan na inireseta sa Patakaran ng Buksan ang Pintuan ng kumpanya.

Sana, natuklasan mo ang patakarang ito na kapaki-pakinabang habang pinapaunlad mo ang iyong sariling tauhan ng file na pag-access ng file para sa iyong samahan. Mangyaring i-customize ang patakaran upang umangkop sa mga pangangailangan at kultura ng iyong samahan.