Administrative Assistant o Executive Secretary

Ang parehong mga ehekutibong sekretarya at mga tagapangasiwa ng administrasyon ay nagbibigay ng mga advanced na suporta sa pamamahala para sa isa o dalawang mga executive o mga tagapamahala. Ang nakahiwalay sa mga posisyon ng opisina mula sa iba pang mga klerikal at karaniwang gawain sa opisina ay ang antas ng responsibilidad at kompidensiyal na nauugnay sa kanila.

Bilang karagdagan sa mga pangunahing tungkulin sa opisina, ang executive secretary o administrative assistant ay responsable din sa pagsusulat o paghahanda ng mga ulat, pag-organisa at pag-iiskedyul ng mga pagpupulong, pagsusuri ng mga papasok na mensahe upang matukoy ang kanilang kahalagahan, paghahanda ng mga agenda para sa mga pulong ng board, paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay, pag-compile ng mga minuto ng pagpupulong, pagsasagawa pananaliksik, paghahanda ng sulat, at pangangasiwa at pagsasanay sa mga kawani ng junior level office.

Ang mga tungkuling ito ay maaaring mangailangan ng iba't ibang antas ng karanasan at magkaroon ng alinman sa mga katulad na pamagat ng trabaho:

• Administrador ng Administrasyong antas ng Entry
• Administrative Assistant
• Senior Administrative Assistant
• Tagapagpaganap na kalihim
• Senior Executive Secretary
• Opisina Manager
• Senior Office Manager

Tandaan: Ang mga posisyon ng legal at medikal na katulong ay lubos na naiiba at nangangailangan ng espesyal na pagsasanay na hinihiling sa propesyon na kanilang pinagtatrabahuhan.

Mga Pagkakaiba sa Pagitan ng Mga Sekretaryong Tagapagtatag at Mga Opisyal na Pang-administratibo

Ang mga tungkulin ng mga ehekutibong sekretarya at mga tagapangasiwa ng administrasyon ay may sapat na overlap, at ang pagkakaiba sa mga tungkulin ay maaaring mag-iba sa pamamagitan ng organisasyon.

Sa karamihan ng mga kaso, ang ehekutibong kalihim ay nakatutok sa mas maraming tungkulin sa pangangasiwa sa serbisyo sa isang partikular, maliit na grupo ng mga tagapamahala o mga ehekutibo, tulad ng pag-iiskedyul ng pulong, pagpaplano sa paglalakbay, paghawak ng mga nakasulat na komunikasyon at pag-bookkeeping.

Ang isang assistant ng administrasyon ay maaaring higit na nakatuon sa mga gawain sa pagpapatakbo ng negosyo at kumuha ng higit pa sa isang tungkulin sa pamumuno ng opisina sa ilang mga kakayahan, paglikha ng mga agenda para sa mga pagpupulong o kumperensya, pamamahala ng mga badyet, at paghawak sa pagsingil sa vendor. Ang mga administratibong katulong ay maaaring kinakailangan na magkaroon ng isang mas espesyal na edukasyon sa ilang mga kaso kung saan ang pamamahala ng mga operasyon sa negosyo ay kritikal.

Mga Pangunahing Kasanayan sa Trabaho

Ang parehong mga ehekutibong sekretarya at administratibong katulong ay may pangunahing hanay ng mga kasanayan sa trabaho na mahalaga sa kani-kanilang mga tungkulin. Kabilang dito ang mga pambihirang kasanayan sa organisasyon, mahusay na nakasulat at oral na kakayahan sa komunikasyon, pati na rin ang isang malakas na atensiyon sa detalye at propesyonalismo. Dapat silang magkaroon ng teknikal na kasanayan sa mga kasangkapan sa pag-aautomat ng opisina kabilang ang mga mahahalaga sa software tulad ng Microsoft Word, Excel, at PowerPoint, pati na rin ang mga tool sa pag-bookke tulad ng QuickBooks.

Executive Secretary o Administrative Assistant sa isang Small Office

Sa isang maliit na tanggapan, ang mga responsibilidad ng isang executive secretary o administratibong katulong ay karaniwang ginagawa ng iba't ibang mga kawani ng tanggapan. Ang ilang mga trabaho ay maaaring aktwal na gawin ng mga executive ng kumpanya sa kanilang sarili, at ang mga administrative assistant o executive kalihim ng mga tungkulin ay maaaring sumaklaw sa isang mas malawak na iba't-ibang mga responsibilidad bilang kinakailangan sa mas maliit na organisasyon.

Executive Secretary o Administrative Assistant sa isang Medium Office

Habang ang laki ng pagtaas ng isang kumpanya, ang pangangailangan para sa isang mataas na organisadong tao na maaaring magsagawa ng maraming uri ng mga gawain ay nagdaragdag. Totoo ito para sa mga executive na nagpapatakbo ng mga kumpanya na nangangailangan ng mataas na antas ng pagiging kumpidensyal at integridad para sa negosyo na isinasagawa.

Executive Secretary o Administrative Assistant sa isang Malaking Opisina

Ito ay karaniwan para sa isang malaking tanggapan upang magkaroon ng ilang mga ehekutibong sekretarya at / o administratibong katulong. Sa ganitong laki ng kumpanya, kadalasan ay kinakailangan na magkaroon ng isang tagapangasiwa ng opisina upang i-coordinate ang kawani na naglilingkod sa mga executive ng kumpanya. Sa ilang mga kaso, ang isang katulong na pang-administratibo ay sasamahan ng ehekutibo sa mga biyahe sa negosyo upang makatulong sa mga pagsasaayos, pag-iskedyul, at iba pang mahahalagang gawain sa organisasyon.