Pagsubaybay sa Iyong Proyekto Nang Walang Gantt Chart

Gantt chart ay isang kamangha-manghang at lubos na kapaki-pakinabang na tool para sa pagsubaybay at coordinating ang lahat ng mga maliliit na hakbang na pumunta sa isang malaking proyekto, ngunit maaari silang mabilis na maging napakalaki at magulo, lalo na para sa mga taong hindi alam kung paano basahin ang mga ito. Subukang gumamit ng Gantt chart upang ipaliwanag ang iyong pag-unlad sa isang kliyente o isang kasamahan sa ibang departamento, at maaaring mayroon ka nang hamon sa iyong mga kamay.

Ito ay hindi lamang ang hamon ng Gantt chart na naroroon. Ang data sa isang tsart ng Gantt ay karaniwang nangangailangan ng espesyal na software para sa pagtingin at pag-edit, at pag-print ng mga ito ay halos palaging isang hamon. Higit pa rito, kung minsan gusto mo lamang mag-focus sa isang maliit na bahagi ng isang proyekto nang hindi nalulula ng lahat ng karagdagang impormasyon.

Habang ang Gantt chart ay isang mahusay na solusyon, hindi lamang sila ang isa. Kapag kailangan mong tingnan ang isang mas maliit na sample ng impormasyon, o kailangan mong ipakita ang isang pinasimple na bersyon o bahagi ng impormasyon sa isang sitwasyon kung ang isang tsart ng Gantt ay hindi magiging praktikal, narito ang limang alternatibo na maaari mong gamitin sa halip.

Mga Listahan ng Task

Ang bawat tao sa komunidad ng negosyo ay dapat na pamilyar at komportable sa isang pangunahing listahan ng gagawin. Sa katunayan, ang pagiging organisado ay isa sa mga pangunahing kasanayan para sa isang tagapamahala ng proyekto.

Ang listahan ng gawain ay tumatagal ng listahan ng gagawin sa susunod na antas. Sa isang listahan ng gawain, maaari kang magdagdag ng mga karagdagang hanay upang ipakita kung sino ang makakumpleto ng bawat gawain, katayuan ng gawain, mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, at posibilidad na ang gawain ay makukumpleto sa oras. Maaari kang magdagdag ng mga checkbox para sa mga miyembro ng iyong koponan upang masuri kung nakumpleto na ang mga item.

Mga Spreadsheets

Ang isang pinasimple na tsart sa isang spreadsheet ay isa pang alternatibo. Maaari mo ring ilista ang mga gawain sa kahabaan ng kaliwang bahagi, at maaari mo pa ring lilim ng mga bar upang ipakita ang iyong antas ng pag-unlad at ang tinantyang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos para sa mga gawain.

Ang mga spreadsheet ay maaaring maging matagal na oras upang gumawa at oras na masinsinang i-update, gayunpaman, kaya hindi mo nais na gamitin ang mga ito bilang iyong kabuuang solusyon sa pamamahala ng proyekto. Para sa isang simpleng isang-oras na ulat para sa isang kliyente o tagapamahala, gayunpaman, ang isang pinasimple na spreadsheet ay maaaring maipakita ang proyekto sa isang paraan namadaling ipaliwanag at maunawaan. Ito rin ay isang mahusay na pagpipilian para sa pagsubaybay ng pag-unlad ng proyekto.

Daloy ng mga diagram

Ang mga diagram ng daloy, o diagram ng network, ay nagpapakita ng mga gawain sa proyekto sa pagkakasunud-sunod na kailangan nila upang makumpleto. Ang mga diagram ng daloy ay maaaring maging simple o kumplikado hangga't gusto mo. Halimbawa, maaari mong o hindi nais na ilista ang impormasyon tulad ng petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng bawat hakbang, ang numero ng pagkakakilanlan ng gawain, oang lokasyon. Tandaan na ang pagdaragdag ng napakaraming impormasyon ay maaaring gumawa ng mga tsart na mahirap basahin.

Bagaman maraming tao ang nakakahanap ng mga diagram ng daloy na mas madaling basahin at maunawaan kaysa sa mga chart ng Gantt, ang paggawa ng mga ito ay maaaring maging isang abala. Higit pa rito, madalas ang mga ito ay hindi angkop para sa malaki at kumplikadong mga problema. Ang mga tsart ng daloy ay pinakamahusay para sa pagtatanghal ng mga simpleng proyekto sa mga gawain na natural na pag-unlad mula sa isa hanggangang susunod, ngunit hindi dapat gamitin bilang pang-matagalang kasangkapan o para sa labis na kumplikadong mga proyekto.

Kanban Boards

Ang iyong proyekto ay may isang malaking bilang ng mga hakbang na hindi kinakailangang magawa sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod? Mayroon kang maraming mga tao na nagtatrabaho sa parehong proyekto o ang mga gawain ay madalas na na-update? Kung gayon, maaaring magbigay ang Kanban ng perpektong solusyon para sa iyo. (Alamin ang higit pa tungkol sa kung paano gumagana ang Kanban sa pamamahala ng proyekto.)

Sa isang board ng Kanban, ang bawat gawain ng proyekto ay nakasulat sa isang malagkit na tala at inilagay sa naaangkop na haligi, tulad ng "gawin," "nasa progreso" o "tapos na." Tulad ng bawat gawain ay nakumpleto, ang kaukulang sticky note ay inilipat sa buong board hanggang ang lahat ng mga tala ay nasa haligi na "tapos na".

Ang organisasyong sistema na ito ay napakadaling maunawaan at mabago nang mabilis, ngunit hindi ito masyadong portable, at kakailanganin mong maging maingat na wala sa mga tala ang mahulog at nawala.

Mga Ulat ng Katayuan

Ang mga Gantt chart ay mahusay na mga tool para sa pagsubaybay sa iyong mga proyekto, hindi kinakailangan para sa pakikipag-usap ito. Kung ang kailangan mo lang gawin ay ipaalam ang iyong pag-unlad sa isang kliyente, sponsor ng iyong proyekto o iba pang mga miyembro ng koponan, ang isang ulat ng katayuan ay maaaring ang iyong pinakamahusay na pagpipilian. Dagdag pa, maraming proyektong software ng pamamahala ng proyekto ay lilikha ng mga pinasimple, madaling maunawaan na mga ulat sa katayuan sa ilang mga pag-click lamang ng mouse, na nagse-save ka ng mahalagang oras at enerhiya.

Ang mga tsart ng Gantt ay lubos na praktikal para sa pagsubaybay sa lahat ng mga gawain na pumapasok sa isang malaking proyekto, ngunit hindi palaging ang mga ito ang pinakamainam para sa pagpapabatid ng impormasyong ito sa iba, lalo na sa mga hindi ginagamit sa pagbabasa ng mga ito.

Mayroon kang maraming iba pang mga alternatibo. Subukan ang isa sa limang mga alternatibong tsart ng Gantt mo mismo. Maaari kang maging kawili-wiling magulat sa kung magkano ang oras na maaari mong i-save.