Paano Mag-format ng isang Mensaheng Email

Kapag nagpapadala ka ng isang pagtatanong tungkol sa isang trabaho o nag-aaplay para sa isang trabaho, mahalagang i-format ang iyong email bilang propesyonal tulad ng anumang iba pang mga sulat ng negosyo. Pagkatapos ng lahat, ang lahat - kasama ang mga recruiters at hiring managers - ay tumatanggap ng maraming mga email. Siguraduhin na ang iyong mga e-mail ay lumalabas dahil sa nilalaman, at hindi dahil sa masasamang pagkakamali, mahinang pag-format, o sobrang kaswal na wika.

Gumamit ng isang nababasa na font sa isang 10 o 12 point size sa iyong mga email. Magpadala ng mga email na may kaugnayan sa paghahanap sa trabaho mula sa isang propesyonal na email address - sa isip, ang iyong email address ay dapat lamang isama ang ilang kumbinasyon ng iyong una at huling pangalan o unang paunang at huling pangalan. Narito kung ano ang isasama kapag nagpapadala ng pagsusulatan sa paghahanap ng trabaho at ang format ng mensaheng email na dapat mong gamitin kapag nagpapadala ka ng mga email na kaugnay ng email sa trabaho.

Subject Line

Huwag kalimutang isama ang isang Subject Line sa iyong email.

Kung nakalimutan mo na isama ang isa, ang iyong mensahe ay malamang na hindi na bubuksan. Gamitin ang linya ng paksa upang ibuod kung bakit ka nag-email. Ang ilang mga halimbawa ng mga malakas na linya ng paksa:

• Application for Marketing Associate - Jane Smith
• Kahilingan sa Interbyu sa Informational
• Salamat - Marketing Associate Interview
• Tinutukoy ng [Pangalan ng Tao] para sa [Pang-interbyu sa Informational, Talakayin ang XYZ, atbp.]

Pagbati

Kung mayroon kang contact person, tawagan ang iyong email sa Dear Mr./Ms. Huling pangalan. Kung maaari, alamin ang pangalan ng pagkuha ng tagapangasiwa. Ang impormasyong ito ay kasama sa listahan ng trabaho. Kung hindi, gamitin ang mga site tulad ng LinkedIn upang matukoy ang contact person, o suriin ang website ng kumpanya para sa impormasyon.

Kung mayroong numero ng contact, maaari mo ring tawagan ang front desk ng kumpanya at makita kung ang receptionist ay maaaring magbigay ng impormasyon.

Suriin din ang iyong sariling network: Alam mo ba ang sinumang nagtatrabaho sa kumpanya at maaaring magbahagi ng higit pang impormasyon?

Kung wala kang pangalan ng contact ng tao, i-address lamang ang iyong email sa Dear Hiring Manager. Ang isa pang pagpipilian ay hindi isama ang isang pagbati at magsimula lamang sa unang talata ng iyong mensahe.

Ang Katawan ng Mensahe

Kopyahin at i-paste ang iyong cover letter sa mensaheng email o isulat ang iyong cover letter sa katawan ng isang mensaheng email. Kung ang post ng trabaho ay humihiling sa iyo na ipadala ang iyong resume bilang isang attachment, ipadala ang iyong resume bilang isang PDF o isang dokumento ng Word. Kapag nagtatanong ka tungkol sa mga magagamit na posisyon o networking, maging malinaw kung bakit ka sumusulat at ang layunin ng iyong mensaheng email.

I-format ang Iyong Mensahe sa Email

Dapat na mai-format ang iyong mensaheng email tulad ng isang tipikal na sulat sa negosyo, na may mga puwang sa pagitan ng mga talata at walang mga typo o mga grammatical na pagkakamali. Huwag magkamali ang haba para sa kalidad - panatilihing maikli ang iyong email at sa punto. Iwasan ang labis na kumplikado o matagal na pangungusap. Gawing madali para sa mga tatanggap ng email upang mabilis na i-scan sa pamamagitan ng iyong email at alam kung bakit ka nag-email.

Proofread ito, tulad ng gusto mo ng anumang iba pang mga sulat. Kung talagang nababahala ka tungkol sa mga typo, isaalang-alang ang pagpi-print ng draft ng email. Kadalasan, mas madaling mahuli ang mga typo at mga grammatical na error sa isang hard copy kaysa sa habang sinusuri sa isang screen. Suriin ang template ng email ng email at halimbawang mensahe ng email sa ibaba upang makita kung ano ang magiging hitsura ng iyong mensahe.

Isama ang isang Email Signature

Mahalagang lumikha ng isang email na lagda at isama ang iyong lagda sa bawat mensahe na iyong ipadala. Isama ang iyong buong pangalan, ang iyong email address, at ang iyong numero ng telepono sa iyong email signature, kaya maaaring makita ng hiring manager, sa isang sulyap, kung paano makipag-ugnay sa iyo. Maaari mo ring isama ang isang link sa iyong pahina ng profile ng LinkedIn o website upang ang mga recruiters at hiring managers ay madaling makahanap ng karagdagang impormasyon tungkol sa iyo.

Huwag Kalimutan ang Mga Attachment

Ang pagpapadala ng email sa paghahanap ng trabaho ay kadalasang nagsasangkot ng mga file na paglakip, isang resume, portfolio, o iba pang sample na trabaho. Siguraduhin na i-double-check na naka-attach mo ang lahat ng mga file na nabanggit sa iyong email bago maabot ang pindutang "magpadala".

Template ng Mensahe ng Email

Inililista ng sumusunod na template ng email ang impormasyon na kailangan mong isama sa mga mensaheng email na iyong ipinadala kapag naghahanap ng trabaho. Gamitin ang template bilang isang guideline upang lumikha ng customized na mga mensaheng email upang ipadala sa mga employer at koneksyon.

Subject Line of Email Message: Store Manager Position - Your Name

Mensahe ng Email:

Pasasalamat:

Mahal na Mr / Ms. Last Name o Dear Hiring Manager,

Unang talata:

Dapat isama ng unang talata ng iyong liham ang impormasyon kung bakit ka sumusulat. Maging malinaw at tuwirang - kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang trabaho, banggitin ang pamagat ng trabaho. Kung gusto mo ng isang interbyu sa impormasyon, sabihin na sa iyong mga bukas na pangungusap.

Gitnang Talata:

Ang susunod na seksyon ng iyong mensaheng email ay dapat maglarawan kung ano ang iyong inaalok sa tagapag-empleyo o kung sumusulat ka upang humingi ng tulong, anong uri ng tulong na iyong hinahanap.

Final Paragraph:

Tapusin ang iyong pabalat sulat sa pamamagitan ng thanking ang employer para sa isinasaalang-alang mo para sa posisyon o ang iyong koneksyon para sa pagtulong sa iyong paghahanap sa trabaho.

Lagda ng Email

FirstName LastName

Email address

Telepono

Profile ng LinkedIn (opsyonal)

Halimbawa ng Mensaheng Propesyonal Email

Paksa: Adjunct Faculty Position Search - Ang Iyong Pangalan

Mahal na G./Ms./Dr. Huling pangalan,

Nagsusulat ako ngayon upang magtanong tungkol sa posibilidad na mag-aplay para sa isang posisyon bilang isang katulong sa pagtuturo sa iyong unibersidad. Sa tag-init na ito, ako ay lumilipat sa iyong lugar. Ako ay binigyan ng iyong pangalan sa pamamagitan ng Dr.Si Nelson na isa sa aking mga propesor sa University of Northern Realms.

Mayroon akong isang master's degree sa Mga Pag-aaral ng Indigenous mula sa University of Northern Realms, at tumulong ako sa ilang mga klase habang tinatapos ang aking degree.

Bilang karagdagan, interesado akong matuto nang higit pa tungkol sa iyong Ph.D. programa sa North American History. Marahil ay maaari naming iiskedyul ang isang pulong upang mas marami akong matututunan tungkol sa programa.

Na-attach ko ang aking resume para sa iyong pagbasa. Salamat sa iyong oras, at umaasa akong marinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.

FirstName LastName

Email address

Telepono

Profile ng LinkedIn (opsyonal)