Mga Tip para sa Nangungunang Kaganapang Pagpaplano ng Kaganapan

Sa summit ng corporate planning event ay ang posisyon ng Direktor. Ang taong ito ay kadalasang nangangasiwa sa gawain ng maraming coordinator habang nagtatakda ng mga pamantayan ng pagsasanay para sa buong departamento. Ito ay hindi isang madaling trabaho, ngunit maaari itong maging kapakipakinabang parehong mula sa isang perspektibo sa karera at sa pananalapi pati na rin. Sa huli, ang susi sa pagtatatag ng iyong sarili bilang isang epektibong Direktor ay ang manguna sa pamamagitan ng halimbawa. Narito ang ilan sa mga lugar kung saan kailangan mong magpakita ng karanasan at kadalubhasaan …

Paggawa ng desisyon

Tila tulad ng bawat aspeto ng pagpaplano ng kaganapan ay nagsasangkot ng isang pagpipilian. Mula sa mga venue at nakatakda sa mga pagpipilian ng mga vendor at dekorasyon, kinakailangan ang mga tagaplano upang gawin ang mga pinakamahusay na desisyon para sa grupo sa isang napapanahong paraan. Ang mga pagpipilian ay pinalaki sa isang papel na pamumuno dahil ang buong departamento ay titingnan mo para sa pangwakas na pag-apruba. Bagaman mahalaga na gumawa ng mga napiling impormasyon, kailangan mo ring pumili ng isang direksyon nang mabilis upang mapanatili ang mga bagay na gumagalaw.

Pamamahala ng Proseso

Ang mga departamento na may maramihang mga coordinator ay may napakalaking dami ng impormasyon na dumadaloy sa kanila sa bawat araw. Kabilang dito ang mga mahahalagang dokumento tulad ng mga kontrata, mga kaganapan sa banquet order, mga invoice, at mga kasunduan sa vendor. Ang tanging paraan upang epektibong pamahalaan ang lahat ng impormasyong ito ay ang magkaroon ng isang tinukoy na proseso para sa mga miyembro ng koponan upang sundin. Kung wala ang isang nakabalangkas na pamumuhay para sa pagsusumite ng mga dokumento at pagsunod sa mga overdue na kinakailangan, ang iyong departamento ay sa wakas makita ang araw kung may isang bagay na mahalagang slips sa pamamagitan ng mga bitak.

Maging tiyak kung paano mo inaasahan ang impormasyon na dumaloy sa iyong koponan, at subukang ilakip ang mga punto ng pagsusuri upang masubaybayan ang progreso.

Direktang Tauhan

Ito ay halos imposible na humantong sa isang koponan na walang pag-unawa kung paano ang bawat tao ay nag-aambag sa misyon. Sa pagpaplano ng kaganapan, ang koponan ay umaabot sa lahat na nakikilahok sa pagtatayo ng kaganapan. Kapag tiningnan mo ito sa ganitong paraan, ang listahan ay maaaring medyo mahaba. Sa itaas ay ang mga coordinator ng kaganapan at mula doon ang mga sangay ng hierarchy upang isama ang mga server, usher, at mga tauhan ng seguridad. Naiintindihan ng isang mahusay na direktor kung paano dapat gampanan ang bawat isa sa mga posisyon na ito. Sa ganoong paraan, kung ang mga problema ay lumabas, maaari nilang tugunan ang isyu nang direkta at patnubayan ang mga tao sa tamang direksyon.

I-minimize ang mga Inefficiencies

Ang oras ay isang kritikal na mapagkukunan sa pagpaplano ng kaganapan, at ang layunin ng bawat direktor ay dapat na mabawasan ang oras na nasasayang sa pag-aalinlangan at paghihintay. Maaari itong maging kasing simple ng pagtukoy ng isang mas mahusay na paraan upang mag-set up ng isang kuwarto, o bilang kumplikadong bilang muling pagsasaayos ng istraktura ng isang departamento. Ang layunin ng muling pag-organisa ng isang gawain o istraktura ay dapat na matukoy kung saan nawawala ang oras habang nagbibigay ng solusyon upang gawing mas mahusay. Ang bawat minuto na nawala ay hindi mababawi, kaya mahalaga na pag-aralan ang mga proseso upang mapansin ang mga lugar para sa patuloy na pagpapabuti.

Itaguyod ang pagtutulungan ng magkakasama

Kailangan ng isang koponan ng mga kuwalipikadong indibidwal na magsagawa ng isang plano sa kaganapan, at sa pagtatapos ng araw, lahat tayo ay umaasa sa isa't isa upang makuha ang trabaho. Ang mga karaniwang koponan ay karaniwang hindi nagtutulungan nang sama-sama - pinamunuan sila ng karanasan at direksyon ng kanilang coach. Sa pagpaplano ng kaganapan, ang coach ay ang direktor, at ang precedent para sa pagbabahagi ng responsibilidad ay nagsisimula sa kanila. Ito ang direktor na kailangang tiyakin na ang mga pangangailangan ng kliyente ay maayos na nakikilala sa iba pang mga kagawaran upang ang lahat ay magkakasama sa sahig ng kaganapan.

Walang sinumang tao ang may pananagutan sa tagumpay o kabiguan ng isang kaganapan, at isang mahusay na direktor ay magtataguyod ng isang kapaligiran kung saan nauunawaan ng bawat tao ang kanilang koneksyon sa mas malaking larawan.

Ang nangungunang departamento sa pagpaplano ng kaganapan ay nangangailangan ng isang malaking halaga ng karanasan, ngunit ang lahat ng karanasan sa mundo ay hindi kapalit ng tunay na mga katangian ng pamumuno. Kailangan mong maidirekta ang mga empleyado at pag-aralan ang mga proseso upang makuha ang pinaka mula sa iyong koponan. Kung naghahanap ka upang maging isang direktor, pagkatapos ay ang mga katangian na nais mong bumuo upang isaalang-alang para sa susunod na pagkakataon sa iyong karera.