Big Pagkakamali sa Pagpaplano ng Kaganapan Maaari mong Pigilan

Ang produkto na nilikha ng mga tagaplano ng kaganapan ay parehong maselan at panandalian. Ang mga kaganapan ay maaaring negatibong naapektuhan ng iba't ibang mga pangyayari, at sa sandaling ang pinsala ay tapos na ito ay kadalasang imposible na "subukan muli." Ito ang dahilan kung bakit ang pagpaplano ay nangangailangan ng gayong debosyon sa mga detalye. Ang isang maliit na pagkakamali ay maaaring magtakda ng kadena reaksyon na mahirap mabawi mula sa. Nakalista sa ibaba ang 5 mga pagkakamali, kaya siguraduhing idagdag ang mga ito sa iyong checklist ng maiiwasan na mga sakuna.

Hindi Nagbibigay ng Sapat na Oras ng Pag-setup

Palaging may lahi laban sa oras kapag nag-set up ng isang kaganapan, ngunit dapat mong magkaroon ng isang pagtatantya kung gaano karaming oras ang kakailanganin mong makuha ang lahat sa lugar. Wala nang mukhang mas masahol kaysa sa pagkakaroon ng silid na puno ng mga manggagawa na tumatakbo tungkol sa pagdating ng unang panauhin. Ang layunin ay dapat na magkaroon ng lahat ng bagay na hindi bababa sa 15 minuto bago buksan ang mga pinto.

Hindi Pag-iiskedyul ng Walkthrough With Clients

Ang mga spreadsheet, mga email, at mga kaganapan sa kaganapan ng salu-salo ay mahusay na mga tool para sa pagpapabatid ng mga detalye ng isang kaganapan. Gayunpaman, ang pag-asa lamang sa mga dokumento upang ipinta ang isang larawan ng okasyon ay maaaring humantong sa oversights. Ang mas mahusay na diskarte ay upang maglakad sa pamamagitan ng itinerary sa iyong client onsite hangga't maaari. Talakayin ang bawat sandali at detalye kung ang kaganapan ay nangyayari sa harap mo.

Kalimutan na Kumpirmahin ang Iyong Mga Vendor

Naghahain ang iyong average na vendor ng kaganapan ng maraming kliyente sa maraming iba't ibang mga kategorya. Sa maikling salita, ito ay nangangahulugan na mayroon silang maraming matandaan. Laging nais mong makakuha ng isang pandiwang o email kumpirmasyon mula sa lahat ng mga vendor ng 48 oras bago ang oras ng pag-setup. Ang email ay karaniwang mas mahusay dahil maaari mong baybayin ang iyong mga inaasahan at hilingin sa kanila na sumagot nang nakasulat.

Tinatanaw ang mga Nagkakaisang Pangyayari

Kung sakaling mayroon kang "maingay na kapitbahay" pagkatapos ay alam mo na kung paano maiiwasan ang mga sitwasyong ito. Ang pag-upo laban sa iba pang mga kaganapan sa iyong lugar ay maaaring maging isang malaking hamon, na ang dahilan kung bakit dapat mong talakayin ang senaryo na ito nang maaga sa pamamahala ng lugar at sa iyong mga kliyente. Alamin kung sino ang magbabahagi ng parehong mga karaniwang lugar at pampublikong mapagkukunan sa iyong partido, at tukuyin kung sino ang may awtoridad na lutasin ang mga isyu sa ingay kung maging problema sila.

Hindi pagkakaroon ng isang Contingency Plan

Ano ang mangyayari sa iyong kaganapan kung may masamang panahon, o kahit na ang pagsasara ng iyong lugar? Ang mga ito ay hindi madaling mga bagay upang magplano, ngunit naging imposible silang pamahalaan sa araw ng palabas. Isulat ang iyong diskarte sa kawalang-tiyak na hindi bababa sa 2 linggo nang maaga para sa mahusay na panukalang-batas. Kahit na plano mong kanselahin ang kaganapan kakailanganin mo pa ring isang organisadong pamamaraan para sa pakikipag-ugnay sa lahat ng iyong mga bisita.

Hindi pagkakaroon ng sapat na tulong sa araw ng kaganapan

Ang mga gastos sa paggawa ay palaging isang isyu kapag sinusubukang balansehin ang mga badyet ng kaganapan. Na sinasabi, ang pagbagsak ng pagtulong sa mga kamay ay maaaring maging sanhi ng mas malaking problema kaysa sa paglipas ng badyet. Hindi mo inaasahan na gawin ang lahat ng iyong sarili kung ikaw ang tagaplano ng kaganapan. Ang mga coordinating na empleyado, vendor, at mga detalye ay sapat na upang panatiliin mo ang ginagawa mo mismo. Huwag matakot na gumastos ng ilang daang dolyar upang umupa ng mga karagdagang manggagawa dahil hindi ka makakakuha ng isang beses sa paglipat ng mga bagay.

Hindi Paggamit ng Listahan ng Pag-iimpake

Ang pangangasiwa ng isang off-site na kaganapan ay karaniwang nangangailangan ng isang malawak na listahan ng mga supplies. Siyempre, karaniwan mong may ilang linggo upang makuha ang lahat ng mga supply na ito, ngunit hindi nila gagawing mabuti kung hindi nila ito gagawin. Ang isang listahan ng pag-iimpake ay nagbibigay ng instant refresher sa mga bagay na kailangan mong i-load sa kotse. Oo naman, malamang na makahanap ka ng mga pens at tape upang humiram sa lugar, ngunit ano ang mangyayari kung nakalimutan mo ang iyong mga tag ng pangalan o iyong laptop? Gumawa ng isang packing list at suriin ito nang dalawang beses bago ka umalis.

Ang mabuting balita ay ang mga pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan ay madaling mapipigilan. Sa katunayan, maaari mong i-print ang artikulong ito at i-post ito upang magsilbing isang paalaala kung ano ang hindi dapat gawin. Tandaan, ang pag-iingat ay laging mas madali kaysa sa pagbawi!