3 Karaniwang Pagkakagulo sa Operasyon ng Kaganapan na Iwasan

Higit pa sa dalisay na karanasan, ang pinakamahusay na paraan para sa isang tagaplano ng kaganapan upang maging isang mas mahusay na tagaplano ng kaganapan ay sa pamamagitan ng pagdalo sa ibang function bilang isang bisita. Karamihan sa mga tagaplano ng kaganapan ay naglalaan ng tagal ng isang kaganapan na nakikipag-ugnay sa likod ng mga eksena, ngunit nakakaranas ng isang kaganapan sa pamamagitan ng mga mata ng isang bisita ay maaaring maging, mahusay, pagbubukas ng mata.

Ang pagiging panauhin, sa halip na tagaplano ng kaganapan, ay nagbibigay sa iyo ng isang pagkakataon upang obserbahan ang isang kawani ng operasyon ng kaganapan sa aksyon, isang pananaw mula sa kung saan ito ay kadalasang mas madali upang mapansin kung ano ang gumagana nang maayos - at kung ano ang hindi. Narito ang tatlong pagkakamali na malamang na makikita mo sa mahihirap na pinamamahalaang mga kaganapan, kasama ang mga tip para sa pag-iwas sa mga pagkakamali sa iyong mga kaganapan.

Table ng Pagpaparehistro ng Matalino

Kapag lumalakad ang mga bisita sa isang table ng pagpaparehistro, ang mga kawani ng kaganapan ay dapat na nakakaalam at handang tulungan ang mga bisita - kahit ano ang sitwasyon.

Hindi ito nakatuon sa serbisyo o kahit na magalang upang ipalagay na ang isang taong lumalakad hanggang sa talaan ng pagpaparehistro ay hindi kasama sa kaganapan. Gayunpaman, ito ay eksakto kung ano ang maaaring mangyari kung ang kawani ay hindi maayos na inihanda o binibigkas. Ipaalala sa kawani ng kaganapan na ang isang talaan ng rehistrasyon ay kumakatawan sa imahe ng host at ng organisasyon sa likod ng kaganapan. Kailangang batiin ng staff ang lahat ng mga bisita sa talaan ng pagpaparehistro at tanungin kung mayroon sila upang mag-sign in para sa kaganapan sa pamamagitan ng kaganapan o pangalan ng host. Kung ang isang pagkakamali ay ginawa, ang karamihan sa mga bisita ay mag-tama sa sarili at patawarin ang kanilang mga sarili.

Kung hindi, dapat bigyan ang mga kawani ng mga tagubilin kung paano pinakamahusay na lapitan ang sitwasyon. Ang kabaitan ay napupunta sa mahabang paraan sa mga operasyon ng kaganapan.

Pag-setup ng Kaganapan ng Messy

Sa karamihan ng mga lugar, ang housekeeping ay linisin ang isang puwang ng kaganapan, at ang mga tauhan ng operasyon ng banquet pagkatapos ay kumpletuhin ang setup. Kung ang mga operasyon sa banquet ay bumaba ng isang baso at nabigo upang linisin ang mga shard, samakatuwid, ang mga shards ay mananatili sa sahig - maliban kung ang mga kawani ng kaganapan ay linisin.

Ang mga shard ng sirang glass at iba pang mga labi ay hindi lamang nag-iiwan ng isang kahila-hilakbot na imahe, ngunit maaari rin silang lumikha ng isang panganib sa kaligtasan. Samakatuwid, ang mga pinakamahusay na tagaplano ng kaganapan ay laging dumating 1-2 oras bago ang oras ng pagsisimula upang obserbahan ang setup at magsagawa ng isang serye ng mga walkthroughs ng lugar at maghanap ng salamin at iba pang mga item 30 minuto at muli 15 minuto bago ang kaganapan. Kung may anumang bagay na wala sa lugar, maaaring ipadala ito ng tagaplano ng kaganapan sa pansin ng kawani ng banquet.

Malinis ang Oras

Sa anumang kaganapan, magkakaroon ng dalawa (kadalasang nakikipagkumpitensya) na iskedyul: ang agenda ng mga organizer at ang iskedyul ng trabaho ng kawani ng operasyon ng lugar. Ang responsibilidad ng tagaplano ng kaganapan upang tiyakin na kapwa naaangkop sa pag-sync.

Ang pagtatanghal o pangunahing tono ng programa ay kadalasang magaganap pagkatapos ng ilang uri ng pagtanggap ng pagdating na maaaring kabilang ang mga talaan ng pagpaparehistro, pagkain, at mga inumin. Ang panahon ng paglilinis at pagwawasak ng mga gawain ay dapat, samakatuwid, ay maingat na binalak upang hindi makagambala o makagambala sa agenda ng programa. Kapag ang malinis at mapunit ay hindi tinalakay sa mga kawani ng operasyon ng kaganapan maagang ng panahon, maaaring makita ng isang tagaplano ng kaganapan na ang mga talahanayan at iba pang mga item ay maaaring alisin nang direkta sa harap ng mga host o guest speaker, nakagagambala sa lahat sa kuwarto.

Kailangan ba ng mga tagaplano ng kaganapan na paalalahanan ang mga tagapangasiwa ng piging kapag may nagtatrabaho ang kanilang mga tauhan at kapag dapat silang maging tahimik? Ang sagot ay oo.

Ang Bottom Line

Habang ang mga lugar na mahusay na pinamamahalaang may masigasig na mga tagapamahala ng operasyon at kawani ng kaganapan ay dapat gawing mas madali ang isang kaganapan ng tagaplano ng kaganapan, ang naturang perpektong pagsasagawa ng kaganapan ay hindi palaging ang kaso. Ang mga mahuhusay na tagaplano ng kaganapan ay gumagawa ng bawat detalye ng pagpapatupad ng kaganapan sa kanilang negosyo. Gumagamit sila ng oras upang talakayin ang lahat ng mga aspeto ng pag-setup, serbisyo ng kaganapan, at pagbagsak sa mga tagapanalo ng banquet bago ang kaganapan mismo at pangasiwaan ang mga pagpapatakbo ng kaganapan bago, sa panahon, at pagkatapos upang matiyak ang pinakamahusay na kaganapan na posible para sa kliyente.