Mga Tip para sa Pagpaplano ng Maliit na Pagpupulong sa Negosyo

Kahit na ang pinakamaliit na pulong sa negosyo ay nangangailangan ng wastong pagpaplano upang matiyak ang lahat ng mga pangangailangan at mga layunin ay natutugunan para sa lahat na kasangkot. Upang maging mabisa, mayroong isang order ng mga pagpapatakbo na dapat sundin upang maiwasan ang mga detalye mula sa pagdulas sa pamamagitan ng mga bitak. Nakalista sa ibaba ang 8 mahahalagang hakbang na dapat sundin para sa pagpaplano ng iyong susunod na maliit na pulong.

Piliin ang Iyong Paksa at Lokasyon

Ang hakbang na ito ay kumakatawan sa dalawang mga variable na nais malaman ng iyong madla bago pa man. Ang "kung saan at bakit" ng pulong ay kaagad na makakaapekto sa kung sino ang maiimbitahan at kung o hindi sila dadalo.

Ang lugar na iyong pinili ay nakakaapekto sa pangkalahatang pulong at nakakaapekto sa maraming iba pang mga desisyon na kailangan mong gawin kapag nagpaplano ng kaganapan.

Kilalanin ang mga Kalahok

Ang isang malaking bahagi ng pagpapatakbo ng nakatutok at produktibong pagpupulong ay pag-iwas sa mga pagkagambala, at nangangahulugan ito ng paglilimita sa mga paanyaya sa mga nangungunang tagagawa ng desisyon. May tendensya sa kultura ng korporasyon na isama ang lahat ng mga kaugnay na partido sa komunikasyon, ngunit maaari mong mapalakas ang produksyon sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga kasosyo na maaaring makapagpabagal sa pag-unlad sa mga hindi mahalagang mga talakayan. Sa halip na mag-imbita ng mga kalahok na hindi binoto, hikayatin ang mga key attendee na makipag-usap sa kanilang mga subordinates bago dumalo sa pulong.

Mag-alok ng Tatlong Mga Petsa at Times

Mag-ingat tungkol sa kung paano ka magtanong tungkol sa availability ng bawat dadalo. Madaling magbukas ng "kahon ng Pandora" ng mga isyu pagdating sa pag-iiskedyul ng kapwa kapaki-pakinabang na petsa para sa iyong pagpupulong. Ang isang paraan upang maiwasan ang mga ito ay upang mag-alok ng ilang mga petsa at oras, pagkatapos ay tanungin ang bawat tao kung saan ang pinakamahusay na gumagana. Kung ikaw ay masuwerteng pagkatapos ang isa sa mga petsa ay tugma para sa lahat. Kung hindi, huwag matakot na tanungin ang mga outliers kung maaari nilang ayusin ang kanilang kalendaryo upang mapaunlakan ang karamihan.

Lumikha ng isang itineraryo

Mahalagang magkaroon ng isang iskedyul para sa kung anong mga paksa ang tatalakayin kasama ng kung sino ang mangunguna sa bawat bahagi ng pulong. Maaaring kailanganin ng mga tagaplano na humingi ng payo mula sa mga nangungunang ehekutibo upang tumpak na lumikha ng isang itineraryo. Kapag ang unang draft ay nakumpleto dapat itong isumite sa grupo para sa pag-apruba.

Talakayin ang Mga Pangangailangan sa Pagtatanghal

Mayroong maraming iba't ibang mga paraan upang ipakilala ang mga ideya sa grupo, at bawat naka-iskedyul na nagsasalita ay magkakaroon ng kanilang sariling kagustuhan. Ang pag-andar ng PowerPoint, pag-access sa internet, at whiteboard ay ilan lamang sa mga bahagi na maaaring kailanganin mong ayusin. Maging proactive sa paghiling ng mga detalyeng ito, at follow up upang kumpirmahin ang mga ito ng ilang araw bago ang pulong.

Schedule Catering

Ang susi sa pag-order ng pagkain para sa maliliit na pagpupulong ay upang mapanatiling functional ang menu. Hindi mo nais ang pagpapagana upang makagambala sa anumang aspeto ng negosyo sa kamay, kaya iwasan ang labis na pormal na pagkain kung maaari. Kung hiniling ang isang tanghalian sa tanghalian, subukang mag-book ng isang katabing silid para sa pagkain upang ang mga dadalo ay makabalik sa pulong sa lalong madaling panahon.

Ipadala ang Final Detalye

Humigit-kumulang pitong araw bago ang kaganapan gusto mong magpadala ng isang panghuling kopya ng itinerary at mga detalye sa bawat kalahok. Dapat itong isama ang lahat ng bagay na iniutos para sa araw na ito. Kasama rin sa mga direksyon, impormasyon sa paradahan, mga numero ng kuwarto at mga contact sa emergency. Kung nagtatrabaho ka sa mga executive pagkatapos ay kopyahin ang kanilang mga administratibong katulong sa email pati na rin.

Araw ng Pagpupulong

Bilang tagaplano ng pulong, ito ang iyong trabaho upang tiyakin na matagumpay na nakuha ang kaganapan. Siyempre, gusto mong dumating sa site nang maaga upang siyasatin ang silid at matugunan ang mga catering at A / V coordinator. Depende sa lokasyon, maaaring gusto mo ring mag-post ng signage upang makita ng lahat ang kanilang paraan sa kuwarto.

At mayroon ka na rito-walong medyo simpleng mga hakbang sa pagpaplano ng matagumpay na maliliit na pulong.

Ang pagpapatupad ng bawat hakbang ay malinaw na kukuha ng oras at pagsusumikap sa iyong bahagi, ngunit ang pagsasabi ng iyong mga plano sa mga dadalo ay kalahati ng labanan. Ang mas maraming mga tao ay alam kung ano ang aasahan mula sa pulong, mas handa sila upang makakuha ng pababa sa negosyo.