Isang Patnubay sa Pagpupulong at Pagpupulong sa Pagpupulong sa Pagpupulong

Hindi tulad ng sa Estados Unidos, isang pangkaraniwang kaugalian para sa mga hotel sa Europa ang nag-aalok ng mga kumperensyang kumperensya at pagpupulong para sa mga opsyon para sa mga tagaplano ng kaganapan na may mga seminar, komperensiya, at iba pang mga pulong sa hotel. Ang ideya sa likod ng nag-aalok ng mga naka-package na corporate event venue services ay upang pagsamahin ang lahat ng iba't ibang elemento ng meeting room space, pagkain at inumin, at audio-visual na mga pangangailangan sa isang pakete ng pagpupulong para sa isang patag na araw-araw na rate sa bawat dadalo na batayan. Hindi lamang ang karanasang ito ay karaniwang mas mahusay para sa mga kasangkot sa pagpaplano ng kaganapan, ngunit gumagawa ng pamamahala at predicting ang mga gastos na kaugnay sa lugar ng isang mas prangka na proseso.

Sa Estados Unidos, sa kabilang banda, mas karaniwan pa sa mga hotel na magtayo ng mga item sa linya ng pagpupulong sa pamamagitan ng line item batay sa detalyadong at na-customize na mga pangangailangan ng bawat pulong o kaganapan. Kahit na ang pagsasanay ay nagbibigay-daan para sa tagaplano ng kaganapan na magkaroon ng higit na kontrol sa bawat detalye ng kaganapan, madalas din itong lumilikha ng mga komplikadong order ng kaganapan sa piging at mas nahihirapan sa pamamahala ng mga gastos at ang kabuuang badyet sa kaganapan.

Bagaman ang mga pangunahing manlalaro sa industriya ay patuloy na nagbabago sa paraan ng kanilang negosyo, ang European model at ang Amerikanong modelo ay may posibilidad na mapakita ang mga pagkakaiba sa kanilang diskarte sa mga kumperensya at mga kaganapan sa korporasyon. Para sa isang mas malalim na dive, tingnan natin ang dalawang mga kaganapan sa corporate event at conference package: isa mula sa dating Fira Palace sa Barcelona (halimbawa sa Europa) at ang iba pa sa Wynn Resorts sa Las Vegas (Amerikanong halimbawa).

Halimbawa ng Kumperensya at Mga Pulong sa Pagpupulong

Ang mga naka-package na rate ng araw-araw ay popular sa United Kingdom at nagtrabaho rin sa kanilang kontinental sa kontinental. "Ang UK market ay ang unang humingi ng ganitong uri ng pakete, at lagi naming sinisikap na iakma ang aming mga panukala upang matugunan ang mga pangangailangan ng aming kliyente," paliwanag ng dating general manager ng Fira Palace sa Barcelona (ngayon ang Crowne Plaza Barcelona), isang negosyo hotel na popular sa corporate event at meeting planners na nag-organisa ng mga international meeting.

Hotel Clientele

Bumalik kapag ang Crowne Plaza Barcelona ay tumatakbo pa rin bilang Fira Palace, mga 20% ng mga kliyente ng hotel ay mula sa Espanya. Ang natitirang taunang kliyente ay nagmula sa UK (19%), U.S. (17%), France (7%), Italya (6%), Japan (4%), at Alemanya (4%). Bukod pa rito, halos kalahati ng mga kaganapan sa negosyo na naka-host doon ay mula sa industriya ng pharmaceutical kasama ang natitira kabilang ang teknolohiya, pagkain at inumin, pagbabangko, at mga kliyente sa industriya ng auto.

Demand para sa Pagpepresyo ng Package sa Pagpupulong

Sa panahong ito, ang pang-araw-araw na pakete ng pagpupulong sa Fira Palace ay kasama ang paggamit ng meeting room, (mga) break na kape, tanghalian, screen, at iba pa. Ang (mga) magagamit na pakete ng pagpupulong ay mahalagang kasama ang lahat ng bagay na maaaring kailanganin ng tagaplano sa isang pulong.

Habang umunlad ang industriya, ang mga kahilingan para sa mga pakete ng pagpupulong at pagpupulong ay patuloy na nagbabago sa paglipas ng panahon. Sa una, ang mga corporate planner ng kaganapan ay humihiling ng pagpepresyo ng flat conference para sa mga meeting room at pagkain at inumin. Nang maglaon, ang mga kahilingan na ito ay pinalawak upang isama ang iba pang mga item, tulad ng mga screen, access sa Internet, mga flip chart, at mga sound system. Ngunit ang demand ay pa rin para sa packaged, flat-rate na pagpepresyo.

Para sa mga nangangailangan ng mga silid ng bisitang magdamag, hiniling din nila ang isang espesyal na / negotiated rate para sa mga kaluwagan sa kanilang conference pangkalahatang mga rate ng kaganapan. Habang ang mga pakete ay sumasaklaw sa karamihan ng mga pangangailangan sa kaganapan, ang mga tagaplano ay makipag-ayos pa rin para sa iba pang mga kinakailangan sa kaganapan, tulad ng lugar ng eksibisyon, mga pagkain sa gala, mga cocktail reception, at iba pang mga agenda item agenda.

Mga kalamangan at kahinaan ng European Approach

Maliwanag na ang pangunahing diskarte ng European sa pagpaplano at pagpepresyo ng pagpupulong ay maaaring makatulong sa mga tagaplano ng kaganapan para sa ilang mga kadahilanan, kabilang ang pang-unawa ng pagtitipid sa gastos, predictability ng mga gastos, at kadalian ng pagtatanghal at pag-apruba ng kliyente.

Sinabi nito, ang gayong paraan ay naglalagay ng mas mataas na pasanin sa hotel upang mahulaan ang mga pangangailangan ng mga kliyente habang namamahala sa sarili nitong ilalim na linya. "Mula sa aming pananaw, mas madaling gawin ang mga kaganapan ng 'à la carte'. Sa katunayan, ang operasyon ay mas kumplikado ngunit ang benepisyo para sa amin ay ang kasiyahan ng customer," sabi ng dating general manager ng Fira Palace.

Halimbawa ng Konperensya at Mga Pakete ng Mga Pulong sa Amerika

Habang ang European market ay medyo mature sa pagtanggap at paggamit ng mga pakete ng pagpupulong o pagpupulong, mas maraming U.S. hotels ang maaaring magsimulang isaalang-alang ang pagpapalit ng paraan ng pakete at mga kumperensya at pulong sa presyo. Ito ay lalong mahalaga ngayon kapag ang mga tagaplano ng kaganapan ay kinakailangan upang gumawa ng mga pagpapasya sa pulong sa mas maikli na mga deadline nang higit pa at mas madalas.

Noong Mayo 2009, kinuha ng Wynn Las Vegas ang inisyatiba upang ipakilala ang tatlong uri ng tinatawag nilang all-inclusive conference at meeting package rates para sa mas maliliit na market sa pagpupulong, nangangahulugang mga may mas kaunti sa 80 na dumalo. Ngayon ay nag-aalok pa rin sila ng mga pakete. Kabilang dito ang:

• Buong Araw ng Kumperensya ng Kumperensya
• "AM" Half Day Conference Delegate Package
• "PM" Half Day Conference Delegate Package

Tulad ng inaasahan ng mga tagaplano ng European na kaganapan, ang mga opsyon na naka-package na Wynn ay naka-presyo sa bawat rate ng delegado (hal., Dadalo), kabilang ang meeting room, pagkain at inumin, meryenda para sa mga break, at LCD projector at screen.

Ang ideya para sa Wynn upang bumuo ng mga pagpipilian sa pagpupulong pakete ay lumago mula sa European market diskarte.Sa katunayan, si André Link, ang dating manedyer ng sales manager ng Wynn, ay dating nagmula sa Europa. "Para sa pinaka-bahagi sa Europa, ito ang tanging paraan na nagbenta kami ng mga pulong … Napakabihirang inihanda namin ang mga panukalang à la carte na nakalista sa mga gastos sa F & B, arkila ng kuwarto, mga singil sa AV, atbp.", "Paliwanag ni Link.

Isang American Industry Shift

Sa paglunsad ng kanilang maliit na pakete na programa ng pakita, hinala ng Wynn Resorts na ang mga packaged conference rate ay magiging mas popular sa kanilang mga corporate client dahil ang karamihan sa mga pulong sa pagpupulong ay mas malaki ang sukat. Sila ay tama. Simula noon, maraming mga high-profile na hotel chain Amerikano ang nagsimula na nag-aalok ng mga pulong sa kumperensya at mga pagpupulong na mas mahusay na nagpapakita ng European model kung ang pagpaplano ng kaganapan ng korporasyon.

Upang matiyak na hindi matugunan ng mga meeting at conference package rate ang mga pangangailangan ng bawat kaganapan. Sa katunayan, ang karamihan sa mga tagaplano ay kinikilala na babanggitin nila ang ilang mga kagustuhan sa detalye para sa kanilang programa o nangangailangan ng lugar upang ipasadya ang pakete upang isama ang mga karagdagang elemento. Mayroong laging pag-iingat tungkol sa pag-asa sa mga rate ng package kung inaasahan ng mga tagaplano na ang kanilang mga programa ay maaaring tumakbo ng mas mahaba kaysa sa una na inaasahang, na maaaring magpalitaw ng mga karagdagang bayad. Ngunit para sa mga pulong at tagaplano ng kaganapan na nakatingin nang mabuti sa kanilang badyet, ang mga pakete ng pagpupulong at pagpupulong na ito ay nagbibigay ng malinaw na prediksyon para sa badyet sa pagpupulong.