Mga Pagkakamali na Iwasan Kapag Nagpaplano ng isang Kaganapan

Ang mga pagkakamali ay ginagawa sa negosyo at sa aming personal na buhay sa isang regular na batayan. Ganiyan tayo lumaki at natututo. Ngunit ang ilang pagkakamali ay mahal. Gawin ang mga hakbang na kinakailangan upang maiwasan ang mga limang karaniwang mga pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan at - kung gumawa ka ng isang pagkakamali - siguraduhing hindi mo ginawa ang parehong pagkakamali sa pangalawang pagkakataon.

Hindi Nagsisimula Maagang Sapat

Ang pagpapaliban ay iyong kaaway. Ito ang isa sa mga karaniwang pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan na nais mong iwasan. Ang pagkabigo upang simulan ang proseso ng pagpaplano ng kaganapan maaga ay maaaring maging sanhi ng isang host ng mga problema sa linya. Sa oras na napili ang isang petsa at mayroon kang pangkalahatang saklaw ng iyong kaganapan at ang badyet, magtrabaho. Ang mga hotel at iba pang mga venue ay mag-book ng paraan nang maaga upang maprotektahan ito sa lalong madaling panahon. Ang pagkabigo na gawin ito ay limitahan ang iyong mga pagpipilian sa lugar at ikaw, sa kasamaang palad, ay naiwan sa anumang lugar ay magagamit.

Ang mga nagsasalita ng bisita at live na entertainment ay nagsasagawa rin ng mga booking na nangunguna sa aktwal na petsa ng kaganapan. Sa sandaling ang petsa ng iyong kaganapan ay ligtas, gawin ang iyong pananaliksik at kapag nagpasya ka sa iyong tagapili ng pagpili, makakuha ng isang kontrata na naka-sign kaagad.

Ang pagsasaayos ng iyong sarili sa isang checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay isa pang gawain na dapat agad na harapin. Sa pamamagitan ng pag-map sa lahat ng mga hakbang sa proseso ng pagpaplano ng kaganapan, pagtukoy kung kailan kailangan nila upang makumpleto, at pagbuo ng isang talaorasan para sa bawat isa, magkakaroon ka ng isang mahalagang gabay upang makapagsimula ka at makapapanatili sa iyo sa track. Ang pagsisimula ng huli ay isa sa mga pinaka-karaniwang pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan.

Hindi Pagsusuri para sa Kumpetensyang mga Kaganapan

Napag-iskedyul mo ba ang iyong kaganapan lamang upang matuto - kapag ang proseso ng pagpaplano ay nagsimula at ang petsa ng kaganapan ay itinakda - na mayroong isa pang nakikipagkumpitensya kaganapan sa parehong araw? Tanging isang kaganapan ay iguhit ang karamihan ng tao upang hindi kumuha ng iyong mga pagkakataon at i-cross ang iyong mga daliri na ang mga inanyayahan ay pumili ng iyong kaganapan. Iwasan ang sitwasyon sa kabuuan.

Gawin ang iyong angkop na pagsisikap at suriin ang anumang mga salungatan sa kaganapan bago ito huli. Tingnan ang mga iskedyul para sa mga pagtitipon sa industriya (parehong malaki at maliit), kalapitan sa mga pista opisyal, mga pangunahing sporting event at mga lokal na pagtitipon na maaaring makapinsala sa mga nagmamaneho sa kaganapan. Sa sandaling nagpasya ka sa isang petsa para sa iyong kaganapan, makuha ang salita sa iyong mga bisita. Ang mga abiso ng "I-save ang Petsa" at "Mga Paparating na Kaganapan" ay nagbibigay sa mga interesado sa pagkakataong markahan ang iyong kaganapan sa kanilang mga kalendaryo.

Hindi Nakumpirma ang mga Vendor

Ang isang naka-sign na kontrata sa vendor ay isang legal na umiiral na kasunduan at nagbibigay sa iyo ng isang bagay na nakasulat upang i-hold ang nagbebenta na responsable para sa mga serbisyo na kanilang ibibigay. Gayunpaman, walang ginagawa para sa iyo sa oras ng kaganapan kapag napagtanto mo na ang vendor ay isang walang-palabas. Ang kontrata ng kaganapan na nasa kamay ay hindi maglilingkod sa pagkain sa iyong mga gutom na bisita o maghatid ng mga table at upuan sa isang walang laman na ballroom. Kumpirmahin sa bawat vendor hindi isang beses, ngunit dalawang beses. Oo, dalawang beses . Kumpirmahin ang pagtanggap ng iyong naka-sign na kontrata sa oras na pareho kang sumasang-ayon sa mga tuntunin.

Kumpirmahin muli bago ang kaganapan mismo. Hindi ito ang pag-uusap na mayroon ka tungkol sa mga detalye tungkol sa paghahatid ng pagkain o palamuti; ito ay isang follow-up na partikular upang matiyak na ang iyong kaganapan ay pa rin sa kanilang kalendaryo.

Nagbubook ang mga vendor ng kaganapan ng maraming mga kaganapan at napakadali para sa iyong mga papeles upang mawala sa shuffle o maling pagbawalan ng ibang tao sa kumpanya. Kaya siguraduhin na hindi mangyayari sa pamamagitan ng pag-ikot pabalik sa kanila upang mag-check in at kumpirmahin na ang iyong mga kaganapan at ang mga detalye tungkol sa petsa, oras at mga serbisyo na ibinigay ay sa katunayan sa kanilang iskedyul. At panatilihing available ang kontrata ng vendor na available.

Hindi pagkakaroon ng "Plan B"

Ang pagkakaroon ng isang contingency plan ay isang kinakailangan para sa anumang kaganapan ngunit partikular para sa mga kaganapan na naka-iskedyul na gaganapin sa labas. Ang mga kondisyon ng panahon ay hindi nahuhulaang at kung ang isang bagyo, mabigat na hangin advisory o pambihira yelo bagyo nagbabanta upang kanselahin ang iyong kaganapan, magkaroon ng isang backup na plano. Ang mga petsa ng ulan, mga alternatibong lugar ng kaganapan, at mga binagong iskedyul ng aktibidad ay lahat ng mga pagpipilian kung ang iyong panlabas na kaganapan - o bahagi nito - ay dapat ilipat sa loob ng bahay.

Bilang karagdagan sa paghahanda para sa mga kawalan ng katiyakan ng panahon, ang iba pang hindi pangkaraniwang mga pangyayari ay maaari ding matugunan nang maaga. Ang mga pagkawala ng kuryente ay maaaring mabawasan sa pamamagitan ng pagkakaroon ng generator sa site. Ang paradahan ng overflow ay maaaring ilipat sa isa pang, naayos na lokasyon. Ang mga isyu sa availability ng hotel room ay maaaring malutas sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga dagdag na kuwarto sa reserba sa loob ng iyong bloke ng hotel. Isaalang-alang ang mga detalye ng iyong kaganapan at pag-isipan ang mga lugar na mas madaling kapitan sa mga isyu na magmumula. Sa pamamagitan ng pagpaplano nang maaga at pagbuo ng mga alternatibong pangyayari, maaari mong maiwasan ang isa sa mga pinakamahuhusay na pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan.

Hindi Kumuha ng Sapat na Tulong

Pagdating sa pagkuha ng kawani ng kaganapan, higit pa ay mas mahusay. Kakailanganin ka nito ng mas maraming pera ngunit maaari itong i-save ang iyong kaganapan. I-larawan ito: isang backup ng mga kotse na naghihintay na pumasok sa isang parking lot habang ang mga attendant ng paradahan ay nagsisikap na panatilihing up. Ang isang linya ng mga bigo ng mga bisita na naghihintay na mag-order ng isang inumin bilang isang paglilingkod sa server upang makasabay sa pangangailangan. Ang mga manggagawa sa pagpaparehistro ng kaganapan ay nabigla ng maraming bilang ng mga bisita na dating dumating, nag-iiwan ng pagod na mga manlalakbay na naghihintay na masyadong mahaba upang mag-check in. Nakuha mo ang ideya. Ang pagkakaroon ng dagdag na tauhan ng kaganapan upang makatulong sa abalang panahon, magbigay ng karagdagang serbisyo sa mga lugar na nangangailangan, lutasin ang mga problemang nanggagaling, o maging isang nakakaengganyang presensya sa mga darating na bisita na may mga tanong ay maaaring makataas ang iyong kaganapan mula sa isang mahusay na kaganapan sa isang napakahusay na kaganapan.

Kapag nagtatrabaho sa mga kawani ng kaganapan, hanapin ang mga tauhan na may karanasan na nagtatrabaho sa uri ng kaganapan na iyong pinaplano. Mag-hire lamang ng propesyonal, mataas na inirerekumendang tauhan.Turuan ang mga ito kung ano ang tungkol sa iyong kaganapan, ang mga bisita na dadalo, ang iyong mga inaasahan, at kung sino ang kanilang punto ng contact ay dapat magkaroon sila ng isang katanungan o problema. Mga kawani ng kaganapan - kahit na ibinibigay sila ng isang labas vendor - kumakatawan sa iyo at sa iyong negosyo sa pagpaplano ng kaganapan. Ang isang negatibong engkwentro sa kawani ng kaganapan ay mabubuhay sa alaala ng kapwa bisita at ng kliyente at maasim ang kahit na ang pinaka-mahusay na binalak na mga kaganapan.