Ang Kahalagahan ng Pagpapanatiling Journal sa Accounting

Ang entry sa journal ay ang rekord ng transaksyong pinansyal na ipinasok sa isang journal. Ang journal ay nagtatala ng lahat ng mga transaksyon sa pananalapi ng negosyo at ito ay nagpapansin ng kung aling mga account ang apektado ng mga transaksyong ito. Ang lahat ng mga entry sa journal ay ginawa gamit ang alinman sa double entry o single entry method ng bookkeeping.

Ang mga entry sa journal ay kadalasang ipinasok sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at ang mga debit ay ipinasok bago ang mga kredito - ipinasok ang mga debit sa isang haligi sa kaliwa, at ang mga kredito ay naipasok sa kanan. Ang mga entry sa journal ay nakatalaga sa mga partikular na account gamit ang isang tsart ng mga account, at ang entry sa journal ay naitala sa isang ledger. Sinusubaybayan ng ledger ang maraming mga account.

Ang Layunin ng Mga Entry ng Journal

Ang mga entry sa journal ay nagbibigay ng impormasyon sa pundasyon para sa lahat ng iba pang mga ulat sa pananalapi ng isang negosyo. Ginagamit sila ng mga auditor upang pag-aralan kung paano nakakaapekto ang mga transaksyong pinansyal sa isang negosyo.

Ang bawat entry ay dapat isama ang petsa ng transaksyon, ang mga partido na kasangkot, isang debit mula sa hindi bababa sa isang account, isang credit sa hindi bababa sa isang iba pang account, isang resibo o numero ng tseke, at isang memo na naglalarawan ng iba pang mga detalye na kasangkot sa transaksyon - anumang bagay na iyong maaaring hindi malamang na matandaan ang mga buwan o taon mamaya.

Kung bumili ka at gumamit ng software ng accounting system, malamang na mag-ingat sa lahat ng mga detalye para sa iyo. Ngunit dapat mong mahawakan ang iyong mga entry sa journal at ang iyong sarili ay may ilang pangunahing pag-unawa sa proseso kung hindi mo iniisip na ang uri ng gastos ay kinakailangan pa dahil nagsisimula ka lang.

Single Entry Accounting

Bilang nagmumungkahi ang pangalan, ang bawat entry sa journal ay ginawa sa sarili nitong nakahiwalay na linya kapag ginamit mo ang iisang paraan ng pag-bookke ng entry. Maaari mong ibawas ang iyong ginastos sa isang bagong sistema ng computer bilang isang debit, pagkatapos, sa susunod na linya at bilang isa pang entry, maaari mong natanggap ang kita mula sa isang customer o kliyente bilang isang credit. Magkakaroon ka ng dalawang hiwalay na transaksyon o mga entry sa journal, bawat isa ay may sariling linya. Ito ay simple, hindi gaanong naiiba mula sa kung paano mo susubaybayan ang mga transaksyon na iyong ginagawa mula sa iyong checking account.

Maaaring angkop ang isang accounting ng entry kung patakbuhin mo ang iyong sariling maliit na negosyo bilang isang solong proprietor at ang iyong mga libro at transaksyon ay hindi kumplikado. Sinuman ay maaaring hawakan ito. Hindi mo kailangan ang anumang partikular na pagsasanay.

Double Accounting Entry

Ang isang journal entry gamit ang double entry method of accounting ay nagsasama ng iba't ibang impormasyon sa iba't ibang mga haligi sa parehong linya. Sa isang double entry system, maaari kang magkaroon ng isang debit para sa pagbili ng computer, pagkatapos ay isang credit o pagtaas sa iyong pangkalahatang gastos ng kagamitan sa opisina ay lilitaw sa parehong linya ngunit sa ibang hanay upang i-offset ang debit. Ang mga hanay na ito ay dapat na katumbas, tulad ng - $ 2,000 bilang debit at + $ 2,000 para sa kredito.

Maaaring kailangan mong gumamit ng mas maraming haligi depende sa uri ng iyong entry, ngunit sa pinakamababa, dapat may dalawa, isa bawat isa para sa mga debit at kredito. Ang double entry accounting ay karaniwang gumagawa ng journal entry, hindi para sa transaksyon mismo, ngunit para sa account, nakakaapekto ito sa mga asset, pananagutan, katarungan, kita, at gastos. Ang mga debit at mga kredito sa bawat isa ay nabanggit sa parehong linya.

Sa katapusan ng taon o anumang iba pang panahon ng accounting na pipiliin mo, ang lahat ng iyong mga entry sa journal para sa mga debit ay dapat tumutugma sa isang katumbas ng iyong mga entry sa journal para sa kabuuang kredito. Nangangahulugan ito na ang iyong account ay "balanse."