Ang Kahalagahan ng Dokumentasyon sa Mga Mapagkukunan ng Tao

Ang dokumentasyon ay nakasulat at pinanatili ang talaan ng mga pangyayari sa trabaho. Ang dokumentasyon ay binubuo ng pamahalaan at legal na ipinag-uutos na mga elemento, mga dokumentong kinakailangan ng patakaran at praktika ng kumpanya, mga dokumento na iminungkahi ng pinakamahusay na mga kasanayan sa Human Resources, at pormal at impormal na pag-record ng rekord tungkol sa mga pangyayari sa trabaho.

Dokumentasyon Tungkol sa isang Rekord sa Pagtatrabaho

Ang dokumentasyon ay isang nakasulat na tala ng mga aksyon ng isang empleyado, talakayan, mga insidente ng pagtuturo ng pagganap, nakasaksi ng mga paglabag sa patakaran, pagkilos sa pandisiplina, positibong mga kontribusyon, gantimpala at pagkilala, mga pagsisiyasat, kabiguang maisagawa ang mga kinakailangan at layunin, pagsusuri sa pagganap, at higit pa.

Ang dokumentasyon ay nagbibigay-daan sa employer o empleyado na mapanatili ang isang nakasulat na talaan ng mga pangyayari at talakayan na naganap sa paligid ng isang partikular na kaganapan. Ang dokumentasyon ng relasyon sa pagtatrabaho ay nagbibigay ng isang nakasulat na rekord na maaaring kinakailangan upang suportahan ang mga naturang pagkilos bilang pag-promote ng empleyado, pagtaas ng empleyado, at pagkilos ng pandisiplina kabilang ang pagwawakas sa trabaho.

Ang dokumentasyon tungkol sa mga empleyado ay karaniwang positibo at negatibo, kung kinakailangan. Ito ay totoo at hindi paghatol. Inilalarawan nito ang mga pangyayari dahil hindi nila naganap ang mga opinyon at pag-iisip ng tagapanood tungkol sa pangyayari. Inilalarawan din ng dokumentasyon ang mga aksyon na kinuha sa mga pambihirang pagkakataon tulad ng kapag nagbibigay ka ng pormal na pagkilala ng empleyado o gumawa ng aksiyong pandisiplina.

Tandaan na kailangan mong lumikha ng dokumentasyon na malapit sa kung kailan nangyayari ang insidente hangga't maaari upang ang dokumentasyon ay napapanahon, detalyado, at tumpak.

Sa isang legal na pamamaraan, ang dokumentasyon tungkol sa nakaraang pagganap ng isang empleyado ay kadalasang kritikal sa kinalabasan ng mga karanasan ng employer mula sa pangyayari. Ang paglalagay ng isang makatarungang larawan ng pagganap ng empleyado nang walang pagtuon lamang sa mga negatibong pangyayari ay ang layunin.

Mga Uri ng Dokumentasyon

Ang mga patakaran, pamamaraan, handbook ng empleyado, at mga plano sa pag-unlad ng pagganap ay mga porma ng dokumentasyon na nagtatala ng inaasahang pag-uugali ng empleyado at mga kinakailangan sa lugar ng trabaho upang mapanatili ang isang maayos, patas na lugar ng trabaho kung saan alam ng mga empleyado kung ano ang inaasahan mula sa kanila.

Ang dokumentasyon ay ang nakasulat na rekord ng mga pahayag ng akusado, tagasusumbong, at mga saksi sa mga masasamang pangyayari sa lugar ng trabaho na nagsasangkot ng masamang gawaing empleyado tulad ng sekswal na panliligalig.

Ang dokumentasyon ay maaaring pormal at mananatili sa file ng tauhan ng empleyado. Ang mga empleyado ay inaasahang mag-sign sa dokumentong ito upang kilalanin na nakatanggap sila ng isang kopya at nasuri ang mga nilalaman. (Ang lagda ay hindi nagpapahiwatig ng kasunduan sa mga pahayag sa dokumentasyon.)

Kasama rin sa dokumentasyong ito ang gayong mga permanenteng rekord bilang naka-sign na application ng trabaho, nakasulat na mga reference sa trabaho, mga materyales sa application tulad ng mga resume at cover letter, at mga tseke sa background. Bukod pa sa file ng tauhan ng empleyado, ang dokumentasyon tulad ng form I-9 na nagpapatunay sa pagiging karapat-dapat ng empleyado na magtrabaho sa U.S. ay pinananatili rin, tulad ng mga medikal na rekord, mga rekord ng FMLA, at iba pa.

Ang dokumentasyon ay maaari ding maging impormal na tulad ng sa tala ng isang tagapamahala ng kanyang mga talakayan sa isang empleyado sa loob ng isang taon. Mahalaga na pinanatili ng mga tagapangasiwa ang dokumentasyong ito sa lahat ng mga miyembro ng kanilang mga tauhan ng pag-uulat; walang empleyado ang dapat mapili dahil sa pagganap. (Ito ay maaaring ipakahulugan bilang diskriminasyon sa ibang araw.)

Paggamit ng Dokumentasyon

Ang dokumentasyon ng mga kritikal na insidente, kung positibo man o negatibo, ay inirerekomenda din upang ang mga tagapamahala ay may talaan ng pagganap ng empleyado na sumasaklaw sa isang panahon.

Ang dokumentasyon ay ginagamit sa iba pang mga paraan sa mga organisasyon. Ang mga ito ay maaaring magsama ng mga pamamaraan, mga tagubilin sa trabaho, at mga tagubilin sa computer na software, upang pangalanan ang ilan, ngunit para sa mga layunin ng pag-andar ng Human Resources, ito ang mga karaniwang paggamit ng dokumentasyon. At, ang mga ito ay mga tagubilin tungkol sa kung paano mag-dokumento ng naaangkop.

Mga Sample sa Pagganap ng Dokumentasyon

Ang dokumentasyon tungkol sa pagganap ng isang empleyado ay magpapahintulot sa iyo na disiplinahin, tapusin, o patas na itaguyod, gantimpala at kilalanin ang mga empleyado. Kung walang dokumentasyon, ang paggawa ng kaso para sa alinman sa mga aksyon na ito ay mahirap-at potensyal na peligroso para sa employer.

Dapat iwasan ng tagapag-empleyo ang anumang posibleng akusasyon tungkol sa diskriminasyon sa paggamot ng mga empleyado. Ang legalidad bukod, nais ng mga mahusay na tagapagtatag na lumikha ng isang kapaligiran sa trabaho na makatarungan, pare-pareho, at suporta sa mga layunin ng empleyado at mga plano sa karera.

Ang kapaligiran na ito ay sinusuportahan ng propesyonal na dokumentasyon ng tagapangasiwa ng pagganap ng empleyado-parehong pag-uugali at pagkilos na nangangailangan ng pagwawasto o pagpapabuti. Mas maaga, kung paano mag-dokumento ay tinalakay nang detalyado. Ang mga sampol na ito ay nagbibigay sa iyo ng higit pang mga halimbawa ng naaangkop na dokumentasyon

Mga Sample ng Dokumentasyon

Maling:

Karaniwang huli ang pagmamarka para sa trabaho. Napakalaki ng trabaho ni Mark.

Tama:

Abril 1: Tinawag si Mark nang may sakit at hindi nakuha ang 8 oras ng trabaho.

Abril 4: Dumating si Mark sa trabaho sa ika-10 ng umaga, dalawang oras huli mula sa kanyang naka-iskedyul na oras ng pagsisimula.

Abril 6: Nag-iskedyul si Mark ng appointment ng doktor at pagkatapos, nanatili sa bahay upang magkaroon ng bagong pugon.

Abril 12: Tinawag si Mark nang may sakit at hindi nakuha ang 8 oras ng trabaho.

Maling:

Hindi maaasahan si Maria. Hindi niya kailanman ginagawa ang ginawa niyang gawin.

Tama:

Mayo 2: Ipinangako ni Maria na ang unang draft ng panukalang produkto ay magagamit para sa pagsusuri sa lingguhang pulong ngayon. Si Maria ay hindi gumawa ng isang draft na dokumento tulad ng inaasahan. Sinabi niya na masyadong abala at ang mga tao na ang tulong na kailangan niya ay hindi nakuha sa kanya.

Tumugon ang Tagapangasiwa: Anong tulong ang kailangan mo? Impormasyon? Sino ang hindi nakabalik sa iyo at ano ang kailangan mo sa kanila?

Kailangan ni Carl at Michael na i-update si Mary tungkol sa kanilang pag-unlad.

Ano ang ginagawa mong abala na wala kang panahon upang sundin ang iyong pangako? Gumagawa ng napakaraming mga pangako na may limitadong oras upang matupad ang mga ito.

Ano ang maaari kong gawin upang makatulong sa iyo?

Kailan mo gagawin ang draft na dokumento na magagamit para sa pagsusuri?

Ang mga halimbawa ay nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng kung ano ang epektibong dokumentasyon na mukhang kumpara sa dokumentasyon na nakasulat nang hindi tama. Sundin ang payo na ito upang epektibo at legal na idokumento ang mga patakaran, pagganap, at mga kaganapan sa iyong lugar ng trabaho.

Disclaimer:Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.