Checklist at Gabay para sa Pagpaplano ng isang Seminar

01 Kumpirmahin ang Layunin ng Kaganapan

Bago magsagawa ng anumang pananaliksik sa pagpili ng lugar, siguraduhing pamilyar ka sa mga pangunahing layunin ng kaganapan:

• Sino ang madla?
• Ano ang paksa ng seminar?
• Saan matatagpuan?
• Bakit dumalo ang mga tao?
• Ano ang agenda ng seminar?

Suriin ang Gabay sa Pagtutukoy sa Apex Event

Ang Convention Industry Council ay nagtatag ng isang serye ng mga tool na dapat tingnan bilang isang mahusay na mapagkukunan ng mga pinakamahusay na kasanayan na makakatulong sa kaganapan o pulong tagaplano upang masubaybayan ang mga detalye para sa mga kaganapan sa pagpaplano. Gamit ang mga tool ng libreng pag-download, makakatulong ito sa anumang tagaplano ng kaganapan upang lumikha ng isang listahan ng mga may-katuturang detalye. Kabilang dito, ngunit hindi limitado sa:

• Profile ng kaganapan (petsa, oras, lokasyon, mga contact, atbp.)
• Impormasyon ng contact ng organizer ng kaganapan / host
• Supplier na impormasyon sa pakikipag-ugnay
• Profile ng dadalo
• Kinakailangan ang espasyo
• Pagkain at Inumin
• Mga kinakailangan sa A / V
• Pag-andar ng function / kuwarto

03 Gumawa ng isang Kaganapan Profile

Sa sandaling ang isang tagaplano ay may ilan sa mga pangunahing tanong tungkol sa nasasakop na kaganapan, oras na upang magsaliksik ng mga posibleng lugar para sa pulong. Mahalagang magtrabaho nang malapit sa organizer / host ng kaganapan upang matukoy ang uri ng lugar at kung saan ang seminar ay maaaring maginhawa para sa parehong organizer at bisita (ang listahan ng mga ideya ay maaaring walang hanggan):

• Lokal na hotel
• Pasilidad ng lokal na pagpupulong
• Pribadong restaurant space
• Pribadong club club / art gallery

04 Outline Seminar Needs and Reqeuest Venue Proposals.

Ang karamihan sa mga lugar ay masaya na magbigay ng isang pagtatantya para sa isang posibleng seminar. Kailangan ng contact sa catering o benta ang sumusunod na impormasyon sa BEO:

• Posibleng (mga) petsa para sa kaganapan
• Bilang ng mga dadalo
• Estilo ng pag-setup ng kuwarto (silid-aralan, u-hugis, atbp)
• Oras ng kaganapan (account para sa pag-setup / pagbagsak)
• Mga kinakailangan sa pagkain at inumin
• Kailangan ng A / V (kabilang ang mga screen, mics, atbp.)
• Pag-setup ng kuwarto

Tip: Mag-arkila ng A / V technician na itinalaga sa iyong kaganapan mula sa hotel.

05 Kumpirmahin at / o Paunlarin ang Agenda

Mahalaga para sa tagaplano ng kaganapan na gumana nang malapit sa tagapag-organisa ng kaganapan / host dahil ang agenda ng kaganapan ay madalas na magbabago mula sa paunang pag-uusap hanggang sa aktwal na araw ng kaganapan. Ang tagaplano ng kaganapan ay dapat na handa upang ayusin ang plano at magtrabaho nang malapit sa lugar upang matiyak na ang lahat ay tumatakbo nang maayos.

06 Kumpirmahin ang Kasunduan sa BEO

Sa sandaling alam ng tagaplano ang naka-target na bilang ng mga dadalo at logistic na kinakailangan para sa seminar, siya ay dapat na secure ang puwang ng kaganapan at mga kaugnay na kinakailangan. Karamihan sa mga kasunduan ay dapat pahintulutan ang tagaplano ng isang pagkakataon upang bawasan / dagdagan ang mga kinakailangan sa pagkain at inumin hanggang sa isang tiyak na bilang ng mga araw bago ang kaganapan. Gayunpaman, maraming mga kasunduan ang magtatakda kung magkano ang kanilang pahihintulutan ng isang grupo na mabawasan ang mga dami, kaya mahuhulaan nang maayos.

07 Gumawa ng Komunikasyon at Materyales sa Kaganapan

Ito ay isang bagay na maaaring may kasangkot sa ilang tagaplano, samantalang ang iba ay hindi. Mahalaga, ang ilang tagaplano ng pulong ay responsable para sa bawat isa sa mga sumusunod:

• Paglikha ng mga imbitasyon sa kaganapan
• Agenda ng pag-print at iba pang materyal
• Pag-secure ng mga regalo / raffle
• Paggawa ng mga badge ng pangalan
• Pagpapadala ng signage ng kaganapan at pagpapakita

08 Magtrabaho nang malapit sa Host ng Kaganapan upang Magtapos ng Logistics

Bago ang kaganapan, may ilang mahahalagang hakbang na nakumpleto ang tagaplano ng pulong bago ang kaganapan. Kabilang dito ang kinukumpirma ang mga sumusunod:

• Mga nagsasalita ng kaganapan
• Kailangang A / V ng Kaganapan
• Bilang ng attendee ng kaganapan
• Mga tungkulin at responsibilidad ng host
• Kailangan ng mga materyales sa kaganapan (tingnan ang maraming beses)

09 Setup ng Kaganapan

Maging sigurado na pahintulutan ang oras sa iskedyul ng BEO para sa pag-setup ng kaganapan, at inirerekomendang mag-abot ng humigit-kumulang dalawang oras bago ang kaganapan.

Tip: Kung ang seminar ay naka-iskedyul sa umaga, hilingin ang contact ng mga benta ng lugar upang payagan ang iyong grupo na mag-set up ng gabi bago (ngunit huwag mag-iwan ng anumang bagay na mahalaga sa pampublikong site).

Ang lahat ng mga kaganapan sa kaganapan, handouts, signage, display, mga regalo, mga talahanayan ng pagpaparehistro, mga badge ng pangalan at higit pa ay dapat na handa para sa kaganapan.

Babala: Ang mga tagapagsalita minsan ay nagbabago ng mga slide sa gabi bago at nagbibigay ng mga bagong presentasyon na kailangang idagdag sa punto ng kapangyarihan 10 minuto bago ang kaganapan.

10 Pagpapatupad ng Kaganapan

Pagkatapos mong maghanda, oras na para sa seminar. Asahan ang mga sumusunod:

• Ang ilang mga dadalo ay laging dumating nang maaga.
• Ang ilang mga dadalo ay laging dumating sa huli.
• Mayroong madalas na ilang mga teknikal na glitch.