Paano Sumulat ng mga Kahilingan para sa mga RFP at RFQ

Ngayon na iyong sinuri ang iyong mga kinakailangan sa negosyo at nakumpleto ang iyong paghahanap sa vendor, ikaw ay handa na upang simulan ang karne-at-patatas ng proseso ng pagpili ng vendor. Ang isang mahusay na nakasulat na kahilingan para sa proposal (RFP) o kahilingan para sa panipi (RFQ) ay ang susi sa pagpili ng pinakamahusay na vendor sa pinakamahusay na halaga para sa iyong kumpanya. Ang pagsusulat ng alinman ay hindi mahirap kung nauunawaan mo ang mga layunin at pag-andar ng dokumento.

Magpasya kung Aling Sumulat

Isang RFP ay ginagamit kung ang kalidad, serbisyo, o ang pangwakas na produkto ay naiiba mula sa bawat vendor na tumutugon.

Isang RFQ ay ginagamit para sa mga kalakal, simpleng serbisyo, o direkta / di-komplikadong mga bahagi na may kaunti o walang silid para sa pagkita ng produkto o serbisyo sa pagitan ng pagtugon sa mga nagtitinda. Maaaring kabilang sa mga punto sa pakikipagkasundo ang mga iskedyul ng paghahatid, mga opsyon sa packaging, atbp

Ang mga layunin ng alinman sa dokumento ay dapat kabilang ang:

• Pagkuha ng mga detalyadong panukala upang masuri ang tugon ng bawat vendor upang ang pinakamahusay na interes ng iyong kumpanya ay matutugunan sa lahat ng larangan.
• Leveraging ang mapagkumpitensya na katangian ng proseso ng pagpili ng vendor upang makipag-ayos ng posibleng pinakamahusay na pakikitungo.
• Tinitiyak na ang mga interes ng lahat ng mga stakeholder sa loob ng iyong kumpanya ay matugunan at naabot ang isang pinagkasunduan.
• Paglalagay ng iyong kumpanya sa kontrol ng buong proseso ng pagpili ng vendor at pagtatakda ng mga panuntunan sa pagpili sa harap.
• Pagbuo ng pakikipagsosyo sa pagitan mo at ng vendor mula mismo sa simula.

Pagbubuo ng RFP o RFQ

Ang RFP o RFQ ay dapat na nakabalangkas sa isang paraan na malinaw at malinaw na nagpapakita ng iyong mga pangangailangan sa vendor. Ang bawat dokumento ay magkakaiba depende sa uri ng kumpanya at produkto na iyong hinahanap, ngunit mayroong ilang mga karaniwang seksyon na dapat isama sa anumang tipikal na RFP o RFQ. Ipasadya ang bawat seksyon para sa iyong mga indibidwal na pangangailangan:

1. Mga detalye ng pagsusumite dapat isama ang mga deadline, address ng iyong kumpanya, at isang contact person para sa mga tanong at paglilinaw.
2. Isang panimula at eksaktong buod ay dapat na ang huling seksyon na nakasulat matapos ang buong dokumento ay tapos na. Nagbibigay ito ng mga prospective na vendor na may maikling pangkalahatang-ideya ng iyong kumpanya at mga kinakailangan para sa iyong produkto o serbisyo.
3. A Pangkalahatang-ideya ng negosyo at background dapat ilarawan ang iyong negosyo, produkto, at sektor ng merkado. Ito ay makakatulong sa mga prospective na vendor na maunawaan ang mga pangangailangan na sinusubukan mong punan.
4. Ang detalyadong mga pagtutukoy ay dapat na ang pinakamahabang seksyon ng dokumento. Para sa isang RFP, ito ay naglalaman ng mga sukat at mga kinakailangang may kinalaman na magpapalakas ng desisyon sa pagpili. Para sa isang RFQ ang seksyon na ito ay dapat magbigay ng mga panukalang dami na iyong hinahanap sa tugon ng nagbebenta. Halimbawa ng criterion ay maaaring isama ang mga guhit ng produkto, mga paghahatid sa engineering, mga antas ng serbisyo, mga milestone, mga paghahatid at mga takdang panahon, mga kinakailangan sa teknikal o negosyo, pag-andar ng software, at mga kinakailangan sa hardware.
5. Mga pagpapalagay at mga hadlang Ang mga vendor na kailangang maalaman ay dapat na nakalista sa seksyon na ito. Ang pagkabigong maging tahasan at maaga sa vendor ay magbubukas ng pinto upang muling pag-aayos ng kasunduan sa susunod na panahon at ang posibilidad ng pag-strain ng kaugnayan mo sa iyong vendor. Kasama sa mga posibleng paksa ang mga gastusin sa paglalakbay, mga gastos sa pag-upgrade / pagbabago, mga karapatan sa paglilisensya, atbp.
6. Anuman mga tuntunin at kundisyon ng kontrata ay dapat na nakalista upang ang vendor ay gumawa ng isang patas at matapat na tugon. Ang mga ito ay maaaring kabilang ang mga opsyon sa pagpopondo, haba ng kontrata, mga pagpipilian sa pag-renew, mga garantiya, mga parusa sa paghahatid, mga antas ng serbisyo, atbp.
7. Ang pangwakas na seksyon ay dapat na isang pangkalahatang-ideya ng pamantayan ng pagpili gagamitin mo upang gawin ang iyong desisyon. Pinipili ng ilang mga kumpanya na panatilihing kompidensyal ang impormasyon na ito, habang ang ibang mga kumpanya ay naniniwala na makakatulong ito sa mga prospective na tagapagtutok na tumuon sa kung ano ang mahalaga sa iyong kumpanya.

Ipamahagi sa mga Vendor

Sa wakas, gumawa ng isang cover letter at magpadala ng mga kopya ng iyong RFP o RFQ sa bawat isa sa mga vendor na pinili mo sa panahon ng iyong proseso sa paghahanap. Tiyaking kasama ang naaangkop na impormasyon ng contact upang magbigay ng tulong sa anumang vendor na nangangailangan nito.