Paano Sumulat ng Kahilingan para sa Panukala o RFP

Ang isang kahilingan para sa panukala, kung minsan ay tinatawag na isang RFP o RFQ ("kahilingan para sa panipi"), ay isang dokumento ng mga isyu ng kumpanya kapag nais itong bumili ng isang produkto at nais niyang gawin ang mga pagtutukoy nito na magagamit sa publiko. Ito ay karaniwang ang kaso kapag maraming mga kumpanya ay mag-bid sa trabaho at ang RFP ay nag-aanyaya ng mas mapagkumpitensyang mga presyo. Subalit, kung hindi mo ihanda ang tama ng RFP, ang iyong pagsisikap ay maaaring gumawa ng mga bid na pag-aaksaya ng panahon, o mas masahol pa, walang mga bid. Narito kung paano pumunta tungkol sa paglikha ng isang RFP upang matiyak ang pinakamahusay na mga resulta.

Mahirap: Average

Kinakailangang oras: Ilang araw

Ang 12 Hakbang

1. Gawin mo ang iyong Takdang aralin:Alamin kung ano ang kailangan mo, kung ano ang gusto mo, at kung ano ang posible bago mo simulan ang pagsusulat ng iyong RFP. Huwag mag-isyu ng RFP para sa isang makina na maaaring makabuo ng 1,500 mga widget sa isang oras kung hindi ka pa nabili ng higit sa 25 sa isang buwan. Walang punto sa pag-isyu ng isang RFP para sa isang mataas na pinagagana ng kotse kapag ang isang mensahero ay maaaring makakuha sa pamamagitan ng trapiko tulad ng mabilis sa isang bisikleta.
2. Kilalanin ang iyong mga pangangailangan at nais: Kung nais mong bumili ng isang application na maaaring magpadala ng mga larawan sa pagitan ng punong-himpilan at iyong mga vans sa site ng trabaho, maaari mong tukuyin ang bilang ng mga larawan na kailangan mo bawat segundo, ang maximum na laki ng mga larawan na kailangan mo, at ang kinakailangang resolusyon. Habang maaaring maging maganda ang magkaroon ng mga larawang iyon sa kulay, magpasiya kung talagang kinakailangan iyon. Kung talagang nangangailangan ka ng isang tiyak na tiyak, gamitin ang mga salita tulad ng "kalooban," "ay dapat," at "kinakailangan." Ipinapahiwatig nito na ang mga ito ang mga kinakailangan. Ang mga pagtutukoy na "gusto" ay dapat makilala sa mga salitang tulad ng "may," "maaari," at "opsyonal."

1. Magpasya kung ano ang hitsura ng nagwagi: Ang mga panukala na iyong nakuha bilang tugon sa iyong RFP ay magkakaiba. Ang bawat tumutugon na kumpanya ay magkakaroon ng iba't ibang lakas at kahinaan. Ang ilan ay tumutuon sa pinakamababang gastos. Ang iba ay tumutuon sa pinakamahusay na kalidad. At ang iba ay mag-aalok ng isang kumpletong hanay ng tampok. Magpasya kung ano ang iyong hinahanap-ang pinakamababang gastos, ang pinakamabilis na paghahatid, o ilang kumbinasyon ng dalawa.
2. Ayusin ang dokumento: Ang anumang isulat mo para sa negosyo ay dapat bigyan ng isang mahusay na pag-iisip at dapat organisado. Isang outline ay isang magandang lugar upang magsimula. Sa pinakamaliit, kakailanganin mo ang mga seksyon para sa pagpapakilala, mga kinakailangan, pamantayan sa pagpili, mga takdang panahon, at mga proseso. Marami sa mga seksyong ito ang magkakaroon ng mga subseksyon.

1. Isulat ang pagpapakilala: Ito ay kung saan ipapaliwanag mo sa mga potensyal na bidder kung bakit mo inilalathala ang RFP at kung ano ang inaasahan mong makamit sa paggawa nito. Ang pagpapakilala ay maaari ring isama ang isang buod ng mga pangunahing puntos na nakuha mula sa iba pang mga seksyon, kabilang ang takdang petsa. Ang pagpapakilala ng isang RFP para sa isang sistema ng paghahatid ng imahe ay maaaring basahin ang isang bagay tulad nito: "Ang XYZ Company ay humihiling ng mga panukala para sa isang maaasahang, madaling gamitin na sistema na may kakayahang magpadala ng mga larawan mula sa pangunahing tanggapan sa mga van kahit saan sa lugar ng metropolitan. Dapat matanggap sa Lunes, Marso 5, 2007, sa 08:00 PST. "
2. Ipaliwanag ang mga kinakailangan: Ang seksyon na ito ay isa sa mga pinakamahalaga at karaniwan ay tumatagal ng pinakamaraming oras. Kailangan mong tukuyin ang sukat at kalinawan ng mga imahe na ipapadala at ang kinakailangang bilis. Maging tiyak, ngunit huwag sabihin sa mga bidders kung paano mo nais magawa ang trabaho maliban kung mahalaga iyon. Baka gusto mong masira ang bahaging ito sa mga subseksiyon. Halimbawa (a) sukat ng imahe at kalidad (b) paghahatid, na maaaring magsama ng parehong ninanais na bilis at anumang mga kinakailangan na nagpapadala ng ligtas na paghahatid (c) na nais na mga pagpipilian, kung saan maaari mong ilista ang kulay bilang isang kanais-nais na opsyon.
3. Pamantayan ng pagpili: Narito kung saan mo sinasabi sa mga bidder kung papaano mo piliin ang nanalong bid. Maaari mong ibunyag ang dami o kakaunting gusto mo. Mahusay na ideya na isama ang isang pangungusap tulad ng, "Ang nanalong bidder, kung mayroon man, ay pipiliin lamang ng paghatol ng XYZ Company." Maaari kang lumikha ng isang spreadsheet na nagbibigay-daan sa bawat bid sa isang tiyak na hanay ng mga puntos sa bawat kategorya. Pagkatapos, pumili ng isang koponan ang pinakamahusay na bid mula sa mga may tatlong pinakamataas na marka.
4. Mga Timeline: Ang seksyon na ito ay nagsasabi sa mga kumpanya kung gaano kabilis ang dapat nilang kumilos at kung gaano katagal ang inaasahang gagawin. Maging makatuwiran kapag itinakda mo ang iyong deadline. Huwag humingi ng mga panukala para sa mga kumplikadong sistema pagkatapos ay ibigay ang mga bidders ilang araw lamang upang tumugon. Bigyan ng mas maraming oras upang maghanda ng isang bid kung ang iyong RFP ay malaki, kung ang iyong nais na pagbili ay kumplikado, o kung nangangailangan ka ng isang napaka detalyadong tugon. Ito ay kung saan maaari mong sabihin sa mga bidders kung gaano katagal ang proseso ng pagsusuri kapag sila ay maabisuhan kung sila ay matagumpay, at kung gaano kabilis ang dapat nilang ihatid kung ano ang ipinangako nila.
5. Proseso: Gamitin ang seksyon na ito upang ipaliwanag kung paano gagana ang proseso-mula sa pagpapadala ng RFP sa pagbibigay ng kontrata at kapag magsimula ang gawain. Maaaring sabihin ng seksyon na ito, "Ang mga bid ay dapat bayaran sa petsa na tinukoy sa Hakbang 8 sa itaas. Ang lahat ng mga bid ay susuriin upang matiyak na natutugunan nila ang lahat ng mga kinakailangan at tumutugon. Ang lahat ng mga tumutugon na bid ay ma-iskor sa mga kategorya ng X (maaari mong pangalanan ang mga kategorya kung nais mo) at ang tatlong pinakamataas na bid ay susuriin ng koponan ng panukala upang piliin ang nanalong bidder at isang alternatibo. Ang mga negosasyon sa nanalong bidder ay inaasahang magreresulta sa isang kontrata ng award sa loob ng dalawang linggo. "
6. Magpasya kung paano magpadala ng RFP: Karamihan sa mga RFP ay ipapadala, ngunit hindi nila kailangang gawin. Maaari kang magpadala ng isang RFP sa pamamagitan ng email, o maaari mo itong i-post sa website ng iyong kumpanya. Tiyaking tiyakin lamang ang pangalan (o numero ng bid) na dapat gamitin ng mga bidder upang makilala ang RFP na sinasagot nila.
7. Magpasya kung sino ang makakatanggap ng RFP: Maaaring nakilala mo na ang mga supplier na gusto mong bilhin. Ang iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang listahan ng mga katanggap-tanggap na vendor. Kung hindi, maaari mong mahanap ang mga posibleng vendor sa pamamagitan ng iyong propesyonal na network, sa pamamagitan ng paghahanap sa online, o sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga pinagkakatiwalaang vendor ng iba pang mga materyales para sa kanilang mga rekomendasyon. Huwag limitahan ang iyong listahan ng kung sino ang tumatanggap ng iyong RFP sa mga malalaking kumpanya o nagtatag ng mga vendor. Maaari kang makakita ng mas mahusay na mga ideya at mas mahusay na pagpepresyo mula sa mas maliliit na vendor na kadalasang mas sabik sa panalong iyong negosyo.
8. I-notify ang winner: Sa sandaling makumpleto mo ang lahat ng mga hakbang sa itaas, oras na upang gawin ang hakbang at ipaalam ang panalong RFP na oras na upang sumulong sa proyekto.