Gagawin ang Organisasyon ng Matagumpay na Mga Planner sa Kaganapan

Kung ikaw ay isang corporate event planner o isang administratibong tao, ang mga pangunahing kaalaman sa pagpaplano ng kaganapan ay nangangailangan sa iyo na magkaroon ng malakas na organisasyon, komunikasyon, at mga kasanayan sa dokumentasyon. Anuman ang iyong antas ng karanasan, kahit na ang isang mahilig sa pagkamagiliw ay maaaring maglagay ng isang kamangha-manghang pangyayari sa negosyo na may kaunting pagkamalikhain at maraming samahan sa daan. Ngunit pagdating sa pagpaplano ng kaganapan, lalo na para sa abala sa mga tagaplano ng kaganapan na may higit sa isang kaganapan sa kanilang mga libro, ang pagpapanatiling organisado ay maaaring maging isang mas malaking balakid kaysa sa karamihan ng mapagtanto.

Kung Paano Manatiling Organisasyon ang Mga Planner sa Kaganapan

Ang organisasyon ay isa sa maraming mga susi sa tagumpay para sa karamihan ng mga tagaplano ng kaganapan. Hindi lamang makakapag-master ng mga kasanayan sa organisasyon ang mas kaunting stress, ngunit maaari rin itong mapahusay ang iyong pagkamalikhain bilang isang tagaplano ng kaganapan na nagpapahintulot sa iyo na makita ang mas malaking larawan at mag-isip sa labas ng kahon na alam na mayroon kang matatag na hawak sa mga detalye. Narito ang ilang mga paraan na ang matagumpay na tagaplano ng kaganapan ay mananatiling nakaayos.

Lumikha ng Mga Binder ng Kaganapan

Ang paggawa ng mga tagaplano ng kaganapan at pagpaplano ng kaganapan ay marahil ang pinaka mahusay na paraan upang manatiling organisado para sa mga seminar ng pagpaplano, kumperensya, panloob na pagsasanay, mga pulong ng ehekutibo, at lahat ng uri ng mga kaganapan. Habang ang maraming mga tagaplano ng kaganapan ay lumilipat sa higit pang mga electronic at digital na mga tool ng organisasyon, ang mga pisikal na binder ay maaaring maglingkod bilang lugar para sa pinakamahalagang kaganapan at mga detalye ng programa. Ang pagpapanatiling mahirap na mga kopya ng ilang mga dokumento, mga tala, at iba pang mga detalye ay maaaring maging isang lifesaver sa buhay ng isang kaganapan.

Sa isip, ang bawat kaganapan at / o programa ay dapat magkaroon ng sariling tagapagbalat ng aklat. Depende sa pagiging kumplikado ng iyong kaganapan, ang iyong panali ay maaaring magsama ng ilang mga seksyon, kabilang ang:

• Itinerary / Agenda
• Key na Mga Contact
• Mga Dadalo
• Komunikasyon
• Kontrata
• Mga Order ng Kaganapan sa Kaganapan
• Aliwan
• Listahan ng Tirahan / Rooming
• Mga Pagdating / Pag-alis
• Mga Aktibidad
• Mga Regalo
• Badyet
• Miscellaneous

Sa regular na pag-update ng iyong paalala sa pagpaplano ng kaganapan, madali mong maibabahagi ang impormasyon sa iyong mga panloob na kasamahan at kliyente, kahit na hindi ka nagbibigay ng maraming oras upang maghanda.

Gamitin ang Software sa Pagpaplano ng Kaganapan o Online na Imbakan ng Dokumento

Habang dapat isama ng iyong mga tagasuporta ng kaganapan ang lahat ng pinakamahalagang detalye ng bawat pangyayari sa hard copy, ang natitirang mga tala ng sanggunian, mga ideya at liham ay dapat ding manatiling organisado at magkakasama. Ngayon, maraming tagaplano ng kaganapan ang gumagamit ng pagpaplano ng kaganapan at pamamahala ng software, ngunit marami pang iba ang naghahanap sa mga online na imbakan ng mga opsyon sa file upang panatilihing nakaayos.

Ang mga online na tool tulad ng Google Drive at Dropbox ay maaaring magbigay ng organisadong lugar para sa lahat ng uri ng mga elektronikong dokumento mula sa mga spreadsheet hanggang sa mga invoice. Hinahayaan ka ng mga tool na ito na mag-upload, mag-imbak, at mag-ayos ng mga dokumento sa mga online na file at mga folder kung saan madali silang ma-access mula sa kahit saan. Maaari mong buksan ang mga dokumento sa iyong laptop, smartphone, o tablet. Maaari mo ring madaling i-attach ang mga file na iyon sa mga email o ibahagi ang dokumento sa mga kasamahan, vendor, at kliyente. Maaari itong maging ang perpektong solusyon ng organisasyon para sa mga tagaplano ng kaganapan na palaging on the go.

Ang Bottom Line ng Organisasyon

Sa wakas, kung paano mo ayusin ang iyong mga dokumento, mga tala, at mga liham ay nakasalalay sa iyo. Ang bawat tagaplano ng kaganapan ay may iba't ibang sistema na gumagana para sa kanila at sa kanilang mga kaganapan. Ang pinakamahalagang kadahilanan ay dapat palaging magiging daan at pagiging handa ng impormasyon. Kaya siguraduhin na ang anumang sistema na iyong ginagamit, maaari mong mabilis at madaling mahanap ang impormasyon na iyong hinahanap.