Mga Istratehiya Para sa Pag-optimize ng Mga Account na Bayarin

Para sa maraming mga negosyo, ang mga account na pwedeng bayaran ay hindi makakuha ng maraming pansin maliban kung may mali. Gayunpaman, maraming nakakuha mula sa mga account na pwedeng bayaran na mahusay na tumakbo. Sa kabaligtaran, mayroong maraming mga problema na maaaring dumating mula sa isa na lamang limping kasama. Ang kagawaran na ito ay madalas na may malaking epekto sa daloy ng cash ng negosyo, at may mga pagkakataon na maaaring makuha o nawala mula sa paggamit ng mga kasunduan sa pagbabayad sa mga supplier.

Ang isang well-run account na pwedeng bayaran ay dapat magamit ang mga diskwento sa volume at mga diskuwento sa pagbabayad ng maaga pati na rin ang pagtukoy ng pinakamahusay na paraan upang mapanatili ang pinakamabisang salapi sa isang negosyo para sa iba pang mga gastusin at pamumuhunan. Dapat ding matiyak ng departamento na ito na ang mga tagatustos ay nakakatugon sa kanilang mga obligasyon batay sa mga kasunduan at kontrata, kaya kung hindi natutugunan ang mga pamantayan ng kalidad o kalidad, ang mga isyu ay nalutas at angkop na mga pagkilos sa pagwawasto.

Problema sa Mga Karaniwang Account Payable

Bagaman mayroong maraming mga pagkakataon para sa pagputol ng mga gastos at pagpapalaya ng pera, mayroon ding mga bilang ng mga hadlang na kinakaharap ng mga negosyo kapag sinusubukang makamit ang mga layuning ito. Napag-alaman ng Pag-aaral sa Pag-aaprubahang May-akda ng 2014 ng Canon na ang pagproseso ng papel ay isa sa mga pinakamalaking mapagkukunan ng mga problema para sa maraming mga organisasyon, sa oras na kinakailangan upang harapin ang pag-invoice ng papel bilang pinakamalaking isyu. Ang iba pang mga pangunahing mapagkukunan ng pag-aalala ay:

• Tinitiyak na ang mga pagbabayad ay ginawa sa oras
• Pag-stream ng proseso ng pag-apruba ng invoice
• Pagkuha ng pinakamahusay na mga tuntunin ng pagbabayad sa mga supplier at siguraduhin na ang mga obligasyon ay natutugunan sa magkabilang panig
• Pagharap sa iba't ibang mga accounting ng supplier at mga sistema ng pag-invoice
• Pagre-record at pag-verify ng seguridad ng data at mga transaksyon

Marami sa mga isyu na nakalista ay nagiging mas malala o nilikha ng isang pag-uumasa sa papel na pag-i-invoice. Ang nawalang gawaing isinusulat ay isang madalas na problema sa maraming mga organisasyon, na humahantong sa mga huli o hindi nakuhang mga pagbabayad. Bukod pa rito, habang ang maraming mga negosyante ay interesado sa pag-digitize ng kanilang mga gawaing papel, ang karamihan ng mga supplier ay nagpapadala pa rin ng mga papeles ng papel o mga pagpapadala ng mga ito sa pamamagitan ng fax.

Karamihan sa mga maliliit na negosyo ay may hawak na kanilang sariling mga account na pwedeng bayaran ang mga gawaing papel, at marami sa mga ito ay ginagawa nang manu-mano Dahil ang ilang mga supplier ay nakabukas sa elektronikong pagsingil, karamihan sa mga organisasyon ay gumagasta ng malaking bilang ng mga tauhan na manu-manong nagpasok ng data at lumilikha ng mga digital na kopya ng dokumentasyon.

Ang paggamit ng dokumentasyon ng papel ay kadalasang nagpapabagal sa proseso ng pag-apruba ng invoice dahil ang mga kopya ay kailangang isagawa at ihahatid sa naaangkop na mga miyembro ng pamamahala para sa pagsusuri. Kapag ang papeles ay hindi madaling ma-access o magagamit sa isang digital na format, ito ay isang hamon upang pag-aralan ang data at tiyakin na ang mga pinakamahusay na mga kasunduan sa pagbabayad ay nakuha at ang mga obligasyon ay natutugunan. Sa oras at maagang pagbabayad ng mga kasunduan sa diskwento ay maaaring madaling mawawala kung ang mga negosyo ay hindi makakapagbayad kapag sila ay kinakailangan, kaya ang mga isyu na may kaugnayan sa mga gawaing isinusulat ay maaaring magastos.

Mga Pagpapabuti at Pag-optimize

Dahil sa ang katunayan na ang isang bilang ng mga isyu na may kaugnayan sa wastong pagpapatakbo ng mga account na pwedeng bayaran ang mga kagawaran ay nagmumula sa parehong mga sanhi ng ugat, mayroon ding ilang mga pagsasaayos na maaaring gawin ng mga organisasyon na mag-aalaga ng maraming mga alalahanin sa parehong oras. Tatlo sa mga pinaka-epektibong paraan na maaaring i-streamline ng mga negosyo ang kanilang mga account na pwedeng bayaran ang mga proseso ng kagawaran ay:

• Gamitin ang pagkilala ng pagkilala ng character upang i-digitize ang mga papeles
• Samantalahin ang mga online na portal na naa-access sa mga supplier
• Lumikha ng mga workflow ng pamamahala

OCR

Habang ang maraming mga kumpanya ay madalas na samantalahin ang mga scanner upang lumikha ng mga digital na kopya ng mga papeles, ito ay karaniwang nagsasangkot lamang ng paglikha ng isang imahe ng isang dokumento na naka-save sa isang computer. Nangangahulugan ito na ang impormasyon ay kailangan pa rin na maipasok nang mano-mano sa isang database, kaya habang ang pagkawala ng mga talaan ay mas mababa sa isang isyu, ito ay pa rin ang pag-ubos.

Ang pagkilala ng pagkilala ng character, o OCR, ay nagsasangkot ng pag-scan ng isang dokumento at pagkuha ng data mula rito. Maaaring awtomatikong maidagdag ang data na ito sa isang database o spreadsheet. Ang proseso ng OCR ay tumutulong upang mabawasan ang isyu ng mga error sa pag-input ng manu-manong data at pinapayagan ang impormasyon na ipasok sa lalong madaling natanggap ang mga papeles. Ang OCR ay tumatagal ng tungkol sa parehong oras para sa isang empleyado bilang pag-scan ng isang dokumento upang lumikha ng isang file ng imahe, at sa pangkalahatan ay hindi nangangailangan ng anumang dagdag na mga hakbang. Per Gartner, may mga organisasyon na makakapag-post ng 80 porsiyento o higit pa sa kanilang mga invoice nang walang isang empleyado na kailangang direktang kasangkot.

Supplier Portal

Ang pag-stream ng proseso para sa pagpasok ng mga invoice at data sa isang sentralisadong sistema ay maaaring magawa ang mga negosyo upang lumikha o samantalahin ang isang online na portal na nagbibigay-daan sa isang negosyo at mga supplier nito na subaybayan ang mga order, tumingin sa mga invoice at makita kung kailan ginawa ang mga pagbabayad. Ang paggawa ng data na ito sa isang bilang ng mga indibidwal sa isang organisasyon ay maaaring makatulong na matiyak na ang mga account na pwedeng bayaran ay may wastong pangangasiwa, at makatutulong ito na pabilisin ang oras na kinakailangan upang aprubahan ang mga invoice. Ang pagpapaalam sa mga supplier sa pag-access sa portal ay nagbibigay-daan sa mga negosyong ito na magsumite ng mga invoice at subaybayan ang mga pagbabayad gayunpaman maipabatid ng anumang mga isyu sa mga natanggap na suplay o mga isyu sa pag-i-invoice.

Magtatag ng Mga Daloy ng Trabaho at Proseso

Gayunpaman ang isang organisasyon ay nagpasiya na mahawakan ang kanilang mga pagsisikap sa pamamahala ng data, mahalaga na mayroong isang itinatag na proseso sa lugar para sa pamamahala ng mga account at pagbabayad. Ito ay nagbibigay-daan sa mga negosyo upang matiyak na ang mga operasyon ay nagtatrabaho at malaman ang mga alternatibo kung sila ay masalimuot o humantong sa mga error o mga pagkaantala.Ayon sa Deloitte, ang mga prosesong ito ay dapat na detalyado kung ano ang ginagawa ng mga account na pwedeng bayaran ang mga ito kapag ito ay tumatanggap ng isang invoice, kung paano ang data ay input at ibinahagi at kung ano ang proseso para sa pagkuha ng mga invoice naaprubahan.

Dapat ding maging patnubay para sa pagtukoy ng mga pinakamahusay na paraan ng pagharap sa pagbabayad ng iba't ibang uri ng mga supplier.

Habang ang maraming mga supplier ay nag-aalok ng diskuwento para sa pagbabayad sa loob ng 30 o 90 araw, maaaring hindi ito nagkakahalaga ng diskwento kung ang paggawa nito ay nagpipigil sa daloy ng cash ng isang organisasyon. Mahalaga rin na may paraan upang ma-verify na kapwa ang kumpanya at mga supplier ay nakakatugon sa mga reseta ng isang kontrata o kasunduan. Ang pagtataguyod ng mga daloy ng trabaho para sa pagharap sa mga isyung ito ay makatutulong sa mga organisasyon na gumawa ng tamang mga pagpili.

Kapag ang mga supplier ay hindi naghahatid ng oras, sa sapat na halaga o naaangkop na dami ng stock, ang mga kumpanya ay hindi maaaring magbayad ng mga invoice hanggang sa malutas ang mga bagay na ito. Ang isang workflow ay maaaring maging kritikal sa pagtatag ng kung ano ang dapat gawin kapag lumitaw ang mga isyung ito. Bukod pa rito, kailangan ding gawin ang mga pagbabayad sa mga supplier sa oras upang maiwasan ang pagkawala ng mga diskwento o pagdudulot ng mga parusa para sa mga late payment. Ang bawat kasunduan ng tagapagtustos ay kailangang dokumentado at na-update habang nagbabago ang mga bagay, at dapat tiyakin ng mga proseso na naaangkop ang bawat account.

Ang paglikha ng mga workflow ay maaari ring makatulong sa isang kumpanya:

Outsourcing

Ang mga rekord sa pag-digitize, pagpapatupad ng OCR at paggamit ng isang portal na may access sa mga supplier ay maaaring hindi isang bagay na kinakailangan para sa mga mas maliit na negosyo, ngunit hindi dapat ipalagay ng mga organisasyon na ang gastos ay maiiwasan ang isang negosyo upang mapakinabangan ang mga ito. Habang ang gastos ng pag-set up at pagpapanatili ng mga electronic system ay maaaring humahadlang para sa maraming maliliit at katamtamang mga sized na organisasyon, ang paggawa nito sa bahay ay madalas na hindi kinakailangan. Mayroong iba't ibang mga nagbibigay ng ikatlong partido na maaaring i-outsource ng mga organisasyon ang mga gawaing ito.

Ang mga organisasyon ay maaaring makakuha ng outsourced na tulong para sa lahat ng bagay mula sa pag-set up ng isang proseso ng OCR upang matulungan ang isang kumpanya na lumikha ng mga daloy ng trabaho para sa pagsusuri ng mga kontrata ng supplier.

Bagaman hindi maaaring makalakad ng mga organisasyon ang mga gastos sa pagpapatupad ng iba't ibang mga sistemang IT sa kanilang sarili, ang pagkakaroon ng ikatlong partido na hawakan ang mga ito ay kadalasang napaka-abot-kayang. Kakailanganin ng mga negosyo na ihambing ang mga gastos sa paggamit ng mga partido sa labas upang bumuo ng mga sistemang ito laban sa potensyal na pagtitipid at halaga ng pagpapalabas ng cash, ngunit ang pag-outsourcing ay nagpapahintulot sa mga samahan na samantalahin ang teknolohiya at mga system na kadalasang mahal.

• Tiyakin na ang mga order sa pagbili ay nilikha para sa bawat bagong order
• Tiyakin na ang mga invoice ay tumutugma sa mga produkto na natanggap at nakakatugon sa mga kasunduan sa kontraktwal
• Suriin ang mga tala upang matiyak na ang mga pagbabayad ay ginawa, na ang mga ito ay ginawa sa oras at na sila ay hindi nadoble
• Tukuyin ang pinakamahusay na paraan ng pagbabayad ng mga invoice, tulad ng sa pamamagitan ng EFT o credit card, upang mabawasan ang mga bayarin