Tutorial ng Baguhan sa Bookkeeping

01 Dapat mong gamitin ang Single or Double Entry Bookkeeping?

Ang pag-bookkeeping ng Single-Entry ay kagaya ng pagsunod sa iyong rehistro ng tseke. Nag-record ka ng mga transaksyon habang binabayaran mo ang mga bill at gumawa ng mga deposito sa account ng iyong kumpanya. Ito ay gumagana lamang kung ang iyo ay isang maliit na kumpanya na may mababang dami ng mga transaksyon.

Kung ang iyong kumpanya ay may anumang sukat at kumplikado, nais mong mag-set up ng isang double-entry na sistema ng pag-bookkeep. Dalawang entry, hindi bababa sa, ay ginawa para sa bawat transaksyon. Ang isang debit ay ginawa sa isang account at isang credit ay ginawa sa isa pang accounting. Iyon ang susi sa accounting ng double-entry.

02 Dapat mong gamitin ang Cash o Accrual Accounting?

Ang isa sa mga unang desisyon na kailangan mong gawin kapag nag-set up ng iyong sistema ng pag-book ng pera ay kung gumamit ka ng isang cash o accrual accounting system. Kung ikaw ay nagpapatakbo ng isang maliit, isang tao na negosyo mula sa bahay o kahit na isang mas malaking pagkonsulta sa isang opisina ng isang tao, baka gusto mong manatili sa cash accounting. Kung gumamit ka ng cash accounting, itinatala mo ang iyong transaksyon kapag ang pera ay aktwal na nagbabago ng mga kamay. Ang pera ay maaaring maging anumang bagay mula sa aktwal na pera sa electronic funds transfer. Kung minsan ang mga kumpanya ay magsisimula ng kanilang negosyo gamit ang cash accounting at lumipat sa accrual accounting habang lumalaki sila.

Kung ikaw ay magbibigay ng credit sa iyong mga kostumer o kung ikaw ay humiling ng kredito mula sa iyong mga supplier, kailangan mong gumamit ng isang sistema ng accounting ng aksidente. Sa paggamit ng accrual accounting, nagrekord ka agad ng mga pagbili o benta, kahit na ang pera ay hindi nagbabago ng mga kamay hanggang sa ibang pagkakataon, tulad ng sa mga Account na Payable o Accounts Receivable.

03 Mga Pangunahing Kaalaman - Pag-unawa sa mga Asset, Liability, at Equity

Bago mo i-set up ang iyong bookkeeping system, kailangan mong maunawaan ang mga pangunahing account ng kompanya - mga asset, pananagutan, at katarungan. Ang mga asset ay ang mga bagay na iyon ng kumpanya nagmamay-ari tulad ng imbentaryo at mga account receivable nito. Ang mga pananagutan ay ang mga bagay na iyon ng kumpanya owes tulad ng utang nila sa kanilang mga supplier (maaaring bayaran ang mga account), mga pautang sa bangko at negosyo, mga mortgage, at iba pang utang sa mga aklat. Ang katarungan ay ang pagmamay-ari ng may-ari ng negosyo at sinumang namumuhunan sa kompanya.

Pagbabalanse sa Mga Aklat

Upang balansehin ang iyong mga libro, kailangan mong panatilihing maingat na masubaybayan ang mga item na ito at siguraduhin na ang mga transaksyon na nakikitungo sa mga asset, pananagutan, at katarungan ay maayos na naitala at nasa tamang lugar. May isang susi formula na maaari mong gamitin upang matiyak na ang iyong mga libro laging balanse. Ang formula na iyon ay tinatawag na equation ng accounting:

Asset = Liability + Equity

Ang equation sa accounting ay nangangahulugan na ang lahat ng pagmamay-ari ng negosyo (mga asset) ay balanse laban sa mga claim laban sa negosyo (pananagutan at katarungan). Ang mga pananagutan ay mga paghahabol batay sa kung ano ang utang mo sa mga vendor at nagpapahiram. May nagmamay-ari ang mga may-ari ng negosyo laban sa natitirang mga asset (equity).

Mga Tala sa Aklat ng Paunang Pag-uugnay sa Accounting Equation

Tingnan natin ang mga ari-arian, pananagutan, at katarungan upang magkakaroon ka ng ganap na pang-unawa sa kung ano ang binubuo ng bawat isa.

• Mga asset: Kung titingnan mo tingnan mo ang format ng isang balanse, makikita mo ang mga account ng asset, pananagutan, at equity. Karaniwang magsisimula ang mga account ng asset sa cash account at sa mabubuting account ng securities. Pagkatapos, ang mga imbentaryo ng mga account na maaaring tanggapin, at mga fixed asset tulad ng lupain, gusali, at planta at kagamitan ay nakalista. Ang mga nasasalat na ari-arian. Maaari mo talagang pindutin ang mga ito. Ang mga kumpanya ay mayroon ding mga hindi madaling unawain na mga ari-arian tulad ng tapat na kalooban ng customer.
• Mga pananagutan: Ang mga account sa pananagutan sa isang balanse ay kasama ang parehong kasalukuyang at pangmatagalang pananagutan. Kasalukuyang pananagutan ay kadalasang mga account na pwedeng bayaran at accruals.Ang mga kabayaran ay karaniwang kung ano ang utang ng negosyo sa mga tagatustos nito, mga credit card, at mga pautang sa bangko. Ang mga accrual ay binubuo ng mga buwis na inutang kabilang ang inutang na buwis sa buwis at pederal, estado, panlipunang seguridad, at buwis sa Medicare sa mga empleyado na karaniwang binabayaran quarterly.
• Equity: Kasama sa mga equity account ang lahat ng mga claim na may mga may-ari laban sa kumpanya. Maliwanag, ang may-ari ng negosyo ay may isang pamumuhunan, at maaaring ito ang tanging puhunan sa kompanya. Kung ang kumpanya ay nakuha sa iba pang mga pamumuhunan, na itinuturing din dito.

04 Mga Pangunahing Kaalaman sa Pahayag ng Kita - Kita, Mga Gastusin, Gastos

Kung titingnan mo ang sheet na balanse sa Hakbang 4, matutunan mo ang tungkol sa mga asset, pananagutan, at katarungan. Kung lumipat ka sa pahayag ng kita, natutunan mo ang tungkol sa kita, gastos, at mga gastos.

Ang kita ay ang lahat ng kita ng isang negosyo na natatanggap sa pagbebenta ng mga produkto o serbisyo nito. Ang mga gastos, na tinatawag ding gastos ng mga kalakal na ibinebenta, ay ang lahat ng pera na ginugugol ng negosyo upang bilhin o i-produce ang mga kalakal o serbisyo na ibinebenta nito sa mga customer nito. Ang mga account ng Pagbili ay sumusubaybay sa mga binili ng mga bagay. Ang mga gastos ay ang lahat ng pera na ginugol upang patakbuhin ang kumpanya na hindi partikular na nauugnay sa isang produkto o serbisyo na ibinebenta. Ang isang halimbawa ng isang gastos sa account ay Salaries at Wages.

Ang isang bookkeeper ay may pananagutan sa pagtukoy sa mga account kung saan dapat maitala ang mga transaksyon. Halimbawa, kung ang negosyo ay gumagawa ng cash sale sa isang customer at ang iyong negosyo ay gumagamit ng bookkeeping ng double-entry, itatala mo ang cash na natanggap sa account ng asset na tinatawag na Cash at ang sale ay itatala sa account ng kita na tinatawag na Sales. Narito ang isa pang halimbawa ng isang bookkeeping entry para sa isang cash sale. Ang isang ito ay nagtatapon sa isa pang variable - kung ano ang dapat gawin ng bookkeeper kapag ang buwis sa pagbebenta ay kasangkot.