Ang Matagumpay na Vendor Selection Process

Ang proseso ng pagpili ng vendor ay maaaring maging isang napaka-kumplikado at emosyonal na pagsasagawa kung hindi mo alam kung paano papalapit ito mula sa simula. Narito ang limang hakbang upang matulungan kang piliin ang tamang vendor para sa iyong negosyo. Ipapakita sa iyo ng gabay na ito kung paano i-aralan ang iyong mga kinakailangan sa negosyo, maghanap ng mga prospective na vendor, pamunuan ang koponan sa pagpili ng nanalong vendor at magbigay sa iyo ng pananaw sa mga negosasyon sa kontrata at maiwasan ang mga pagkakamali sa pag-uusap.

Pag-aralan ang Mga Kinakailangan sa Negosyo

Bago ka magsimulang magtipon ng data o magsagawa ng mga panayam, tipunin ang isang pangkat ng mga taong may interes sa partikular na proseso ng pagpili ng vendor. Ang unang gawain na kailangan ng tagapamagitan ng pagpili ng vendor ay upang tukuyin, sa pamamagitan ng pagsulat, ang produkto, materyal o serbisyo na iyong hinahanap para sa isang vendor. Susunod, tukuyin ang mga kinakailangan sa teknikal at negosyo. Gayundin, tukuyin ang mga kinakailangan sa vendor. Sa wakas, i-publish ang iyong dokumento sa mga lugar na may kaugnayan sa proseso ng pagpili ng vendor na ito at hilingin ang kanilang input.

Pag-aralan ng koponan ang mga komento at lumikha ng isang pangwakas na dokumento. Sa buod:

1. Magtipon ng isang koponan ng pagsusuri
2. Tukuyin ang produkto, materyal o serbisyo
3. Tukuyin ang mga kinakailangan sa teknikal at negosyo
4. Tukuyin ang mga kinakailangan sa vendor
5. Mag-publish ng isang dokumento na kinakailangan para sa pag-apruba

Paghahanap ng Vendor

Ngayon na mayroon ka ng kasunduan sa mga kinakailangan sa negosyo at vendor, dapat na magsimula ang koponan ngayon upang maghanap ng mga posibleng vendor na makakapagbigay ng materyal, produkto o serbisyo. Ang mas malaki ang saklaw ng proseso ng pagpili ng vendor ang mas maraming mga vendor na dapat mong ilagay sa talahanayan. Siyempre, hindi lahat ng mga vendor ay nakakatugon sa iyong mga minimum na pangangailangan at ang koponan ay kailangang magpasya kung aling mga vendor ang iyong hahanapin ng karagdagang impormasyon. Susunod, magsulat ng isang Kahilingan para sa Impormasyon (RFI) at ipadala ito sa mga napiling vendor.

Panghuli, pag-aralan ang kanilang mga sagot at pumili ng isang maliit na bilang ng mga vendor na gagawin ang "Maikling Listahan" at magpatuloy sa susunod na round. Sa buod:

1. Magtipon ng isang listahan ng mga posibleng vendor
2. Pumili ng mga vendor upang humiling ng karagdagang impormasyon mula sa
3. Sumulat ng kahilingan para sa impormasyon (RFI)
4. Suriin ang mga tugon at lumikha ng isang "maikling listahan" ng mga vendor

Kahilingan para sa Panukala (RFP) at Kahilingan para sa Sipi (RFQ)

Ang mga kinakailangan sa negosyo ay tinukoy, at mayroon kang isang maikling listahan ng mga vendor na gusto mong suriin. Panahon na ngayon na magsulat ng isang Kahilingan para sa Panukala o Kahilingan para sa Sipi. Alinmang format ang magpapasya mo, ang iyong RFP o RFQ ay dapat maglaman ng mga sumusunod na seksyon:

1. Mga detalye ng pagsusumite
2. Panimula at eksaktong buod
3. Pangkalahatang-ideya ng negosyo at background
4. Detalyadong mga pagtutukoy
5. Mga pagpapalagay at mga hadlang
6. Mga tuntunin at kundisyon
7. Pamantayan ng pagpili

Pagsusuri ng Proposal at Pagpili ng Vendor

Ang pangunahing layunin ng yugtong ito ay upang mabawasan ang damdamin ng tao at pagpoposisyon sa pulitika upang makarating sa isang desisyon na nasa pinakamainam na interes ng kumpanya. Maging masinsinan sa iyong pagsisiyasat, humingi ng input mula sa lahat ng mga stakeholder at gamitin ang sumusunod na pamamaraan upang mamuno sa koponan sa isang pinag-isa na desisyon sa pagpili ng vendor:

1. Preliminary review ng lahat ng mga panukala sa vendor
2. Magrekord ng mga kinakailangan sa negosyo at mga kinakailangan sa vendor
3. Magtalaga ng halaga ng kahalagahan para sa bawat pangangailangan
4. Magtalaga ng isang halaga ng pagganap para sa bawat pangangailangan
5. Kalkulahin ang kabuuang marka ng pagganap
6. Piliin ang nanalong vendor

Istratehiya sa Negosasyon ng Kontrata

Ang huling yugto sa proseso ng pagpili ng vendor ay pagbuo ng isang diskarte sa negosasyon sa pag-aayos. Tandaan, gusto mong "partner" sa iyong vendor at hindi "dalhin ang mga ito sa mga cleaner." Repasuhin ang iyong mga layunin para sa iyong pakikipag-ayos ng kontrata at plano para sa mga negosasyon na sumasakop sa mga sumusunod na bagay:

1. Ilista ang iyong mga priyoridad kasama ang mga alternatibo
2. Alamin ang pagkakaiba sa pagitan ng kailangan mo at kung ano ang gusto mo
3. Alamin ang iyong bottom line, kaya alam mo kung kailan lumakad palayo
4. Tukuyin ang anumang mga limitasyon at mga huwaran ng oras
5. Tayahin ang mga potensyal na pananagutan at panganib
6. Kumpidensyal, di-kumpitensiya, resolusyon ng pagtatalo, mga pagbabago sa mga kinakailangan
7. Gawin din ito para sa iyong vendor (ibig sabihin, maglakad nang isang milya sa kanilang mga sapatos)

Kontrata ng Pag-aayos ng Negosasyon

Ang pinakamaliit na pagkakamali ay maaaring pumatay ng isang produktibong proseso ng negosasyon sa pag-uusap. Iwasan ang mga pagkakamali ng negosasyon sa pag-uusap at iwasan ang pagpigil sa isang proseso ng negosasyon sa kontrata