Paano Sumulat ng isang Nonprofit Taunang Ulat

Kahit na ang mga nonprofit ay nag-uulat sa IRS sa kanilang taunang 990, alam din nila na dapat silang gumawa ng isang publikasyon na nagpapakita ng kanilang mga nagawa sa kanilang mga tagasuporta at sa pangkalahatang publiko.

Ang isang taunang ulat ay maaaring makatulong sa iyo na ipakita ang iyong mga kabutihan sa kasalukuyan at sa hinaharap na mga donor, linangin ang mga bagong pakikipagsosyo at magbigay ng pagkilala sa mga mahahalagang tao.

Gayunpaman, ang mga hindi pangkalakal ay madalas na nakikipagpunyagi sa dapat na isama sa taunang ulat at kung ano ang dapat iwanang.

Ang mga taunang ulat ay nagbago rin nang malaki sa paglipas ng panahon.

Sa sandaling malalimang mga polyeto na nakasulat sa wikang maunawaan lamang ng mga tagaloob, ang mga taunang ulat ay nagsasalita na ngayon sa isang mas malawak na grupo ng mga tao at gumagamit ng madaling maunawaan ang teksto kasama ang maraming iba pang mga larawan at infographics.

Ang mga taunang ulat ay nagmumula sa lahat ng mga format, laki, at mga presentasyon. Maraming naka-post sa mga website sa halip na naka-print at ipapadala. Ang isang taunang ulat ay maaaring isang video, isang postkard, o isang slideshow. Maraming mga taunang ulat ang naging kaso ng hindi pangkalakal para sa suporta, upang i-frame ang isang kampanyang pangangalap ng pondo.

Ang mga taunang ulat ay hindi maaaring tawaging iyan. Maaari silang maging isang "ulat sa aming komunidad" o isang "tawag sa pagkilos." Madalas nilang gamitin ang mga tema upang maisaayos ang impormasyon, tulad ng "isang araw sa buhay ng" o "pagbabagong-anyo."

Ang susi sa isang matagumpay na taunang ulat ngayon ay maaaring gamit lamang ang iyong imahinasyon, pangangaso ng maraming halimbawa mula sa mga kawanggawa katulad ng sa iyo, at pag-uunawa kung ano ang tinatamasa ng iyong madla. Ang isang mas batang madla ay mahilig sa isang digital habang ang mas lumang pool ng donor ay maaaring mas gusto ang isang mas tradisyonal na diskarte.

Ang sumusunod na sampung tip ay tutulong sa iyo na bumuo ng isang mahusay na hindi pangkalakasang taunang ulat, kung mananatili ka sa sinubukan at totoo o itulak ang mga hangganan ng lahat ng media na magagamit mo.

Tumutok sa mga Pagkamit, Hindi Mga Aktibidad

Gustong malaman ng mga donor kung ano ang ginawa mo, pero mas mahalaga, gusto nilang malaman kung bakit mo ginawa ito. Ano ang mga resulta? Bakit mo ginugol ang iyong oras at pera sa paraang ginawa mo? Ano ang pagkakaiba nito? Ikonekta ang araw-araw na gawain ng iyong organisasyon sa iyong misyon na pahayag. Huwag isipin na awtomatikong maunawaan ng mga mambabasa kung paano nakatutulong ang iyong mga aktibidad na makamit ang iyong misyon. Ikonekta ang mga tuldok para sa kanila.

Itigil ang Pakikipag-usap Tungkol sa Panloob na Bagay-bagay

Ang pagkuha ng isang mataas na bilis ng koneksyon sa internet sa opisina at bagong accounting software ay maaaring malaking mga kabutihan mula sa kung saan ka umupo sa iyong desk, ngunit wala silang kinalaman sa iyong misyon. Pukawin ang mga donor na may mga nagawa na may kaugnayan sa iyong misyon sa iyong taunang ulat at iwanan ang lahat ng mga administratibong item para sa iyong ulat sa iyong board.

Huwag Ipagtanggol Tungkol sa Iyong Mga Pagkakamit sa Pagpondo ng Fundraising

Inaasahan ka ng mga donor na magtaas ng pera, ngunit hindi dapat ipagdiriwang ang mga tagumpay ng pondo sa iyong taunang ulat sa parehong antas ng iyong mga resulta na may kaugnayan sa misyon. Mas gusto ng mga mambabasa kung ano ang ginawa mo sa pera kaysa sa kung paano mo ito itinaas. Habang angkop na isama ang impormasyon sa kung gaano kahusay ang iyong mga pagsisikap sa pangangalap ng pondo, pinakamahusay na ilagay ang impormasyong ito sa seksyon ng pananalapi ng iyong ulat, sa halip na harap at sentro.

Isama ang Mga Larawan Sa Taunang Ulat

Oo, ang mga larawan ay nagkakahalaga ng isang libong mga salita. Marami sa mga taong nagbabasa ng iyong taunang ulat ay hindi magbabasa nito. Kaya, ipakita sa kanila kung ano ang iyong ginagawa sa liberal na paggamit ng mga larawan. Dapat ipakita ng mga larawang ito ang mga tao o hayop na tinutulungan mo, hindi sa iyong mga miyembro ng board, CEO, o mga pangunahing donor. Ang mga donor sa araw na ito ay umaasa sa isang kuwento mula sa iyo, at ang kuwento na iyon ay mas masasabi sa mas mahusay na mga larawan.

Mamuhunan sa isang mahusay na digital camera, o gumastos ng pera sa isang propesyonal na photographer. Mahusay din ang paggamit ng stock photography kung ikaw ay nasa masikip na badyet, hangga't pinili mong maingat ang mga larawang iyon. I-type ang 'royalty free stock photos' sa iyong paboritong search engine, at makikita mo ang maraming mga site. Ang iyong mga larawan ay dapat na nagtatampok ng mga mukha ng higit sa mga bagay. Isulat ang mga caption na nagsasabi sa iyong kuwento.

Ngayon na nakuha mo na ang mga ito sa pagtingin sa mga larawan magsasabi ng isang kuwento sa iyong mga caption. Huwag lang sabihin kung ano ang nasa larawan. Ikonekta ang larawan sa isang tagumpay. Kung ang mga tao ay walang kabuluhan kundi ang mga caption sa iyong taunang ulat, dapat pa rin silang magkaroon ng pakiramdam para sa mabuting gawa na ginawa mo noong nakaraang taon.

Isama ang Mga Personal na Profile

Gustung-gusto ng mga donor ang tunay na kuwento tungkol sa mga totoong tao. Ang mga pangkalahatang buod ng iyong trabaho ay maglalagay ng iyong mga donor sa pagtulog. Ipaliwanag kung ano ang iyong natapos sa pangkalahatan, at pagkatapos ay gawing tao ang iyong mga istatistika sa ilang mga personal na profile. I-highlight kung paano nakatulong ang iyong trabaho sa isang partikular na indibidwal. Ibahagi ang kuwento ng isang boluntaryo kung paano sila gumawa ng positibong pagkakaiba.

Ipaliwanag ang Iyong Mga Pananalapi

Marami sa iyong mga donor ang hindi alam kung paano magbasa ng isang pahayag sa pananalapi o hindi maglaan ng oras upang mabasa ito. Isama ang isang talata o dalawa na nagpapaliwanag sa simpleng Ingles kung ano ang sinasabi ng mga talahanayan. Subukan mong ilagay ang ilan sa impormasyong iyon sa isang infographic. Ang napaka gawa ng pagdisenyo ng isang infographic pwersa sa iyo upang gawing simple at gawing simple ang ilan pa. Ang teksto tungkol sa mga numero ay nagpapalabas ng mga mata ng mga tao. Ang isang infographic ay nakakakuha ng kanilang pansin, at ang mga numerong ito ay malamang na matandaan. Anong mga numero ang dapat mong isama? Paano kung saan nagmumula ang iyong pera at kung paano mo ito ginagastos?

Ilang tao ang naabot mo? Ano ang iyong pangunahing mga diskarte sa pangangalap ng pondo? Gumawa ka ba ng anumang taktika sa pagtitipid sa gastos sa taong ito?

Kung Kailangan Mo Nang Higit Pang Space, I-trim ang Mga Listahan ng Donor

Kailangan ng mga nonprofit na maghain ng balanse sa pagitan ng paggamit ng espasyo sa kanilang taunang ulat upang talakayin ang kanilang mga nagawa at gamitin ito upang kilalanin ang mga donor. Kung ang kalahati ng iyong taunang ulat ay mga listahan ng donor, dapat mong isaalang-alang ang pag-scaling ng mga listahan pabalik upang gawing mas maraming lugar para sa teksto at mga larawan. Ang mas maliit na mga donor ay maaaring makilala sa ibang mga paraan tulad ng mga listahan sa mga newsletter. Isaalang-alang din ang paggalang sa mga donor sa iba pang mga paraan, tulad ng pagtawag sa kanila sa social media o pag-post ng mga larawan sa kanila pagkatapos ng isang kaganapan.

Triple-Suriin ang Iyong Mga Listahan ng Donor

Walang mas mahusay na paraan upang sabotahe ang isang hinaharap na donasyon kaysa sa pagbaybay ang pangalan ng donor na mali sa iyong taunang ulat. Kung hindi ka sigurado tungkol sa isang pangalan, huwag hulaan. Tingnan ito sa donor. Gayundin, maingat na suriin ang mga pangalan ng mga ahensya ng pamahalaan at pundasyon na nagbigay sa iyo ng mga pamigay. Ang mga pangalan ng mga tao na tinatawag na mga organisasyong ito sa pag-uusap ay madalas na maikli para sa buong legal na mga pangalan na nabibilang sa iyong taunang ulat.

Sabihin sa mga Donor Kung Paano Sila Makakatulong

Huwag kailanman mag-iwan ng isang potensyal na tagataguyod nakikipag-hang, wondering kung paano sila makakatulong sa iyo. Sa sandaling pinasigla mo ang iyong mga mambabasa sa mabubuting gawa sa iyong taunang ulat, tapusin sa pamamagitan ng pagsasabi sa kanila kung paano nila matutulungan kang gumawa ng higit pa. Paano sila suportahan ng iyong pera o oras? Hilingin silang magboluntaryo. Ipaalala sa kanila ang mga nakaplanong pagpipilian sa pagbibigay. Sabihin sa kanila ang tungkol sa mga regalo ng stock. Patnubayan sila sa mga paraan upang gamitin ang kanilang credit card upang ihandog. Maging malinaw tungkol sa mga pinakamahusay na paraan upang makatulong.