Alamin Paano, Bakit, At Kailan Mag-Dokumento ng Pagganap ng Empleyado

Sa mundo ng mga mapagkukunan ng tao at trabaho, ang dokumentasyon tungkol sa pagganap ng isang empleyado ay maaaring gumawa o masira ang iyong kakayahan na disiplinahin, tapusin, o patas na itaguyod, gantimpala, at kilalanin ang mga empleyado.

Ang dokumentasyon ay mahalaga para sa mga tagapamahala at kawani ng HR dahil kailangan mong gumawa ng isang seryosong pagsisikap na itala ang lahat ng mga pangyayari sa kasaysayan ng trabaho ng iyong mga empleyado-parehong positibo at negatibong mga pangyayari ng pagganap.

Narito kung bakit gusto ng mga tagapamahala at kawani ng HR na maingat na idokumento ang lahat ng mga pangyayari.

Bakit

• Ang dokumentasyon ay nagbibigay ng katibayan na ang mga isyu sa pagganap ay tinalakay sa empleyado sa isang napapanahon at maikli na paraan.
• Nag-aalok ang dokumentasyon ng kasaysayan ng pagpapabuti o kabiguan ng empleyado upang mapabuti ang pagganap sa paglipas ng panahon. Ito ay magkakasunod at tumpak na paglalarawan ng mga pagkilos ng empleyado, ang mga aksyon ng tagapamahala, at mga pangyayaring nangyari ito.
• Ang dokumentasyon ay nagbibigay ng katibayan na sumusuporta sa mga desisyon sa pamamahala upang gumawa ng hindi kalaban na pagkilos tulad ng disiplina o pagwawakas sa isang empleyado.
• Ang dokumentasyon ay nag-aalok ng patunay na ang isang empleyado ay nararapat sa isang magagamit na promosyon o pagkakataon sa ibang mga empleyado na karapat-dapat din.

• Ang dokumentasyon ay nagbibigay ng katibayan upang bigyang-katwiran ang pagtaas ng suweldo, pagbaba, o kung bakit walang natanggap na empleyado ang pagtaas.
• Sa kaganapan ng isang kaso, kumpleto at masusing dokumentasyon ang nagpoprotekta sa mga interes ng tagapag-empleyo. Ang dokumentasyon ay maaaring suportahan ang mga pagkilos ng pamamahala sa pagtatapos ng isang hindi matagumpay na empleyado. Maaari rin itong patunayan na ang empleyado ay tinapos na para sa mga dahilan na legal na salungat sa iba tulad ng iligal na diskriminasyon.

Ano

Kailangan ng mga tagapamahala na idokumento ang pagganap ng empleyado, parehong positibong kontribusyon at pagkabigo sa pagganap. Kinakailangan nilang idokumento kung ano ang ginawa at sinabi ng empleyado at kung ano ang ginawa at sinabi ng tagapangasiwa bilang tugon sa panahon ng pulong o pag-uusap.

Kailangan mong idokumento ang anumang mga kasunduan na ginawa sa panahon ng pag-uusap, mga set ng layunin, kinakailangan at inaasahang pagpapabuti, at ang timeline para sa pagpapabuti. Ang dokumentasyon ay dapat maglaman ng mga pagtatalaga na ginagawa ng tagapangasiwa upang tulungan ang empleyado.

Paano

Dapat isulat ang dokumentasyon sa panahon o kaagad na sumusunod sa pulong o pakikipag-usap sa empleyado. Sa anumang oras dapat mong makaligtaan ang pagsulat ng pag-uusap sa araw kung kailan talaga ito naganap. Naghihintay hanggang sa kalaunan ay nakakaapekto sa kalidad ng dokumentasyon dahil ito ay batay sa memorya.

Ang isa sa mga pinakamaliit na pagkakamali ng mga tagapamahala ay ang maniwala na maaari nilang muling buuin ang kasaysayan ng pagpapayo ng empleyado kung kinakailangan. Walang tao sa HR na may anumang karanasan sa disente, napapanahong dokumentasyon ay nalinlang na sa pamamagitan ng isang naitayong rekord. Ang mga tagapamahala na bumubuo mula sa memorya ay nagdudulot ng hindi kinakailangang at hindi katanggap-tanggap na panganib sa kanilang kumpanya dahil ang isang kasaysayan ng ginawa ay hindi magtatagal sa isang potensyal na demanda.

Kailangan mo ang iyong dokumentasyon upang lumitaw propesyonal, malinis at maayos. Sumulat ng dokumentasyon na kung nagsasalita ka tungkol sa kasaysayan sa isang third party. Hindi mo alam kung sino ang maaaring basahin ang iyong dokumentasyon sa isang araw, kaya siguraduhin na ito ay sumasalamin sa iyong propesyonalismo. (Ang likod ng isang napkin, sobre, o sticky note ay hindi kwalipikado bilang propesyonal na dokumentasyon.)

Ang iyong dokumentasyon ay dapat pumunta sa bagong tagapamahala ng isang empleyado kung nakakakuha ang isang empleyado ng isang bagong trabaho-o gagawin mo-sa iyong samahan. Para sa iyong memorya at upang ipaalam sa bagong manager ng empleyado, kailangan mong ilagay ang pangalan at pamagat ng empleyado, ang iyong pangalan at pamagat, at ang buong petsa sa bawat dokumento.

Sumulat ng dokumentasyon na totoo, patas, legal, layunin, kumpleto, at pare-pareho. Iwasan ang mga opinyon (Ang Mike ay tamad, Alice ay tamad Tom ay nakahiga sa akin.), Pangalan-pagtawag, editorializing (John ay isang jerk. Mark ay may problema sa saloobin.), At labeling (si Mary ay iresponsable. manlalaro.).

Iwasan din ang pagsisikap na bigyang-kahulugan ang pag-uugali ng empleyado. (Hindi dapat magustuhan ni Marsha ang tungkulin na ito. Lumilitaw si Paula sa kanyang ulo.) I-minimize ang iyong paggamit ng mga mapaglarawang salita tulad ng mga adjectives at adverbs (dahan-dahan, malungkot, malungkot, malungkot, bastos). Sabihin ang partikular na pag-uugali at pagkilos ng empleyado, hindi ang iyong opinyon o interpretasyon nito.

Sa dokumentasyon, ang kailangan ay isang tumpak na tala ng pag-uusap. Manatili sa mga katotohanan at isulat kung ano ang sinabi mo at kung ano ang sinabi ng empleyado. Siguraduhin na ang iyong dokumentasyon ay hindi malinaw at na ito ay nakakuha ng mga tuwid na katotohanan. (Sa anumang potensyal na sitwasyon na legal, ang mga pagkakamali sa alinman sa mga dokumentadong pangyayari ay gumagawa ng lahat ng dokumentong pinaghihinalaan.)

Sa wakas, idokumento ang anumang mga kasunduan, mga pagtatalaga, mga takdang panahon, mga kinakailangang pagpapabuti, mga check-in point, at iba pang mga detalye na maaaring mawala mula sa memorya. Tiyakin na nagtakda ka ng isang petsa at oras para sa mga deadline at takdang petsa upang ang hindi pagkakaunawaan ay hindi magaganap.

Alamin ang patakaran sa dokumentasyon ng iyong departamento ng HR, na sasabihin sa iyo kung anong dokumentasyon ang nangangailangan ng pagkakalagay sa kawani ng tauhan ng empleyado Anumang dokumentasyon ng mga aksyong pandisiplina ay dapat na kasama.

Saan

Dahil ang dokumentasyon tungkol sa mga empleyado ay kumpidensyal at pribado sa empleyado, kailangan mong alagaan na ang anumang dokumentasyon ay nananatiling kumpidensyal sa tagapangasiwa, HR, at potensyal na susunod na tagapamahala ng empleyado. Kaya, ang paglalagay ng dokumentasyon sa isang shared computer drive ay hindi inirerekomenda. Ang sulat-kamay na dokumentasyon at ang dokumentasyon ng manedyer na nakalimbag ay pinakamahusay na pinananatiling nasa naka-lock na imbakan.

Kung susundin mo ang mga alituntuning ito, kapag nagpunta ka sa HR upang humingi ng tulong sa pagdidisiplina, pagtatapos, o paglilipat ng isang empleyado sa isang trabaho na may mas mahusay na potensyal na magkasya, tutulungan ka ng HR na malutas ang problema o mapabuti ang sitwasyon. Kapag nagsasabi sa iyo ang HR na idokumento, idokumento, dokumento o hindi ka maaaring makatulong sa iyo; magkakaroon ka ng lahat ng iyong mga basong sakop.

Disclaimer: Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang madla sa buong mundo, at ang mga batas at regulasyon sa trabaho ay iba-iba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.