Gawin ang Karamihan sa mga Espesyal na Kaganapan para sa Iyong Hindi Namuhunan

Ang isang malawak na binanggit na pag-aaral ng Charity Navigator noong 2007 ay nagmungkahi na ang mga espesyal na kaganapan ay hindi magandang pinagkukunan ng mga pondo. Sa katunayan, ayon sa pag-aaral, ang karaniwang kawanggawa ay gumugol ng $ 1.33 upang itaas ang $ 1 sa mga espesyal na kontribusyon sa kaganapan. Ngunit alam ng karamihan sa mga direktor sa pag-unlad na ang mga espesyal na kaganapan ay maaaring maglingkod sa maraming layunin, at marahil ang aktwal na pangangalap ng pondo ay ang pinakamaliit sa mga ito.

Palawakin ang Mga Layunin ng Iyong Kaganapan

Stephanie Roth, ang editor ng Grassroots Fundraising Journal, nagsusulat na dahil ang mga espesyal na pangyayari ay hindi nakapagpataas ng maraming mabilis na pera ngunit maraming tao-kapangyarihan at oras, mahalaga na ang mga pondong nagpaplano ay magkakaroon ng mga mahahalagang gawain sa pamamagitan ng kanilang mga pangyayari. Ipinahihiwatig ni Roth na ang mga espesyal na kaganapan ay lumikha ng iba pang mga posibilidad ng pangangalap ng pondo sa pamamagitan ng mga "ancillary" na paraan ng pagpapalaki ng mga pondo. Kabilang sa mga pamamaraan na ito ay:

• Mga kontribusyon na tulad ng donasyon ng pagkain, lugar, o aliwan. Bakit ito kapaki-pakinabang? Ang mga kontribusyon sa uri ay mas madaling makuha mula sa isang negosyo na walang naunang kaugnayan. Ngunit, maaaring maging isang paa sa pinto sa iba pang mga kontribusyon.
• Ang mga sponsorship ay karaniwang ginagamit upang madagdagan ang kita mula sa mga kaganapan. Ang mga sponsors ay nagbabayad para sa iba't ibang mga benepisyo tulad ng publisidad sa pamamagitan ng kaganapan, isang ad sa programa o isang logo ng kumpanya na ipinapakita nang kitang-kita.
• Ang tahimik na mga auction ay nagbibigay-daan sa iyo upang singilin para sa isang kaganapan na maraming mga tao ay maaaring kayang bayaran ngunit pagkatapos ay dalhin sa higit pang mga pondo sa pamamagitan ng auction.

• Ang mga aklat ng ad ay maaaring ibigay sa mga bisita ng kaganapan. Ang aklat ng ad ay binubuo ng mga bayad na advertisement at kabilang din ang impormasyon tungkol sa hindi pangkalakal. Ang mga prospect para sa mga mamimili ng ad ay kasama ang mga lokal na negosyo, vendor, negosyante at kahit na mga donor na gustong mag-advertise ng isang serbisyo.
• Ang mga espesyal na pangyayari ay maaari ring magtatag ng mga relasyon, na tumutulong sa mga potensyal na donor na makadama ng koneksyon sa iyong dahilan. Ang isang kaganapan ay nagbibigay ng makabuluhang "oras ng mukha" sa iyong mga tagasuporta, kung minsan ay nagtatakda ng yugto para sa mga pangunahing regalo.
• Ang mga kaganapan ay isang pagkakataon na magdala ng mga bagong donor at ipakilala ang mga ito sa iyong samahan. Upang gawin ito, magplano ng isang kaganapan na magkakaroon ng malawak na apela sa komunidad at singilin ang mga makatwirang bayarin sa pasukan o gawing libre.

• Ang mga espesyal na kaganapan ay maaari ring bumuo ng maraming publisidad. Makakakuha ng maraming paraan ang iyong kawani ng PR upang makuha ang salita, mula sa mga tagapagbalita hanggang sa mga interbyu sa lokal na media sa social media. Ang pagbuo ng kakayahang makita sa komunidad ay napakahalaga sa matagumpay na fundraising.
• Gumamit ng mga espesyal na kaganapan bilang isang paraan upang magbigay ng karanasan sa pangangalap ng pondo sa iyong mga boluntaryo, Pakinggan sila ng mga donor, sumunod sa kanila, at makipag-ugnay sa kanila sa mga kaganapan. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga miyembro ng board na nag-aatubili na humingi ng donor para sa pera. Maaari silang makakuha ng karanasan sa mas mabigat na paraan.

Ang Mga Detalye ba Matter

Mayroong maraming mga uri ng mga espesyal na kaganapan tulad ng mga uri ng mga nonprofit at mga sanhi ngunit plano para sa tagumpay sa pamamagitan ng paghahanap ng kung ano ang nagtrabaho para sa iba pang mga organisasyon. Huwag mag-atubiling magtanong sa mga kasamahan sa iba pang mga hindi pangkalakal upang ibahagi ang kanilang mga tip para sa tagumpay. Tandaan na ang tagumpay ay nasa mga detalye. Ang ilan sa mga tip na ibinigay ng mga espesyal na eksperto ay kinabibilangan ng:

• Kumuha ng mga larawan ng bawat panauhin sa kaganapan at mamaya ipadala ang larawan gamit ang isang tala ng pasasalamat, o ibahagi ito sa social media.
• Magtanong kung may mga espesyal na pangangailangan ang mga bisita tulad ng mga kinakailangang pandiyeta bago ang kaganapan.
• Ilagay ang mga opisyal na tagapanood sa doorway sa kaganapan (hal., Kung ang kaganapan ay isinusuot ng isang paaralan, ipaalam ang mga mag-aaral).
• Magbigay ng mahusay na check-in na kaganapan.
• Bigyan ang bawat bisita ng isang card na nagsasabi, "Ikaw ay nakaupo sa Table # ___."
• Magbigay ng diagram ng mga lokasyon ng talahanayan.
• Bigyan ang mga pabor ng talahanayan na nagpapakita ng iyong misyon.
• Magbigay ng mga indibidwal na naka-print na mga menu na naglilista ng bawat kurso na ihahatid.
• Sa iyong nakasulat na programa, i-highlight ang iyong misyon at ang layunin ng kaganapan.
• Isama ang isang espesyal na pasasalamat mula sa isang taong makikinabang sa kaganapan tulad ng mga taong pinaglilingkuran mo.
• Kapag pinaplano ang iyong kaganapan, isulat ang iyong plano, lumikha ng isang timeline, at mga recruit na may kakayahang mag-recruit.

Kung Nagbebenta ka ng Mga Ticket

• Hindi mahalaga kung gaano matikas o masaya ang iyong kaganapan, kung hindi ka makakakuha ng mga tao na dumalo, ang iyong mga pagsisikap ay nasayang. Ang pagdalo ay hindi napalakas ng publisidad tulad ng pagbebenta ng mga tiket. Kailangan mo ng maraming bota sa lupa na nagbebenta ng mga tiket. Kahit na ito ay ang hindi bababa sa kaakit-akit na gawain, ito ay mahalaga. Mag-recruit ng maraming mga boluntaryo dahil, sa karaniwan, ang karamihan sa mga nagbebenta ng tiket ng boluntaryo ay magbebenta ng tungkol sa limang tiket bawat isa.
• Subukan ang iba't ibang mga punto ng presyo para sa iyong mga tiket. Magkaroon ng karamihan ng mga tiket na napresyo para sa lahat, ngunit nag-aalok ng mas mataas na presyo tiket na nagbibigay ng dagdag na benepisyo.
• Isipin ang iyong kaganapan bilang isang pangmatagalang pangako, ngunit mamuhunan sa pag-uulat at pagtatasa ng mga tool na magbibigay ng feedback na kailangan mo upang pagbutihin ang kaganapan sa bawat oras o sa ditch ito kung ito ay hindi produktibo.

Ang mga espesyal na pangyayari ay hindi isang paraan upang mabilis na magtaas ng maraming pera, ngunit maaari itong maging bahagi ng iyong diskarte sa paglilinang ng donor, at upang itaguyod ang iyong trabaho. Magplano lang na gamitin ang mga ito ng matipid at pagkatapos ay gawin itong tunay na "espesyal."