Ang Mga ABC ng Sulat ng Pagkilala sa Donasyon

Mayroong dalawang mga hakbang upang pasalamatan ang isang donor. Ang una ay may kinalaman sa pagtatatag ng isang magandang relasyon sa bawat donor, at ang iba pang hakbang ay may isang napaka legal na layunin.

Una, kailangan mo ng isang mainit na sulat ng pasasalamat, ngunit dapat mo ring isama ang legal na kinakailangang impormasyon upang ang mga donor ay makakapag-dokumento na nagbigay sila ng donasyon sa pagbabawas ng buwis sa iyong kawanggawa.

Ang IRS ay nangangailangan ng mga pampublikong kawanggawa (kilala rin bilang 501 (c) (3) na mga organisasyon) upang magpadala ng isang pormal na pagkilala sulat para sa anumang donasyon ng higit sa $ 250. Maaaring gamitin ng donor ang liham na ito bilang katibayan ng kanyang donasyon at mag-claim ng bawas sa buwis. Karamihan sa mga charity ay nagpadala ng isang pagkilala para sa lahat ng mga donasyon, kahit na maliit.

Ang parehong mga layunin, na nagpapasalamat sa donor at nagbibigay-kasiyahan sa mga legal na kinakailangan, ay maaaring maganap sa parehong oras o magkahiwalay. Ang karamihan sa mga charity ay nakamit upang makamit ang parehong mga kinakailangan sa loob ng isang letra.

Kapag dapat mong kilalanin ang isang donasyon para sa mga layunin ng buwis

Sinasabi ng IRS na ang pagkilala ay dapat gawin "sa sulat, sa panahon ng paghingi o kapag natanggap ang kabayaran, at sa isang paraan na makikilala ng donor." (Tingnan ang IRS Publication 1771)

Ang pagkilala ng donasyon ay dapat mangyari nang hindi lalampas sa Enero 31^st ng taon kasunod ng regalo. Gayunpaman, ang pinakamahusay na pagsasanay ay nagpapahiwatig na ang mga kawanggawa ay dapat magpadala ng isang pagkilala sa lalong madaling panahon pagkatapos na matanggap ang regalo.

Gayundin, ang karamihan sa mga kawanggawa ay nagpapadala ng buod ng mga kontribusyon ng donor sa nakaraang taon sa katapusan ng Enero. Sa isang edad ng mga pag-apila ng donasyon at donasyon ng multi-channel, na ipapadala ang buod ng huling taon sa pamamagitan ng koreo (kahit na ang orihinal na donasyon ay nagmula sa pisikal na tseke o online), tinitiyak na ang iyong organisasyon ay may sapat na kaalaman sa donor.

Maaari mo bang ipadala ang huling buod na kontribusyon ng isang donor para sa nakaraang taon sa pamamagitan ng email? Oo. Walang legal na reseta para sa form na dapat gawin ng anumang sulat ng pagkilala. Halimbawa, maaaring ito ay isang postcard, isang email, o isang pisikal na sulat.

Gayunpaman, sa palagay ko, pinakamahusay na gawin ang buod ng taon na pagtatapos ng isang pisikal na sulat sa pamamagitan ng koreo. Ang isang mensaheng email ay maaaring hindi napansin sa isang masikip na mailbox o kahit na magtapos sa spam folder ng donor.

Ang dapat mong isama sa pagkilala

• Pangalan ng iyong samahan
• Isang pahayag na nagsasabi na ikaw ay isang 501c3 tax-exempt na organisasyon
• Ang petsa na natanggap ang donasyon
• Ang halaga ng kontribusyon sa salapi (mga tseke ay nangangahulugang cash, credit card, at pagbawas ng payroll)
• Isang paglalarawan (ngunit hindi halaga) ng isang di-cash na kontribusyon. Tinatantiya ng donor ang halaga ng mga kontribusyon na hindi cash sa pag-uulat sa IRS sa kanyang tax return.
• Ang isang pahayag na walang mga kalakal o serbisyo ang ibinigay ng organisasyon, kung naaangkop
• Ang isang paglalarawan at pagtatantya ng mahusay na pananampalataya ng halaga ng mga kalakal o serbisyo, kung mayroon man, na ang organisasyon ay nagbigay ng kapalit sa kontribusyon. Ang isang halimbawa ay maaaring isang hapunan kung saan ang ilan sa pera ay nagbabayad para sa pagkain habang ang iba ay isang donasyon.
• Ang isang pahayag na ang mga kalakal o serbisyo, kung mayroon man, na ang organisasyon na ibinigay bilang kabayaran para sa kontribusyon ay ganap na binubuo ng mga hindi madaling unawain na benepisyo kung naaangkop. Ang isang halimbawa ay maaaring isang maliit na regalo na nagkakahalaga ng mas mababa sa $ 75, tulad ng isang mug o tote bag sa logo ng samahan.

Ano ang mangyayari kung ang aking organisasyon ay hindi nagbibigay ng tamang pagkilala?

Tinanggihan ng IRS ang pagbabawas ng buwis sa mga donor na hindi maaaring mag-alok ng tamang pagkilala para sa kanilang mga donasyon sa isang kawanggawa.

Iniulat ng "Chronicle of Philanthropy" sa artikulong ito, ang IRS Crackdown Naglalagay ng Focus sa Mga Records ng Regalo. Sa isang kaso, ang paghatol na nakabitin sa pagkilala ay hindi sapat na napapanahon at kulang sa kinakailangang wika.

TIP:Paunlarin ang iyong pagkilala ng wika at suriin ito ng isang abugado na dalubhasa sa mga hindi pangkalakal na bagay. Pagkatapos ay gamitin ang parehong wika tuloy-tuloy.

Ang ilang mga halimbawa:

Walang dahilan na ang iyong organisasyon ay hindi maaaring magbigay ng isang mainit na salamat sa iyo na hikayatin ang iyong mga donor na ibigay sa iyo muli at tuparin ang iyong obligasyon na magbigay ng isang IRS katanggap-tanggap pagkilala ng donasyon.

Kahit na ang wika ng pagkilala ay angkop sa bawat kawanggawa, narito ang dalawang halimbawa ng mga pahayag na nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangan. Ang una ay dumating sa dulo ng isang nakasulat na sulat na ipinadala sa pamamagitan ng koreo; ang pangalawa ay bahagi ng isang email na salamat.

1. "Bilang isang kawanggawa 501c3, hinihiling sa amin ng mga batas sa buwis na ipaalam sa iyo na ang liham na ito ay opisyal na pagkilala sa iyong kaloob. Gayundin, kinakailangan naming patunayan na wala kang natanggap na mga kalakal o serbisyo sa pagsasaalang-alang sa kontribusyon na ito; Ang halaga ng iyong regalo ay mababawas sa buwis. Salamat! " 2. "Mga Kasosyo sa Kalusugan, isang 501 (c) (3) hindi para sa profit na organisasyon, ay hindi nagbigay ng anumang mga kalakal o serbisyo, sa kabuuan o bahagi, sa iyo sa pagsasaalang-alang para sa boluntaryong kontribusyong salapi na ito. pagbabawas ng buwis ng regalo na ito sa US, mangyaring panatilihin ang sulat na ito ng pagkilala para sa iyong mga file. Mga kasosyo sa Numero ng EIN ng Kalusugan ay xxxxx. "

Ang parehong mga halimbawa ay gumagana para sa mga donasyon ng salapi. Ngunit paano kung ang donasyon ay hindi cash, ngunit ang ari-arian o pisikal na mga kalakal ng isang uri? Sa kasong iyon gamitin ang wika na katulad ng halimbawang ito:

"Salamat sa iyong kontribusyon ng isang ginamit na refrigerator at isang ginamit na kalan na [pangalan ng hindi pangkalakal], isang 501 (c) (3) hindi para sa profit na organisasyon, na natanggap sa [Petsa]. Walang ibinigay na mga kalakal o serbisyo bilang kapalit ng iyong kontribusyon. "

Mga Mapagkukunan:

IRS Publication 1771

GrantSpace Knowledge Base

National Council of Nonprofits