Paano Mag-set Up ng Mga Propesyonal na Voicemail Pagbati

Ang isang wastong pagbati ng voicemail ay maaaring makagawa ng isang positibong impression sa iyong mga tumatawag, o maaari itong maging alienate ang mga ito bago ka magsalita sa kanila. Ilagay ang iyong sarili sa lugar ng iyong tumatawag at tanungin ang iyong sarili "Paano ko nais na tratuhin kung hindi ko agad makausap ang taong tinawag ko? Ano ang gusto kong malaman mula sa pagbati ng voicemail? Ano ang dapat kong gawin?"

Mga Opsyon sa Pagbati ng Voicemail

Depende sa sistema ng telepono na mayroon ka sa iyong kumpanya, maaaring may iba't ibang mga opsyon para sa uri ng mga pagbati sa voicemail na pinapayagan kang bumuo. Kabilang dito ang mga sumusunod na halimbawa.

0:49

3 Mga Halimbawa ng Mabubuting Voicemail Pagbati

• Mga Pangkalahatang Voicemail Greeting Examples
  • Ang pangkalahatang voicemail na pagbati ay ginagamit bilang default na pagbati ng voicemail kung walang iba pang uri ng pagbati ay nakatakda.
• Panloob na Mga Mensahe sa Pagbati ng Voicemail
  • Ginagamit ito upang batiin ang mga taong tumawag sa iyo mula sa loob ng iyong kumpanya (ibig sabihin mula sa isa pang extension).
• Mga Eksternal na Pagbubuong Voicemail Mga Halimbawa
  • Ang pagbati na ito ay i-play para sa mga taong tumawag mula sa labas ng iyong kumpanya. Ang automated attendant ng iyong telepono ay maaaring magpatugtog ng pangkalahatang pagbati ng kumpanya na maririnig ng lahat ng mga panlabas na tumatawag. Kung ang pangalan ng iyong kumpanya ay nabanggit sa pagbati na iyon, hindi mo na kailangang sabihin itong muli sa iyong pagbati.
• Mga pansamantalang o "Wala sa Opisina" Mga Halimbawa ng Pagbati ng Voicemail
  • Ang pansamantalang o wala sa pagbati ng voicemail ng opisina ay nakatakda kapag ikaw ay nasa labas ng tanggapan para sa isang paunang natukoy na dami ng oras. Ang karamihan sa mga sistema ng voicemail ay magpapahintulot sa iyo na magtakda ng petsa at oras ng pag-expire, kaya hindi mo kailangang tandaan na i-off ito kapag bumalik ka.
• "Sa Telepono" o "Abala" Mga Halimbawa ng Pagbati ng Voicemail
  • Ang pagbati na ito ay ginagamit upang ipaalam sa mga tumatawag na ikaw ay nasa opisina ngunit hindi ka maaaring tumawag sa ngayon dahil ikaw ay nasa telepono na may isa pang tumatawag.

Ano ang Isama sa isang Wastong Pagbati ng Voicemail

• Pagbati
• Ang pangalan mo
• Pangalan ng iyong Kumpanya at Pangalan ng Kagawaran o pareho
• Pahayag na hindi mo maaaring kunin ang kanilang tawag sa ngayon
• Imbitasyon na mag-iwan ng mensahe
• Kapag maaari nilang asahan ang isang bumalik na tawag
• Sino ang maaari nilang kontakin para sa agarang tulong (kung naaangkop)
• Hindi na mas mahaba sa 20 - 25 segundo (rule-of-thumb)
• Iwasan ang pagbibigay ng sobrang impormasyon at paggawa ng labis na pagbati.

Sample Good Voicemail Pagbati

• Hi. Ito ay Jim Bucki. Hindi ko makukuha ang iyong tawag ngayon, ngunit nais kong ibalik ito sa lalong madaling panahon. Kaya, mangyaring mag-iwan sa akin ng isang detalyadong kumpidensyal na mensahe pagkatapos ng tono. Kung kailangan mo ng agarang tulong, pakitawagan ang aking sekretarya, si Suzy Smith sa extension na 6336. Salamat sa iyong tawag.
• Kamusta. Naabot mo ang Accounting Department. Ang departamento ay kasalukuyang sarado. Ang aming mga normal na oras ng operasyon ay Lunes hanggang Biyernes, 8 AM hanggang 6PM. Paki-iwan kami ng mensahe pagkatapos ng tono at ibabalik ng isang tao ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. Salamat.
• Hi. Ito ay Jim Bucki. Ako ay pupunta sa opisina hanggang Huwebes, Hulyo 24 at susuriin ko ang aking voicemail paminsan-minsan. Kung gusto mong iwan ako ng isang mensahe, mangyaring gawin ito pagkatapos ng tono, at ibabalik ko ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. Kung kailangan mo ng agarang tulong, pakitawagan ang aking sekretarya, si Suzy Smith sa extension na 6336. Salamat sa iyong tawag.
• Naabot mo na ang desk ng Jim Bucki. Ako ay kasalukuyang nasa telepono ngayon, ngunit nais kong ibalik ang iyong tawag mamaya. Kung gusto mo, mangyaring mag-iwan sa akin ng isang mensahe pagkatapos ng tono. Kung kailangan mo ng agarang tulong, mangyaring tawagan ang aking sekretarya, si Suzy Smith sa extension na 6336. Salamat sa pagtawag.

Pagbati ng Malinaw na Voicemail

• Hi. Ito ay si Joe. Iwanan mo ako ng isang mensahe.
• {Music playing para sa isang pinalawig na tagal ng panahon} Hey! Kausapin mo ako.
• Hi. Naabot mo na ang XYZ Company. Paki-iwan kami ng isang mensahe.
• Kamusta. Naabot mo na ang opisina ni Joe Kartonia sa XYZ.com. Ako ay mawawala sa opisina na may vasectomy at babalik sa Huwebes, Agosto 26 sa 8:30 ng umaga. Nakakaranas ako ng maraming discomforts, kaya hindi ko susuriin ang aking voicemail sa lahat. Kung gusto mong iwan ako ng isang mensahe, mangyaring gawin ito pagkatapos ng tono. Maaari mong iwanan ako ng isang detalyadong at kumpidensyal na mensahe, at ibabalik ko ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. Kung kailangan mo ng agarang tulong, pakitawagan ang aking sekretarya, si Sally Johnson sa extension na 3663. Salamat sa iyong tawag, at babalik ako sa iyong pagbalik, at pakiramdam ko ay mas mahusay.
• Sarado ang opisina. Mangyaring mag-iwan ng mensahe pagkatapos ng tono.