Mga Tip sa Pamahalaan ang Daloy ng Impormasyon sa Pagpaplano ng Kaganapan

Ang pagpapanatiling maraming mga grupo sa parehong pahina ay isa sa mga pinakamalaking mga tagahanga ng kaganapan ng hamon na nakaharap sa isang pang-araw-araw na batayan. Habang ang lahat na kasangkot sa isang kaganapan ay nais ito upang maging isang tagumpay, walang isang tinukoy na landas para sa mga komunikasyon, palaging may pagkakataon para sa mga detalye upang mahulog sa pamamagitan ng mga bitak. Ang pag-iwas sa oversights ay maaaring iwasan sa pamamagitan ng pagtaguyod ng flowchart ng impormasyon mula sa simula. Sundin ang mga alituntunin sa ibaba para sa pagpapanatili ng lahat ng panig sa parehong direksyon.

Maging Chief

Ang karamihan sa mga kaganapan ay isang magkasanib na pagsisikap sa pagitan ng maraming iba't ibang mga kagawaran, ngunit sa pagtatapos ng araw, dapat magkaroon ng isang pinuno upang mamahala sa buong produksyon. Ang bawat tao sa pangkat ay dapat tumuon sa kanilang specialty, at maunawaan ang kahalagahan ng kanilang mga hangganan. Kilalanin ang iyong sarili bilang nangunguna sa tagaplano mula sa simula ng proyekto. Ipaliwanag sa iyong mga katrabaho ang kahalagahan ng daloy ng impormasyon at ilarawan kung ano ang nangyayari kapag ang mga protocol ay binabalewala. Dahil walang gustong maging responsable sa paglikha ng isang isyu, ipaliwanag ang mga panuntunan para sa panloob na pag-uusap sa isang araw.

Isaayos ang mga Komite

Ang layunin dito ay upang ipares ang mga manggagawa na ang mga responsibilidad ay magkakasabay sa ilang paraan. Halimbawa, ang departamento sa pagmemerkado ay dapat na nasa parehong komite gaya ng audio visual team upang matiyak na ang lahat ng mga graphics at logo ay ipinapakita nang wasto. Ang paglikha ng mga koponan na natural na kailangan upang gumana nang magkasama ay aalisin ang maraming mga kalabisan email na malamang na mawala sa shuffle. Pumili ng isang contact mula sa bawat komite upang iulat sa iyo ang mga kamakailang pagpapaunlad.

Mga deadline

Ang pag-post ng deadline na malayo sa advance ay magbabawas ng mga antas ng stress para sa lahat na kasangkot. Maaari mong palakasin ang halaga ng iyong mga deadline sa pamamagitan ng paglikha ng isang flowchart na naglalarawan kung paano gagana ang bawat gawain ng komite upang maisama ang lahat. Ang mga empleyado sa pangkalahatan ay mas mahusay na tumugon kapag alam nila na ang ibang departamento ay naghihintay para sa kanilang sagot. Ang pagbabahagi ng impormasyong ito ay nagpapanatili sa proseso ng pagiging transparent at nagbibigay-diin sa responsibilidad nang hindi gumagamit ng mga negatibong aksyon.

Pinaalalahanan ang mga Executives

Ang isa sa mga pinakamalaking pagkakamali na maaari mong gawin ay ang magtrabaho sa likod ng mga eksena hanggang sa ikaw ay handa na magpakita ng mga ideya sa iyong mga lider ng ehekutibo. Bihirang, kung sakaling, ikaw ay lalakad sa kanilang opisina at umalis nang hindi na kailangang baguhin ang ilang aspeto ng iyong kaganapan. I-save ang iyong sarili sa pagkadismaya sa pamamagitan ng proactively pulong sa kanila sa regular na agwat sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Ito ay mas madali upang gumawa ng mga pagbabago sa gitna ng iyong proyekto bilang laban sa ligid pabalik sa dulo.

Makipag-ugnay sa iyong mga Vendor

Isa pang tila walang-sala na pagkakamali na maaaring mangyari ay pangalawang komunikasyon sa mga vendor. Nangyayari ito kapag ang isang co-worker ay tumatagal ng inisyatiba upang direktang makipag-ugnay sa isang vendor upang magbahagi ng mga detalye sa pagpaplano na hindi mo nalalaman. Ang resulta ng mga pag-uusap na ito ay maaaring magkaroon ng malaking epekto sa kung paano ang kaganapan ay magkasama. Ang tanging paraan upang pigilan ito ay upang mahigpit ang iyong vendor mula sa pagkuha ng mga order mula sa ibang mga empleyado. Maaari mong isipin na ang tunog ay masakit sa simula, ngunit mas madali kang matulog kung alam mo ang lahat ng impormasyon na dumadaloy sa iyo.

Proactive Updates

Ang pagiging lead planner para sa isang kaganapan ay nangangailangan sa iyo upang magbahagi ng maraming impormasyon habang tinatanggap mo. Panatilihin ang isang master planning document na binabalangkas ang mga detalye ng kaganapan, at magpadala ng mga lingguhang update sa lahat ng iyong mga miyembro ng komite. Panatilihin ang iyong mga komunikasyon maikli at sa punto. Gusto mong mabasa ng lahat ang mga tala sa iyong lingguhang pag-update ng email, ngunit kung ikaw ay nag-uusap nang walang tigil, pagkatapos ay mabilis kang mawala ang kanilang pagkaasikaso.

Ang pamamahala ng daloy ng impormasyon ng iyong mga kaganapan ay nangangailangan ng parehong mga pamamaraan bilang interdepartmental na komunikasyon. Panatilihin ang lahat ng kamalayan sa kanilang mga responsibilidad, at magbahagi ng mahahalagang update sa lahat ng mga kasangkot na partido. Ang kritikal na pagkakaiba ay ikaw ang CEO ng proyekto. Ang iyong tungkulin ay upang pamahalaan ang lahat ng mga detalye na nanggaling at isalin ang mga ito sa isang nakabahaging pangitain na nakakatugon sa mga pangangailangan ng bawat kagawaran. Ang pundasyon para sa tagumpay ay tinitiyak na ang lahat ng impormasyon ay dumadaloy sa parehong direksyon.