Bakit Mahalaga ang Petty Cash para sa Mga Pananalapi ng iyong Negosyo

Ang maliit na salapi ay hindi kung ano ang dating iyon. Sa mga araw kung kailan binabayaran namin ang lahat ng mga transaksyon sa maliit na negosyo sa cash, ito ay kinakailangan upang maging intensyonal tungkol sa pagpapanatili ng track ng mga transaksyon. Sa ika-21 siglo, mayroon kaming mas mahusay na paraan upang magbayad para sa mga maliliit na pagbili ng negosyo at subaybayan ang mga ito. Ngunit ang konsepto ng "maliit na salapi" ay mahalaga pa rin.

Ano ang Petty Cash?

Petty cashnaglalarawan ng maliliit na transaksyon ng isang negosyo. Ang terminong "maliit" ay ginagamit sapagkat ito ay maliit (maliit) na halaga ng mga cash o cash-like na transaksyon. Ang "Petty" ay hindi masyadong maliit, kaya isipin ito bilang maliit na halaga na hindi mo maaaring isipin ang tungkol sa pagsubaybay. Sa artikulong ito, gagamitin namin ang terminong "maliit na salapi" upang isama ang iba't ibang maliit na transaksyon sa negosyo.

Halimbawa:

• Pagbili ng kape para sa coffeemaker ng opisina
• Pagbabayad ng mga toll o mga metro ng paradahan
• Paggamot sa mga empleyado sa pizza upang ipagdiwang ang isang birong gawa
• Pagbili ng isang maliit na regalo sa paraan sa isang pulong ng negosyo.

Bakit mahalaga ang Petty Cash?

Ang mga transaksyong maliit na cash ay nagdaragdag. Ang hindi pagdodokumento at pagsubaybay sa mga maliit na pagbili ay maaaring mangahulugan ng maraming mga potensyal na gastusin sa negosyo na hindi natanggal, tulad ng pagkahagis sa kanila.

Tingnan natin ang ilang halimbawa:

• Kung gumamit ka ng Keurig cups para sa coffee office mo, kahit na bumili ka ng mura at maramihan, kakailanganin mo ito ng 26 cents sa isang tasa. Para sa isang average na empleyado ng pag-inom ng kape, dalawang tasa sa isang araw na mga beses mga 200 araw sa isang taon, higit sa $ 100 para sa isang empleyado. Multiply na sa pamamagitan ng bilang ng mga empleyado at mayroon kang isang malaking halaga ng pera.
• Ang pizza para sa 10 tao ay maaaring nagkakahalaga ng $ 50. Kung gagawin mo na isang beses sa isang buwan, iyon ay $ 600 sa isang taon. Ang hindi pagsunod sa isang talaan ay nangangahulugang $ 600 sa nawalang gastos.

Paano maitatala ang mga transaksyong petty cash?

Maaari kang mag-record sa mga slip o isang listahan, alinman ang mas madali. Ang mahalagang bagay na dapat tandaan ay dapat na maitala ang BAWAT transaksyon at dapat kasama ang:

• Petsa ng transaksyon
• Halaga ng transaksyon
• Pangkalahatang paglalarawan ng transaksyon ("donuts para sa isang pulong ng opisina," halimbawa)

Hindi mo kailangang i-record ang numero ng account sa oras ng transaksyon.

Kapag pinalitan mo ang maliit na cash, mga transaksyon ng grupo sa pamamagitan ng account number at ilagay ito sa iyong bookkeeping program.

Maaari ko bang subaybayan ang mga transaksyong petty cash online?

Ang mga may-ari ng matalinong negosyo ang mga araw na ito ay nagbabayad para sa mga transaksyon sa negosyo na may mga business credit card o debit card at apps. Maaari mong subaybayan ang paradahan gamit ang isang app, at maaari mong gamitin ang awtomatikong sistema ng pagbabayad ng toll upang maalis ang oras na ginugol sa "cash-only" na daanan sa mga daanan ng toll. Siyempre, ang pagbabayad sa iyong debit ng negosyo o credit card ay ginagawang mas madali ang pagsubaybay sa mga maliliit na gastos. Tiyaking tandaan ang layunin ng negosyo sa resibo.

Paano kung mayroon pa ring cash box ang aking negosyo?

Maraming mga negosyo ang may isang petty cash fund sa opisina, lalo na ang mga retail na negosyo na may mga customer na nagbabayad ng cash. Ang cash box ay ginagamit para sa pagbabago, at sa ilang mga kaso para sa maliliit na transaksyon sa negosyo. Karaniwan, ang kahon ay nagsisimula sa isang balanse sa salapi, sa mga angkop na denominasyon. Pagkatapos, kapag ang kahon ng cash ay bumaba, ito ay pinalitan.

Kung ang mga pondo ng cash box ay ginagamit para sa maliliit na pagbili, itago ang isang log sa kahon upang maitala ang mga pagbili na ito.

Paano ko titiyakin na ang lahat ng transaksyong cash ay maitatala?

Ang iyong responsibilidad bilang isang may-ari ng negosyo upang mag-set up ng mga patakaran para sa paggamit ng maliit na cash, upang masubaybayan ang mga transaksyong petty cash, at upang matiyak na ang mga empleyado ay gumagamit ng maliit na cash nang may pananagutan. Ang ilang mga posibilidad:

• Bigyan ang isang pinagkakatiwalaang empleyado ng debit card ng negosyo at hilingin sa kanila na buksan ang mga detalye sa layunin ng negosyo para sa lahat ng kanilang mga pagbili sa debit.
• Mangailangan ng mga empleyado na gumagamit ng kanilang sariling mga sasakyan para sa negosyo upang magkaroon ng tolling tracker. Maaari mong ibigay ito at makuha ang mga detalye. Kakailanganin mo ang empleyado na i-verify ang layunin ng negosyo.
• Kung ang mga empleyado ay may mga smartphone para sa paggamit ng negosyo, hilingin sa kanila na isama ang mga app upang makuha ang mga resibo sa pamamagitan ng larawan o upang ipadala ang mga ito sa iyong departamento ng pag-bookke.

Ang Bottom Line sa Petty Cash:

Ang pag-set up at pagsubaybay ng maliit na cash ay dapat na bahagi ng pangkalahatang sistema ng pag-iingat ng rekord para sa iyong kumpanya. Tandaan, kung hindi mo ito itatala, hindi mo maaaring ibawas ito bilang gastos sa negosyo. Siguraduhin na sinasamantala mo ang lahat ng mga transaksyong cash na ito, upang makapag-claim ka ng mas maraming lehitimong gastusin sa negosyo at babaan ang iyong mga buwis sa negosyo.