Kahilingan para sa Proposal Document (RFP)

Kapag ang isang komplikadong kinakailangan sa negosyo ay tinukoy na ang isang kumpanya ay handa na upang makahanap ng isang vendor upang matupad ang mga kinakailangan. Ang unang hakbang sa paghahanap ng isang vendor ay ang lumikha at magpadala ng isang Request for Proposal (RFP). Ang dokumento ng RFP ay dapat maglaman nang detalyado sa bawat aspeto ng pangangailangan sa negosyo, at kung ano ang kinakailangan ng kumpanya mula sa isang potensyal na vendor upang matupad ang mga iniaatas na tinukoy sa RFP. Ang vendor ay makagawa ng isang bid batay sa pag-unawa nito sa mga iniaatas na tinukoy sa RFP, at ang mga nakikipagkumpitensya na mga bid ay susuriin upang makabuo ng alinman sa pagpili ng nanalong vendor o isang maikling listahan ng mga vendor na maghahatid ng mga presentasyon sa kumpanya .

Pagtukoy sa Kahilingan para sa Proposal Document

Ang dokumentong RFP ay napakahalaga sa pagkuha ng isang vendor na maaaring matupad ang mga kinakailangan sa negosyo ng customer. Kung ang dokumento ay may depekto, alinman sa mga hindi maliwanag na kinakailangan, nawawalang mga kinakailangan, o hindi makatwirang mga kinakailangan sa vendor, kung gayon ang proseso ng RFP ay hahantong sa hindi kumpletong mga bid, o sa ilang mga kaso, walang mga bid. Ang mga vendor ay hindi kinakailangang magsumite ng mga bid sa bawat RFP na kanilang natanggap, at kahit na matupad nila ang mga kinakailangan sa RFP, hindi sila maaaring magkaroon ng kakayahan upang maihatid ang mga kinakailangan sa isang napapanahong paraan.

Ang mamaya ay madalas na natagpuan kapag ang isang customer ay nagpapadala ng RFP sa mas maliit na vendor na maaaring mga lider sa kanilang larangan ngunit walang paraan o kakayahan upang matupad ang mga pangangailangan ng customer.

Ang bawat RFP ay magkakaiba batay sa mga iniaatas na tinukoy at ang mga partikular na pangangailangan ng customer. Kahit na sa loob ng parehong kumpanya, ang isang dokumento ng RFP ay maaaring magkakaiba sa pagtuon depende sa pangunahing mga kinakailangan. Para sa ilang mga RFP, ang focus ay maaaring sa presyo, habang ang iba ay maaaring tumuon sa mga oras ng paghahatid o ang mga kinakailangan sa kalidad para sa mga bagay na kinakailangan.

Mga Tiyak na Tampok ng Dokumento ng RFP

May ilang mga tampok ng dokumentong RFP na kinakailangan. Halimbawa, ang bawat RFP ay dapat magkaroon ng isang tiyak na petsa at oras kung saan ang customer ay nangangailangan ng lahat ng mga potensyal na supplier na magsumite ng isang bid. Kung ang mga bid ay isinumite pagkatapos ng petsang iyon, dapat silang itapon. Kung ang isang vendor ay hindi maaaring magsumite ng isang bid sa oras, pagkatapos ito ay maaaring magpahiwatig ng isang posibleng isyu sa organisasyon at marahil paghahatid alalahanin.

Gayunpaman, dapat bigyan ng customer ang sapat na oras upang magsumite ng isang bid. Kung ang mga kinakailangan ay partikular na kumplikado, maaaring kailanganin ng mga vendor na magtipun-tipon ng isang koponan ng tugon upang ibasura ang mga kinakailangan sa mga lugar na maaari nilang maunawaan at pagkatapos ay magtipon ng isang bid. Kung ang timeline na tinukoy sa RFP ay masyadong maikli, ang mga tugon ay maaaring madaan at ang mga vendor ay maaaring hulaan sa pagiging kumplikado ng proyekto, sa halip na lubos na maunawaan ito. Ito ay hahantong sa mga hindi tumpak na bid at isang nasayang na proseso ng RFP.

Dapat ipahiwatig ng dokumentong RFP ang proseso kung ang mga vendor ay may mga karagdagang katanungan sa mga iniaatas na tinukoy sa RFP. Hindi dapat pahihintulutan ang mga vendor na tawagan ang customer dahil maaari itong humantong sa isang vendor na binibigyan ng karagdagang impormasyon na nagbibigay sa kanila ng isang mapagkumpetensyang kalamangan. Pinakamainam na mag-ayos ng isang conference call upang ang mga kinatawan ng bawat vendor ay maaaring magtanong at makinig sa mga tanong na itinuro sa client. Tinitiyak nito ang isang pagkamakatarungan sa proseso ng pag-bid.

Dapat ding malinaw na tukuyin ng isang dokumento ng RFP ang format ng tugon ng mga vendor RFP. Kung ito ay hindi malinaw na tinukoy, ang mga tugon ay ipapadala na sa iba't ibang mga format at imposibleng ihambing ang mga bid ng vendor. Ang format ng tugon ay dapat kilalanin kung ano ang kinakailangan mula sa vendor sa bawat seksyon, tulad ng mga sanggunian, resume ng mga potensyal na miyembro ng koponan, isang dokumento sa mga vendor sa pag-unawa sa mga kinakailangan, at isang format para sa pagpepresyo. Kung ang bawat vendor ay sumusunod sa tamang format ng tugon, ito ay gagawing mas madali ang paghahambing ng mga bid.