Pagpili ng Software ng Pamamahala ng Donor para sa Iyong Nonprofit

Ang iyong sistema ng pamamahala ng donor ay hindi walang kamatayan: laging nanggagaling ang oras kapag kailangang i-upgrade o ganap na mapalitan ang software ng pamamahala ng donor ng iyong hindi pangkalakal.

Kailan mo nalalaman kung dumating na ang oras na iyon, at ano ang gagawin mo? Maraming hindi propesyonal na mga propesyonal ang nagbigay ng mga sagot kapag hiniling ko sa kanila na kumpletuhin ang pangungusap na ito: "Alam ko na oras na upang makakuha ng bagong sistema ng pamamahala ng donor kapag …."

Hindi namin maiulat ang data sa mga paraan na kailangan namin.
Ang asong babae ay kumain ng aking mga index card.
Nais kong malaman ang mga bagay-bagay tungkol sa aking mga donor, at kinuha ang isang walang katotohanan na halaga ng oras ng kawani upang mahanap ang sagot.
Ang huling "sistema" ay iniwan sa kanilang ulo.
Ang tanging tao na may ideya kung paano gamitin ang system (isang lumang database ng Access) ay nagretiro.
Nag-crash ang computer ng isang boluntaryo, at nawala namin ang lahat.

Ang mga dahilan ba ay totoo para sa iyong hindi pangkalakal?

Ang pagpapasya na kailangan mo ng isang bagong sistema ay, gayunpaman, ang madaling bahagi. May isang mundo ng nakalilito na impormasyon tungkol sa mga nakikipagkumpitensya na sistema doon, at walang madaling paraan upang maisama ang lahat.

Lumipat ako sa "Mga Ulat ng Consumer" ng di-nagtutubong teknolohiya upang mahanap ang mga sagot. Ang Idealware ay isang hindi pangkalakal na tumutulong sa iba pang mga nonprofits na gumawa ng mga desisyon ng smart software sa pamamagitan ng paggawa ng walang pinapanigan na pananaliksik at pagkatapos ay isinasalin ito sa madaling maunawaan na mga ulat, artikulo, at pagsasanay.

Si Andrea Berry, Direktor ng Pakikipagtulungan at Pag-aaral sa Idealware, ay nagpapahiwatig ng mga hakbang na ito sa pagpili ng isang bagong sistema ng pamamahala ng donor.

Alamin kung talagang kailangan mo ng isang bagong sistema.

Sinabi ni Berry na magsimula sa pamamagitan ng pagsusuri kung bakit hindi mo gusto ang iyong system. Ang problema ay maaaring hindi kung ano ang iyong iniisip, at hindi madali ang paglipat ng software. Kailangan ng oras, pagsisikap, at pera.

Sinabi ni Berry, "Walang sistema ng bala ng pilak doon, kaya tiyakin na ang iyong kasalukuyang sistema ay hindi sapat. Halimbawa, maaaring kailanganin mong matuto nang higit pa tungkol sa sistema na mayroon ka, sa halip na lumipat ng ganap sa isang bagong sistema. "

Take ang oras upang matukoy kung ano talaga ang problema. Maaaring ito ay isa sa mga sumusunod?

Kailangan mo ng karagdagang pagsasanay. Marahil ang iyong kasalukuyang sistema ay may mga tampok na hindi mo nauunawaan o alam kung paano gamitin. Tanungin ang iyong vendor kung may mga opsyon sa pagsasanay, tulad ng mga video o mga mapagkukunan sa online, na maaari mong ma-access.
Kailangan mo ng higit pang suporta. Ano ang mga pagpipilian sa suporta para sa iyong kasalukuyang sistema? Mayroon bang magagamit at abot-kayang suporta? Naiintindihan ba ng vendor ang iyong mga problema at sinisikap na tumulong, o nakikipag-usap sila sa iyo? Mayroon ba silang solusyon para sa iyong partikular na problema?
Hindi mo nauunawaan ang lahat ng mga kakayahan ng iyong kasalukuyang sistema. Alam mo ba talaga kung bakit hindi nito ginagawa ang gusto mo? Mayroon bang dokumentasyon? Ang ilang mga vendor ay nagsisikap upang magbigay ng karagdagang tulong tulad ng mga video, mga forum kung saan maaari kang magtanong, at literatura na isinulat para sa mga di-techies.
Ang iyong system ay masyadong mahina o masyadong matatag. Ang pagpapalaki ng isang sistema sa iyong proseso at ang iyong badyet ay isang mahalagang hakbang.
Masyadong mahal ang iyong system. Nagbabayad ka ba para sa higit na pag-andar kaysa sa kailangan mo? Sinabi ni Berry, "Kapag nakikipag-usap sa isang tindero, tandaan na ito ay isang benta … ang likas na katangian ay ang 'up-sell.' Ang pag-unawa sa iyong mga pangangailangan ay makakatulong sa iyo na hindi makagambala sa pamamagitan ng 'makintab na bagay na sindrom.' "
Wala na ang iyong system. Marahil nawawala ang mga bagong tampok ng iyong system. Tandaan, dapat itong ma-update nang regular nang awtomatiko o sa iyong sarili o sa iyong vendor. Pagmasdan lang kung paano na-update ang iyong system.
Ang iyong system ay hindi na suportado ng vendor. Sinabi ni Berry na ito ay hindi karaniwan ngunit nangyayari, lalo na kung ang isang mas maliit na vendor ay binili ng isang mas malaking isa.

Nagbibigay ang Idealware ng isang workbook, Isang Gabay sa Mga Mamimili sa Mga Pamamahala ng Mababang Gastos na Pamamahala ng Donor na makakatulong sa gabay sa iyo sa pamamagitan ng prosesong pagtasa sa sarili.

Kilalanin ang isang pangkat ng mga stakeholder.

Kaya nagpasya kang lumipat. Ano ang susunod?

Sinabi ni Berry, "Kung ano ang nakikita natin sa lahat ng oras ay ang direktor ng pag-unlad ay nagpasiya na makakuha ng isang bagong sistema ngunit hindi kumunsulta sa departamento sa marketing, o ang direktor ng ehekutibo, o ang volunteer coordinator, na lahat ay gumagamit ng system."

Magandang ideya na kumunsulta sa lahat na gagamit ng system. Kapag nag-brainstorming ka ng mga tampok na kailangan mo, hayaan ang lahat na magkaroon ng isang sabihin. Tiyaking ang lahat na gagamitin o maaapektuhan ng system ay kinakatawan. Ang isang tao sa pangunahing departamento ng mga regalo ay dapat na naroroon bilang isang indibidwal na namumuno sa mga pagsisikap sa pangangalap ng pondo.

Unawain ang iyong kasalukuyang mga proseso.

Gumawa ng isang detalyadong listahan ng iyong mga proseso ng pangangalap ng pondo, ilagay sa pamantayan ang mga ito, at suriin ang lahat ng iyong ginagawa sa iyong mga database. Tanungin ang iyong samahan:

Bakit natin ginagawa ito sa ganitong paraan?
Kailangan ba nating patuloy na gawin ang mga bagay na ganoon?

Sinabi ni Berry, "Ang standardisasyon ay nagbibigay sa iyo ng kakayahang umangkop sa pagpili ng isang sistema … ang mas mura na mga sistema ay hindi makakapagbigay ng mahusay na kakayahang umangkop upang ang mas kaunting mga 'oddities,' ang mas mahusay. Maghanap ng mga pinakamahusay na kasanayan sa larangan at maiwasan ang mga natatanging pamamaraan.

Tanggalin ang mga redundancy bago ka mamuhunan. Ilang beses kang pumasok sa isang address, halimbawa? Huwag magdala ng mga taktikang quirky na lumaganap sa paglipas ng mga taon at sa halip ay tumuon sa kung ano ang kasalukuyang kailangan ng iyong samahan.

Halimbawa, nais mong magtakda ng isang pamantayan para sa entry ng numero ng telepono. Magtatala ka ba ng mga numero bilang (555)555-5555 o 555-555-5555? Ang mga ito ay ang lahat ng mahahalagang detalye upang isipin.

Prioritize ang iyong wish-list ng mga tampok.

Kumuha ng lahat ng tao na gagamitin ang sistema o kung sino ang makakakuha ng mga ulat mula dito. Mag-isip ng lahat ng bagay na maaari mong gusto, at pagkatapos ay i-ranggo ang mga tampok na ito. Tukuyin kung ano ang talagang kailangan mo, kung wala ang sistema ay walang silbi. Ang paggawa muna ito ay magpapanatili sa iyo mula sa pagpunta sa isang antas ng pagiging kumplikado na maaaring mabagbag ang iyong badyet.

Inirerekomenda ni Berry ang paglikha ng isang tatlong-tiered na listahan:

Ano ang kailangan mo o hindi na ang sistema ay walang silbi?
Ano ang magiging nice na magkaroon ngunit hindi isang breaker deal?
Ano ang gusto mo kung walang opsyon ang pera?

Kabilang sa mga sikat na tampok ang:

Pagsubaybay sa pakikipag-ugnayan sa Donor
Mga pasadyang field at mga tala
Paglilinang ng donor
Mga kakayahan sa pag-iskedyul
Mga ulat sa mga kilalang trend
Pamamahala ng pagiging miyembro

Bonus: Tingnan ang Gabay sa Salsa sa CRM upang tukuyin ang mga tamang tampok para sa iyong samahan.

Gawin ang iyong pananaliksik.

Gumamit ng Idealware. Ginawa nila ang kinakailangang pagsasaliksik para sa iyo. Ang mga ulat ng Idealware ay nakakapagpaliit sa larangan, pumili ng mga sistema na nakatuon sa mga sistema ng pamamahala ng donor, at pagkatapos ay nakuha ang nangungunang sampung sistema at naglaan ng isang listahan ng mga tampok.

Tingnan ang Gabay ng Mga Consumer sa Mga Sistema ng Pamamahala ng Mababang Gastos na Donor.

Gamit ang ulat, gumawa ng shortlist ng tatlo o apat na mga sistemang mabubuhay.

Mga demonstrasyon sa iskedyul ng vendor.

Ang ilang mga vendor ay darating sa iyo, o maaari kang pumunta sa kanila. Ngunit maraming mga demo ang na-broadcast online sa tulong ng tool sa pagbabahagi ng web. Minsan maaari ka ring mag-download ng trial version.

Tiyaking gumamit ng mga tunay na halimbawa upang makita kung paano gagana ang bawat sistema para sa iyong mga pangangailangan. Ang isang mahusay na tulong ay Six Idealware ng Tip para sa Pag-navigate ng Vendor Demo.

I-ranggo ang mga sistema laban sa iyong lista ng wishfulness kumpara sa mga pangangailangan ng core at mataas na gastos kumpara sa abot-kayang at piliin ang tamang sistema para sa iyo.

Maaari mong mabili ang iyong bagong sistema sa isang credit card online, ngunit maaaring masyado ang mga mas malalaking sistema na kailangang iproseso at lagdaan.

Sinabi ni Berry, "Minsan maaari mong simulan agad ang paggamit ng iyong bagong system, habang ang iba pang mga system ay kailangang ma-customize. Ang DonorPerfect Online ay kilala para sa pagpapasadya ng isang sistema bago ka magsimula, habang ang iba pang mga system, tulad ng GiftWorks, ay madaling gamitin mula sa makakuha -go. Ang ilang mga sistema ay kailangan ng isang consultant upang makapag-set up. "

Tandaan na ikaw ay gagamit ng iyong CRM upang mapabuti ang mga donor na relasyon sa karamihan, ngunit maaari mo ring gamitin ito upang mapahusay ang iyong mga diskarte sa pag-iimbak ng pondo, masyadong.

Si Dan Quirk ay ang Marketing Manager sa Salsa Labs, ang premier fundraising software company para sa mga nonprofits na tumutuon sa paglago. Tumuon ang marketing ni Dan sa paglikha ng nilalaman, conversion optimization , at modernong teknolohiya sa marketing Tinutulungan siya ng coach hindi pangkalakal na mga koponan sa pag-unlad sa mga digital na pagguhit ng pondo ng mga pinakamahusay na kasanayan.