Ang Mga Pangunahing Kaalaman ng Pagbuo ng Badyet ng Kaganapan

Bilang tagaplano ng kaganapan, ang pananatiling nasa loob ng badyet ng iyong kliyente ay susi. At upang magawa iyon, kailangan mo ng detalyadong badyet ng kaganapan na sinasang-ayunan mo at ng iyong kliyente. Kung ikaw ay bago sa pagpaplano ng kaganapan o isang napapanahong propesyonal, ang pagsunod sa isang badyet sa kaganapan ay makakatulong sa iyong manatiling organisado at handa para sa anumang pagtatanong ng kliyente - at matulungan kang maiwasan ang pagpunta sa paglipas ng badyet. Para sa isang pangunahing kaganapan, tulad ng isang seminar o hapunan party, Excel o iba pang mga programa ng spreadsheet ay maaaring makatulong. Ilista ang sumusunod na apat na kategorya kasama ang tuktok:

• Item
• Inaasahang Gastos
• Aktuwal na Gastos
• Mga Detalye

Pagkatapos, ikategorya at subaybayan ang mga item sa gastos.

Pamamahala ng isang Badyet ng Kaganapan

1. Subaybayan ang mga gastos sa pag-upa ng site Habang pinaplano mo ang kaganapan mismo at habang nakikipagkita ka sa iyong venue manager ng pagbebenta, subaybayan ang lahat ng inaasahang mga bayarin sa pag-upa para sa puwang ng kaganapan at pag-andar, gawaing-bahay, paghawak ng bagahe at mga kaugnay na gastusin.
2. Tantyahin ang mga gastos sa pagpapaganda. Kabilang dito ang lahat ng mga singil sa pagkain at inumin, kasama ang mga tip at mga gratuidad - na maaaring magkaloob ng hanggang 30%.
3. Mga singil sa transportasyon ng dokumento. Kabilang dito ang mga shuttles, coach, paglilipat ng kaganapan at anumang mga kaugnay na gastusin.
4. Magdagdag ng mga gastos sa palamuti. Kabilang sa karamihan ng mga kaganapan ang mga gastusin para sa palamuti, tulad ng mga centerpieces, florals, rentals ng tents, atbp. Ito ay kung saan mo ilista ang mga gastos.

1. Mga bayad sa entertainment at kagamitan ng dokumento. Ang mga karaniwang gastos sa kategoryang ito ay kasama ang A / V na kagamitan, ngunit ito rin ay isang magandang lugar upang ilista ang mga honorariums sa mga nagsasalita o kung nag-hire ka ng mga entertainer.
2. Ibuod ang mga singil sa pag-print. Ang ilang maliit na singil ay aktwal na pinagsasama upang makagawa ng isang mas malaking gastos sa linya ng gastos. Kabilang dito ang mga imbitasyon, mga badge ng pangalan, mga booklet ng programa, signage ng kaganapan, at mga banner.
3. Gumawa ng line item para sa mga regalo. Ang isang pangkaraniwang tip ng kaganapan ay hindi kailanman pahihintulutan ang isang bisita na mag-iwan ng walang dala. Kaya, anuman ang regalo o regalo na iyong ibinigay, subaybayan ang gastos para sa mga ito nang hiwalay; ikaw ay nagtaka nang labis kung magkano ang gastos ng mga bagay na ito.

1. Kilalanin ang mga gastusin sa gawain. Kung ang iyong kaganapan ay may kasamang mga aktibidad tulad ng golfing, tennis, spa, rafting, biking, o iba pang mga aktibidad, nais mong tandaan ang gastos ng mga bayarin na hiwalay. Isaalang-alang ang pagbubuod ng kabuuang halaga sa iyong spreadsheet at paglakip ng pagkasira.
2. Mag-post ng iba pang mga gastusin. Kung ang isang gastos ay hindi nabibilang sa alinman sa mga kategorya sa itaas, ilista ang mga ito bilang isang sari-sari na gastos item dito.
3. Bigyan ang iyong sarili ng kategoryang pondo ng contingency. Depende sa laki o pagiging kumplikado ng isang kaganapan, maaari mong bigyan ang iyong sarili ng hanggang 20% ​​ng badyet ng kaganapan dito. Sa kabila ng pinakamahusay na pagpaplano, ang mga pagsingil ay lalampas sa inaasahang mga plano sa mga gastos na hindi mo naising isaalang-alang. Ito ay magpapanatili sa iyo mula sa pagpunta sa badyet sa bawat oras.
4. I-summarize ang inaasahang gastos. Habang itinatayo mo ang iyong programa ng kaganapan, magkakaroon ka ng magandang projection ng kabuuang gastos. Ito ang impormasyong ibabahagi mo sa client ng kaganapan upang matiyak na alam nila ang badyet ng kaganapan upang walang mga surpresa sa susunod.
5. Ibigay ang buod ng mga aktwal na gastos. Ito ay nangyayari pagkatapos ng pagtatapos ng kaganapan. Subtotal ang mga invoice sa itaas na 10 kategorya at idokumento ang aktwal na badyet. Kung lubos na kanais-nais, tukuyin ang pagtitipid sa aktwal na badyet kumpara sa inaasahang badyet, na nagpapakita ng halaga na iyong dinala sa papel.