Matuto Tungkol sa Mga Minuto sa Pagpupulong at Bakit Mahalaga Sila

Ang mga minuto ng pagpupulong ay ang nakasulat o naitala na dokumentasyon na ginagamit upang ipaalam ang mga dadalo at hindi natutugunan tungkol sa kung ano ang napag-usapan o nangyari sa isang pulong. Ang mga minuto o tala sa pagpupulong ay karaniwang kinukuha ng isang nakatalang tagatala ng pulong ng pulong sa panahon ng mga paglilitis upang ang isang tumpak na rekord ay umiiral sa kung ano ang nangyari sa panahon ng pulong.

Ang mga minuto ay karaniwang kinabibilangan ng:

• Mga pangalan ng mga kalahok
• Nasasakop ang mga item sa agenda
• Mga desisyon na ginawa ng mga kalahok
• Mga follow-up na pagkilos na nakatuon sa mga kalahok
• Mga takdang petsa para sa pagkumpleto ng mga pagtatalaga
• Anumang iba pang mga kaganapan o mga diskusyon na nagkakahalaga ng pagdodokumento para sa pagsusuri sa hinaharap o kasaysayan

Meeting Minutes bilang isang Historical Document

Bilang isang makasaysayang dokumento, ang mga minuto ay kapaki-pakinabang para sa pagdokumento ng mga pangunahing ideya o mga diskusyon na humantong sa isang desisyon. Halimbawa, maaaring tukuyin ng mga epektibong pulong minuto ang limang mga alternatibo na tinalakay ng pangkat at ang pangunahing dahilan na napili sa iba.

Ang mga minuto para sa tipikal na pulong ng negosyo ay hindi kailangang i-record ang bawat talakayan o estado nang detalyado kung sino ang nagsabi kung ano. Siyempre, naiiba ang panuntunang ito para sa iba pang mga uri ng mga pulong tulad ng mga pagdinig sa hukuman at mga sitwasyon kung saan tinatalakay ang legal na aksyon. Ang mga uri ng pagpupulong ay nangangailangan ng eksaktong tala ng pag-uusap at pahayag. Subalit, maliban kung ang mga mapagkukunan ng tao ay tinatalakay ang isang kaso, ang tipikal na pagpupulong sa lugar ng trabaho ay hindi nagtatala ng bawat petsa.

Kailan at Paano Magbabahagi ng Mga Minuto ng Meeting

Sa isip, ang mga minuto ng pagpupulong ay naitala sa isang elektronikong aparato, tulad ng isang laptop o iPad, at pagsunod sa isang mabilis na pagsusuri ng pagbabaybay, gramatika, at kalinawan, na ibinahagi sa mga kalahok sa pagpupulong nang elektroniko sa pagtatapos ng pulong. Sa ganitong paraan, ang mga kalahok ay may kaagad na paunawa sa kanilang mga pangako at deadline at maaaring magtanong o humingi ng paglilinaw. Kung hindi ito posible dahil nais ng transpormador na mag-transcribe ng mga minuto o suriin ang mga ito para sa mga pagkakamali, dapat itong ipalaganap ang mga ito sa loob ng 24 na oras pagkatapos ng pulong.

Ang mga minuto ay nagsisilbi bilang isang paalala ng mga miyembro ng pangkat na pangako na ginawa sa panahon ng pagpupulong at tumutulong sa mga kalahok na ilipat ang mga item na ito sa kanilang mga kalendaryo at araw-araw na listahan ng gawain.

Ang tagatala ay dapat palaging suriin ang mga minuto ng naunang pagpupulong sa simula ng susunod na pagpupulong upang masuri ng mga tao ang katumpakan at mga susunod na hakbang.

Paano Gagawin ng Mga Organisasyon ang Pagkuha ng Mga Minuto ng Meeting

Kritikal sa tagumpay ng isang pulong, ang mga minuto ay nagbibigay ng isang naitala na kasaysayan ng pulong para sa mga kalahok at para sa mga empleyado na hindi makadalo. Nang walang ganap na mga minuto ng pagpupulong, ang mga prospect ng tagumpay para sa tagumpay ay pinaliit dahil ang mga tao, sa balanse, ay hindi maaaring sumipsip at mapanatili ang isang kayamanan ng impormasyon sa isang pagkakataon.

Ang empleyado na tumatagal ng pulong minuto ay karaniwang isang miyembro ng koponan at tumatagal ng mga tala habang nakikilahok sa pulong. Sa mga pagpupulong na kinabibilangan ng mga paglilitis na may kinalaman sa ligal o gobyerno o sa mga pulong ng mga board ng korporasyon, ang isang hindi kalahok na indibidwal ay tumatagal ng mga opisyal na minuto at madalas na nagtatala ng mga paglilitis.

Upang maitala nang tumpak ang mahalagang impormasyon, ang pulong minuto ng recorder ay dapat magkaroon ng tainga para sa detalye at ang kakayahang manatiling nakatuon. Ang empleyado na ito ay dapat ding epektibo ng multitask upang makalahok sa pulong habang nagre-record ng mga minuto.

Sa ilang mga organisasyon, ang parehong empleyado ay tumatagal ng mga minuto sa bawat pulong. O ang responsibilidad ay maaaring pumasa mula sa empleyado sa empleyado. Ang papel na ginagampanan ng mga mananakop ng minuto ay nagtatayo ng mga epektibong kasanayan sa pamumuno at komunikasyon at maaaring maging isang coveted na trabaho.

Mga Kinakailangan para sa isang Meeting Minutes Recorder

Kabilang sa mga kinakailangan para sa recorder ang kakayahang:

• Maayos na isulat ang mga desisyon, mga pangako, at mga pangunahing talakayan na ginawa sa isang pulong
• I-record ang mga item sa pagkilos at mga takdang petsa na nakakatugon sa mga miyembro na nakatuon (ang mga item sa aksyon ay may mga pangalan na nakalakip, ngunit hindi sinasabi ng mga minuto kung sino ang nagsabi kung ano ang nasa mga impormal na mga pagpupulong sa lugar ng trabaho)
• Repasuhin ang mga pangunahing desisyon at takdang-aralin o mga boluntaryong pagtatalaga at pagkilos sa pagtatapos ng pulong upang ang mga kalahok ay maaaring sumang-ayon sa kanila bago umalis
• Maging isang team player at maging kakayahang umangkop dahil ang mga dadalo ay maaaring magdagdag o itama ang anumang bagay na hindi sumasang-ayon sa mga minuto
• Magreresulta nang maayos upang ipamahagi ang mga kopya ng mga minuto ng pagpupulong sa loob ng 24 na oras pagkatapos ng pulong