Corporate Credit Cards para sa mga empleyado

Ang isang negosyo ay dapat gumawa ng mga pagbili o gumawa ng pagpapanatili. Sa mga gastos na ito sa isip, kadalasan ay isang magandang ideya na isaalang-alang ang pagpapalabas ng mga credit card sa mga napiling empleyado.

Ang pag-isyu ng mga kard na ito sa mga empleyado ay nangangahulugan na maaari silang gumawa ng mga partikular na transaksyon sa ngalan ng negosyo at sa kalaunan ay mag-file ng lahat ng mga resibo sa chief financial manager sa dulo ng bawat buwan. Bilang isang kumpanya, sa halip na mag-isyu ng cash advances sa bawat empleyado, ang mga corporate credit card ay magiging pinakamahusay na opsyon dahil hindi ka sasali sa mga abala ng pagbibigay ng cash.

Gayunpaman, bago ka mag-isyu ng mga corporate card, kailangan mong ilagay ang mga hakbang sa pag-iingat. Kung wala ito, may posibilidad na ang ilang empleyado ay maling gamitin ang mga pondo ng negosyo. Ang panganib ng di-awtorisadong mga pagbili ay tataas kapag ang mga corporate credit card ay nasa kanilang mga kamay, at walang mga proteksiyon na hakbang sa lugar. Upang makontrol ang panganib na ito, makakatulong ang sumusunod na mga patakaran:

Sa Start, Itakda ang mga Inaasahan

Kapag nag-isyu ng mga kard, ipinapayo na itakda at ipaalam sa lahat ng mga empleyado kung ano ang inaasahan sa kanila pagdating sa paggamit ng card. Kailangan mong magtatag ng isang patakaran na malinaw na nagpapaliwanag ng responsibilidad ng cardholder, ang uri ng mga gastos na dapat gamitin ng card at ang uri ng mga dokumento na dapat isumite ng bawat isa para sa bawat gastos.

Ito ang isa sa mga susi ng mga bagay na dapat ilagay ng bawat kumpanya upang mapuksa kung paano ginagamit ng cardholder ang card. Kung wala itong ginagawa, ang iyong negosyo ay magkakaroon ng mga dagdag na gastos na hindi kailanman binabayaran na sa katagalan ay nagdaragdag sa halaga ng pagpapatakbo ng negosyo.

Tiyaking Nasasangkot ang Mga Panuntunan sa Card

Tulad ng alam natin, karamihan sa mga empleyado ay walang kultura sa pagbabasa. Nangangahulugan ito na kung kumain ka lamang ng mga corporate card ng empleyado na may legal na fine print ng mga panuntunan nang hindi nila inuubos kung paano o kung ano ang inaasahan tungkol sa paggamit ng card hindi ito makakatulong dahil marami sa kanila ang maaaring gumamit ng card nang hindi binabasa ang panuntunan.

Upang maiwasan ang sitwasyong nasa itaas, mahusay na organisahin ang isang pulong sa mga empleyado at dalhin ang mga ito sa pamamagitan ng patakaran. Pagkatapos na magawa ito, magiging mabuti para sa kanila na kilalanin ang pag-unawa sa patakaran sa pagsulat. Nangangahulugan ito na kung ang isang empleyado ay lumalabag sa kung ano ang ipinahayag ng patakaran, ang mga angkop na hakbang ay dapat gawin.

Maging Masigasig sa Paggastos

Kung minsan karamihan sa mga empleyado ay may posibilidad na lumaban sa mga panuntunan at magtatapos na gumagasta ng higit sa kung ano ang nakabalangkas sa patakaran. Sa pamamagitan ng ito sa iyong isip, ito ay mabuti upang panatilihing malapit na mga tab sa paggamit ng mga credit card sa negosyo. Dapat ipaalam ng punong opisyal ng pinansiyal ang mga tagapangasiwa sa bawat departamento na bibigyan sila ng responsibilidad na pangasiwaan ang mga empleyado ng mga card sa departamento na iyon.

Ito ay sa isang paraan ay mababawasan ang maling paggamit ng mga card sa bahagi ng mga empleyado. Kapag alam ng isang empleyado na mayroong isang taong gumagastos ng paggastos ng card, sila ay natatakot na makibahagi sa anumang hindi pinapayagang mga pagbili na hindi nakasaad sa patakaran.

May Mga Panukalang Pang-Proteksyon sa Lugar

Ang pera ay isang pang-ekonomiyang mapagkukunan, at sa gayon ito ay lubhang mahirap makuha. Nangangahulugan ito na kapag ang isang empleyado ay nag-abuso sa kanilang mga pribilehiyo sa paggamit ng card, ang pasanin ay agad na inilipat mula sa kanila sa kumpanya. Sa pag-iisip na ito, okay lang na ilagay mo ang mga limitasyon sa paggastos sa bawat card.

Ang mga nasa posisyon ng pangangasiwa ay maaaring bigyan ng mas mataas na mga limitasyon kumpara sa mga nasa mas mababang hanay. Ang panukalang ito ay sinadya upang mabawasan ang panganib ng paggawa ng di-awtorisadong mga transaksyon. Ang itinakdang hanay ng paggastos ay hindi dapat malalampasan at dapat ipahayag sa patakaran. Kung ang mga empleyado ay malampasan ang limitasyon, ang dagdag na halaga ay dapat ibawas mula sa kanilang payroll kasama ang isang parusa.

Palaging Pag-uugali ng Taunang Pagsusuri

Ang programa ng credit card ng kumpanya ay kailangang masuri taon-taon. Ito ay dahil ang ilang mga empleyado ay maaaring lumipat mula sa isang departamento patungo sa iba pa at dahil ang bawat kagawaran ay may isang tiyak na limitasyon sa paggastos, kailangan ng isang taunang pagsusuri ng programa.

Ang paggawa nito ay nagpapahintulot din sa mga pinuno ng mga kagawaran na mag-isyu ng mga bagong limitasyon sa paggasta alinsunod sa mga responsibilidad ng bawat empleyado. Kung ang isang empleyado ay gumagana sa isang kagawaran na hindi na nangangailangan ng isang corporate credit card, maaaring siya ay maalis mula sa programa.

Taasan ang Kahusayan sa pamamagitan ng Pagsubaybay

Mabuti para sa iyo na magkaroon ng isang tao na hindi bahagi ng iyong kumpanya o alinman sa isang cardholder na gumawa ng mga buod ng mga transaksyon sa ngalan ng kumpanya at isumite ang mga ito sa iyo sa dulo ng bawat buwan. Ang pangunahing layunin ng taong itinalaga ay ang listahan ng mga pangalan ng mga empleyado na hindi nagpapadala ng napapanahong paliwanag at pahayag sa paggamit ng kanilang card.

Ito ay isang madaling paraan para masubaybayan mo kung aling mga empleyado ang sumusunod sa mga patakaran ng card at kung alin ang hindi. Matapos ang isang tiyak na tagal ng panahon, maaari kang magpasyang sumuntok sa isang panghagupit sa mga walang hangganang may hawak ng card na palaging lumalabag sa mga patakaran alinman sa pamamagitan ng pag-alis ng mga kard palayo sa kanila pansamantala o kahit na permanente.

Tayahin ang Outliers

Tandaan, ang isang empleyadong naglabas ng corporate card ay dapat lamang gamitin sa ilang mga item na kapaki-pakinabang sa kumpanya at hindi dapat gamitin sa pagbili ng mga personal na item maliban sa isang emergency. Sa gayon, kailangan na subaybayan ang lahat ng gastos na ginagamit ng bawat empleyado sa card sa dulo ng bawat buwan.

Kung ang isa o higit pang mga empleyado ay gumagamit ng card sa mga personal na bagay, ang isang masusing pagsusuri ay dapat gawin upang malaman kung ito ay dahil sa isang emergency o hindi. Kung ito ay hindi isang emergency na kaso, dapat na ang mga panukala sa pagdidisiplina ay dapat gawin laban sa cardholder.Sa kabaligtaran, kung ito ay dahil sa isang kagipitan, ang mga gastos na natamo ay dapat ibawas mula sa suweldo ng may hawak ng card nang walang anumang aksyong pandisiplina na kinuha laban sa kanila.

Hatiin ang Panganib

Ang patakaran ng iyong corporate card ay dapat na matiyak na ang empleyado ng gumagamit ay personal na responsable para sa lahat ng mga balanse ng credit card sa kanilang sariling panganib. Sa pamamagitan ng naturang patakaran sa lugar, kakailanganin ng kumpanya na bayaran ang mga pondo sa mga indibidwal na cardholder ayon sa halaga ng mga naaprubahang gastos.

Ito ang aming tinutukoy bilang pagbabahagi ng panganib sa pagitan ng kumpanya at ng mga empleyado. Ito ay isang mahusay na paraan upang makitungo sa mga empleyado na may posibilidad na bumili ng kanilang mga personal na bagay gamit ang card dahil bibigyan lamang sila ng isang halaga na tumutugma sa mga naaprubahang gastos lamang.